Los recursos empresariales representan el núcleo vital de cualquier organización. Si lo prefieres de otra manera, son el alfa y el omega. El principio y el final. Abarcan desde activos tangibles y finitos hasta elementos más intangibles, como la reputación de la marca y la eficiencia de los empleados.
En otras palabras. Lo son todo.
De ahí que, para un director de proyectos, de producto o de producción, por ejemplo, la gestión de estos recursos sea una parte esencial de su responsabilidad hacia la empresa. Su deber. Por esa razón, la planificación se convierte en una necesidad imperante, ya que la gestión inadecuada de los recursos, junto con la gestión inadecuada de las expectativas, son dos de las causas principales que explican el fracaso en determinados proyectos.
Debemos identificar con antelación cuáles son los recursos empresariales más valiosos (por coste, escasez, estacionalidad…), cuales son determinantes para el éxito de la compañía, y cuales son los generadores de valor. Sí, lo sabemos, no es moco de pavo ni una tarea sencilla.
Entre otras cosas, implica:
- Identificar a todos los interesados en el proyecto.
- Definir su alcance.
- Establecer protocolos para cada recurso.
- Abordar numerosos factores que influyen en el éxito del proyecto.
- Examinar las dependencias existentes entre ellos.
Entonces, ¿Cuáles son los recursos empresariales esenciales? ¿Cómo se puede planificar de manera efectiva para optimizar el desempeño del equipo?
Que no cunda el pánico. En este artículo, vamos a poner sobre la mesa estrategias y consejos para conseguir una planificación realista y adaptable.
¿Qué es la gestión empresarial o gestión de recursos?
La gestión empresarial, o management, se puede describir como el conjunto de actividades que orientan y supervisan las operaciones de una entidad con el fin de materializar sus objetivos previamente establecidos. Es decir, se enfoca en estructurar de manera efectiva todos los recursos disponibles con el propósito de concebir e implementar estrategias que conduzcan al logro de las metas corporativas.
Tipos de gestión empresarial
Despuntaban los años 60 cuando los desarrolladores informáticos crearon programas básicos para supervisar aspectos como pueden ser los balances o los inventarios. Nos encontrábamos en los albores de lo que a día de hoy conocemos como ERP’s o softwares de gestión empresarial.
Mucho ha llovido desde entonces.
Con el tiempo surgieron nuevos sistemas destinados a administrar procesos y producción, los MRP (o Planificación de Requisitos Materiales en castellano), así como constantes actualizaciones que han demostrado que estos procesos están en constante evolución.
Actualmente la oferta es tan grande, que muchas veces nos encontramos a clientes que se preguntan ¿qué tipo de gestión empresarial me conviene más?
Lo más recomendable es, si todavía tienes dudas, solicitar ayuda, como la que nuestro equipo de profesionales puede ofrecerte antes de tirarte a la piscina.
De todos modos, aquí te dejamos algunos de los ejemplos más comunes:
Gestión autoritaria.
Se basa en dirigir y regular procedimientos, y a menudo recibe otros nombres como “estilo autocrático” o “directivo”. Sus beneficios más notables son: el incremento del rendimiento de los trabajadores y la eficiencia en aquellos que son novatos o carecen de experiencia.
Método de gestión democrático.
Este enfoque a diferencia del anterior, defiende la idea de que la colaboración multiplica la eficiencia, así que si quieres ponerlo en uso te va a tocar valorar y considerar las sugerencias de todos, independientemente de su rango. Te ayudará a promover el diálogo entre empleados y una de sus grandes ventajas es que el equipo se siente valorado y se obtienen soluciones más efectivas.
Estilo de gestión Laissez Faire.
Es el “Ponte cómodo. Estás en tu casa” empresarial. Con este estilo se prioriza la autonomía de los trabajadores, dándoles espacio para actuar a su criterio. Su punto más relevante es el aumento de la satisfacción y productividad de los empleados, al no tener una figura que vaya detrás de ellos como si fuera su sombra.
