Comunicación para el éxito en ventas y operaciones

Son tiempos confusos, de incertidumbre, y no hay ningún indicio de que a corto (ni a largo) vaya a cambiar. Las tendencias de consumo están cambiando de un mes a otro, las políticas internacionales están amenazando las relaciones con proveedores externos y con los mercados. Las políticas nacionales tampoco dan pie a la estabilidad ni a la planificación. Y, en medio de este panorama, ¿cómo llevamos a cabo el éxito en ventas y operaciones?

Todo está cambiando a una velocidad de la que muchas veces no somos conscientes, y por ende las empresas también se están viendo obligadas a cambiar a una velocidad superior a la que les gustaría.

Situaciones como la vivida con el bloqueo del Canal de Suez, en medio de una pandemia mundial, solo nos dejan una certeza: todo puede cambiar en cuestión de segundos.

Todo ello tiene un impacto directo en las empresas: los márgenes se han visto reducidos con impactos directos en la tesorería, la complejidad en la planificación y en la gestión se ha incrementado (viéndose afectado incluso el nivel de servicio al cliente), para más inri se está produciendo un agotamiento del talento de las compañías tras este año de pandemia.

Ante esta situación, el crear una cultura de empresa basada en la comunicación entre el área operativa y el área comercial de una compañía, ayudará a las empresas a tener éxito. Es lo que se conoce como Sales and Operations Plan (S&OP): un proceso que facilita el diálogo y conocimiento entre estas dos áreas clave de la compañía, y que permite adelantarse a los cambios y momentos de incertidumbre de la manera más eficiente posible.

Antes de seguir avanzando en el artículo, te proponemos que te hagas una serie de preguntas:

¿Con cuánta antelación sabe producción el cambio en tendencias de tus principales clientes?

¿Han cambiado tus criterios de stock de MP y Producto terminado en los últimos 15 meses? 

¿Cómo ha evolucionado tu nivel de Servicio en estos meses?

Si te has sentido identificado con alguna de estas preguntas, la implantación de un proceso S&OP en tu compañía es la clave.

El S&OP, como proceso global, te permite adelantarte a cambios de tendencia y ser más flexible en momentos de incertidumbre, fomentando los pilares de una cultura de empresa basada en la comunicación y el trabajo en equipo. Desde el punto de vista operacional, ataca problemas como faltas de suministro, nivel de servicio, y disponibilidad de planta, viéndose todo ello reflejado en una mejora cuantitativa de resultados.

¿Cómo construimos un proceso S&OP?

1. El primero paso para la construcción del S&OP es garantizar que todas las partes de la empresa comparten la necesidad de tenerlo.

Al tratarse de un proceso completamente transversal, que afecta a la totalidad de la cadena de valor de la compañía, cualquier falta de engranaje hará que este proceso no alcance el éxito. Con este paso previo garantizaremos un proceso acordado y construido entre todas las partes y seguido de manera conjunta

2. El siguiente paso será disponer de una previsión de ventas.

Dependiendo del sector y la madurez de la empresa la entrada de ventas será distinta. Desde herramientas completamente automatizadas como un CRM hasta plantillas de excels con previsiones de ventas. Todas ellas serán válidas siempre y cuando cumplan unas premisas comunes:

1. Uniformidad a la hora de trabajar el dato en todas las áreas de venta
2. Comunicación entre las áreas para transmitir cualquier variabilidad del entorno. No tenemos la bola de cristal, las previsiones pueden fallar.
3. Empezar de 0 si no disponemos de la información e ir progresivamente afinándolo.
4. Hacer uso de históricos para detectar estacionalidades y tendencias: BIG DATA

Para poder conectar el área comercial con el área operativa, identificaremos en este segundo paso sobre que área operacional queremos trabajar en primera instancia.

Existe la percepción de que el proceso S&OP es un proceso que atañe exclusivamente a la producción, pero las ventas pueden tener impacto en muchas otras áreas operacionales, como son el coste de MMPP (contratación de productos derivados) o espacio de almacén (si queremos producir contra stock).

Una vez identificada el área operacional de mi empresa sobre la que más impacto tendrá la previsión de ventas, obtendremos los datos necesarios operacionales (OEE, espacio almacén, rutas logísticas…). Aquí nos encontraremos con la misma casuística de las ventas; si no disponemos de datos, empecemos de 0 con datos estándares; no esperemos a disponer de la exactitud para comenzar este proceso.

Una vez tenemos toda la información disponible, diseñaremos la herramienta que nos permita analizar la información con los indicadores para que nos permitan tomar decisiones.

El proceso de S&OP, tiene que acabar en la toma de decisiones estratégica de la empresa, debe ser una herramienta que permita traducir los datos en decisiones: pasar del dato al relato, a las acciones.

Evitando que se diluya el liderazgo, y que el equipo no sepa qué debe hacerse con la información, cómo debe gestionarla.

Los errores más habituales de la comunicación de ventas

1. La compañía en conjunto no comparte la decisión de utilizar la herramienta a nivel estratégico
2. Emplear el S&OP como un cuadro de mando y no como una
3. La tecnología está al alcance de cualquiera, el verdadero reto es orientarla a los procesos de la compañía.
4. No orientarlo a los procesos transversales de la compañía.
5. Afinar en la exactitud del dato para comenzar a utilizarla
6. Utilizarla como herramienta de planificación de la producción y no como base de la toma de decisiones estratégicas.
7. No asignar responsabilidades en el dato único.

Las claves del éxito

1. La construcción de este proceso es progresivo, no queramos hacerlo perfecto a la primera.
2. Este proceso ha de acabar en la toma de decisiones: no nos quedemos en visualizar datos.
3. Los responsables y los datos han de estar definidos, solo así garantizaremos el dato único
4. Hablemos el mismo idioma: recordemos que es un proceso transversal, que va a afectar a toda la compañía
5. No caigamos en consideraciones ni particularidades. El proceso S&OP no es exacto, no nos centremos en los detalles porque no nos permitirá tener la visión a medio y largo plazo que queremos tener.
6. Y la última, pero el pilar de un proceso S&OP: se trata de una cultura de empresa

Conociendo de qué pie cojeas y hacia dónde te tienes que dirigir para alcanzar el éxito, tienes todas las herramientas necesarias para implantar un SO&P con éxito.

Lidera el mercado, vence la incertidumbre, gestiona la información del entorno. Te ayudamos a llevar a cabo tu éxito en ventas y operaciones.