Te sorprenderá lo beneficioso que es ofrecerles libertad y permitirles dar un paso adelante. Equivocarse si es necesario y aprender de ello.
El paso siguiente son los marcos de gestión ágiles, donde la autonomía se une a la transparencia, al valor y a los incrementos (o ciclos de trabajo cortos) para dar una respuesta al tipo de contexto en el que nos adentramos cada vez mas: los contextos complejos.
Enfoque de gestión de liderazgo servicial.
Se fundamenta en ofrecer apoyo y consejo a los empleados. No te decimos que montes un gabinete o pongas un diván como en la consulta del psicólogo. Pero sí escucha, atiende. Ayudarás a potenciar el crecimiento profesional del equipo, haciendo que puedan aprender de sus fallos. ¿Habéis visto la serie “New Amsterdam”? Os la recomiendo.
Método de gestión transaccional.
¿Has oído hablar de la fábula del burro y la zanahoria? Pues al final de este cuento, o proyecto, el empleado sí que alcanza el premio. Hablamos de un enfoque que se apoya en recompensas para incentivar a los trabajadores.
Estilo de gestión visionario.
A veces llamado “estratégico” o “carismático”, su esencia radica en compartir el panorama global de la empresa con el equipo. No obstante, hay que tener en cuenta que los directivos no se sumergen en las tareas diarias, sino en orientar al equipo.
Llegado a este punto, ¿has identificado ya el modelo de gestión más adecuado para tu empresa?
¿Si? ¿No? Si aún no lo tienes claro, no pasa nada. Lo que queremos desde Improven es que por lo menos entiendas que una gestión empresarial óptima es esencial para adaptarse de manera eficiente a las fluctuaciones del mercado y para garantizar decisiones estratégicas informadas.
Ya sabes. Planificación, planificación y planificación.
Cuanto más meticulosa sea y más claros y definidos estén los objetivos, mejor.
Tipos de recursos empresariales
Evidentemente, cada empresa tiene sus peculiaridades. Sus cualidades innatas. Por lo que es crucial reconocer la diversidad de recursos que configuran una organización, los cuales varían según el modelo de negocio, el sector en el que opera y los valores que encarna.
No obstante, desde nuestra perspectiva y con la experiencia de tantos años a nuestras espaldas, identificamos cuatro categorías fundamentales de recursos empresariales que prevalecen a través de diversos negocios:
Recursos materiales.
Tienen un ciclo de vida finito y son esenciales para la elaboración del producto o la prestación del servicio que la entidad proporciona.
Recursos financieros.
Representan la liquidez de la empresa, abarcando el flujo de caja y cualquier entidad o mecanismo que pueda inyectar liquidez al negocio.
Talento humano.
Este recurso engloba el esfuerzo, la competencia y la dedicación diaria de los profesionales que constituyen la organización.
Recursos intangibles.
Abarcan aspectos como la calidad de los resultados, la eficiencia de los equipos, la percepción de marca y otros elementos que, aunque puedan ser desafiantes de cuantificar y gestionar, son críticos para la posición y éxito del negocio en el mercado.
Mención aparte requiere la Cultura de la empresa ya que, más allá de ser un mero recurso, denotará como se gestionan el resto de ellos, como se afrontarán los cambios y cómo se desarrollará y comunicará el talento.
¿Cómo implantar una gestión empresarial óptima?
Siendo sinceros, no existe un manual concreto. Una guía exacta con los pasos a seguir. Lo que sí podemos decirte, es qué procesos o modos te van a ayudar con la implantación de una gestión de recursos que te permita llevar a tu negocio al siguiente nivel.
1. Establece tiempos factibles.
Asegúrate de saber cuánto le llevará a cada empleado completar su labor. Así, la organización en tiempo real será más sencilla.
2. Define fechas de comienzo y deadlines.
Tener un tiempo determinado para cada actividad te ayudará a saber el tiempo que necesitará cada integrante para desempeñar su rol. Al fijar estas fechas, puedes presentar un itinerario detallado para el proyecto.
3. La importancia de tener en cuenta y reconocer las capacidades de tus colaboradores.
Saber quién destaca en determinados roles te permite asignar adecuadamente las responsabilidades. Y aquí podríamos hablar largo y tendido, sobre capacidades, desarrollo del talento, herramientas de medición de esfuerzo, etc…
4. Ordena las actividades.
Lo mismo que no se puede construir la casa por el tejado, es primordial establecer desde el inicio cuáles son las tareas esenciales y, sobre todo, organizar una hoja de ruta con las tareas más urgentes, determinando qué recursos se destinarán a cada una de ellas.
5. Fomenta la optimización del tiempo de tu equipo.
No se trata de calentar la silla. Gracias a la tasa de utilización (nos referimos al porcentaje de tiempo que un trabajador dedica a trabajo facturable o a trabajo productivo en un período de trabajo específico), podrás ver cuánto tiempo dedica el grupo a actividades esenciales o estratégicas.
Para que te hagas una idea, por lo habitual los empleados invierten un 60% en detalles menores, como pueden ser buscar aprobaciones o la respuesta a una consulta, de la que sin respuesta, no se puede avanzar.
Ten por seguro que si eres capaz de minimizar estas actividades vuestro rendimiento se incrementará.
6. Realiza adaptaciones para mejorar la eficiencia.
Administrar proyectos demanda adaptabilidad. No todo es negro o gris. Las entregas y fechas pueden variar debido a imprevistos. No le tengas miedo a reajustar recursos, lo más seguro es que al hacerlo, se maximice la eficiencia de la empresa.
Cada vez más nos movemos en entornos complejos que requieren adaptación del esfuerzo de los equipos, del alcance de los productos o servicios, y de la asignación de recursos.
7. Reserva espacios temporales.
Sí. Siempre hay imprevistos. Ya lo sabes, la Ley de Murphy siempre estará presente. A pesar de la importancia de una organización previa, no todo puede preverse. Por eso, te recomendamos guardar siempre algunos intervalos o espacios de tiempo para posibles contingencias.
8. Selecciona la metodología de administración de recursos que mejor resuene con tu equipo.
Nadie como tú para saber cómo trabajan tus empleados. Usa esa información a tu favor y empieza a preparar la mejor estrategia en la asignación de recursos, ya sea por horas, puntos o cantidad de proyectos.
9. Mantente en contacto con tu grupo.
Verifica que estés al tanto de sus cargas laborales y que sientan que sus responsabilidades son equitativas y realizables. Que se sientan valorados. Gestos simples, pero muy útiles, sobre todo ahora que el valor humano y la experiencia del empleado han cobrado tanta repercusión.
10. Integra tu estrategia de administración de recursos al plan operacional.
Si alguna vez viste el “Equipo A”, sabrás que a Hannibal Smith le encantaba que los planes salieran bien.
¿Y por qué lo hacían? Porque la mitad del episodio se lo pasaban planeando. Planificando. Viendo qué podía salir bien y qué mal. Lo mismo que deberías hacer tú en tu negocio.
Con la planificación operativa podrás detallar y designar las tareas diarias o semanales del equipo. No olvides incluir tu estrategia de administración para una gestión temporal más óptima.
11. Adquiere la herramienta idónea para administrar las actividades.
Si eres de los que se consideran de la “vieja escuela” y prefieren hacerlo todo a la vieja usanza, decirte que ya vamos mal.
¿Puedes seguir haciéndolo todo tal como ahora? Por supuesto. Y en papel si lo prefieres, pero decirte que según vaya pasando el tiempo, se volverá todo más complicado.
Estamos en la era de la digitalización. De la transformación digital. Por eso es tan importante encontrar una herramienta especializada que ofrezca, por ejemplo, vistas generales del proyecto y os permita profundizar en los detalles, centralizando así la información.
Si necesitas o estás interesado en la gestión empresarial no te pierdas nuestro post de las 8C’s de la gestión.
