La digitalización de las empresas es un proceso inevitable en el mundo actual. A día de hoy, prácticamente todo su versión digital. Y a medida que las tecnologías avanzan, las organizaciones debemos adaptarnos para mantenernos competitivas, optimizando nuestras operaciones y ofreciendo experiencias superiores a nuestros clientes. Sin embargo, la transformación digital no siempre es un camino sencillo, y es fácil perderse por el camino. O bien, cometer errores que pueden retrasar o incluso frustrar los esfuerzos. Pero descuida, conocemos bien la ruta, solo falta que nos acompañes.
Qué es la digitalización de las empresas
La digitalización de empresas es un proceso integral que va más allá de simplemente implementar nuevas tecnologías. Involucra una transformación profunda de los modelos de negocio, operaciones y cultura empresarial. Es lo que va a permitir a las organizaciones integrar herramientas tecnológicas como pueden ser la analítica avanzada o los sistemas de automatización con los que:
- Mejorar la eficiencia.
- Reducir costes.
- Crear nuevas oportunidades de negocio.
Pensémoslo, una empresa que ya ha abrazado la digitalización se encontrará ya utilizando herramientas de gestión documental y/o software de contabilidad, por otro lado, habrá pasado por una optimización en la interacción con los clientes a través de canales digitales, asegurándose además, que todos los datos y procesos serán gestionados de manera eficaz y segura.
Pasos para una buena digitalización de empresas
Adoptar una estrategia de transformación digital exitosa requiere planificación y un enfoque estructurado. No hay más. O sí. Lo que está claro es que la falta de una hoja de ruta clara es uno de los mayores errores que cometen las empresas cuando inician su proceso de digitalización. No nos cansamos de verlo. ¿Quieres asegurarte de que tu empresa se dirige hacia un modelo más digital de manera efectiva? Pues toma nota.
Primero, es fundamental realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa. ¿Dónde estamos? ¿Cómo estamos? ¿A dónde queremos llegar? ¿Es posible? Evaluando las capacidades tecnológicas, procesos y recursos humanos. Este análisis nos permitirá identificar las áreas de mejora y los objetivos que se desean alcanzar, basándonos en la estrategia, con la transformación digital. Además, lo que siempre comentamos, es necesario involucrar a todos los departamentos de la empresa, para así, garantizar una transición uniforme y que todos comprendan la importancia de la digitalización.
1. Implementación gradual
Un error común es intentar digitalizar todos los procesos al mismo tiempo. No funciona. Hay que ir poco a poco. Lo recomendable es priorizar aquellos que generen mayor impacto en el corto plazo, como la automatización de la gestión de clientes o la digitalización de documentos.
¿Por qué proceder así? Fácil. Una implementación gradual siempre va a reducir la resistencia al cambio. Va a ser más llevadera, fácil de asimilar. Y además, nos permite ajustar los sistemas conforme a las necesidades reales de la empresa.
2. Formación del personal
Otro aspecto que no podemos dejar pasar por alto es la capacitación de los empleados. Muchas empresas adoptan nuevas tecnologías sin asegurarse de que su personal esté preparado para utilizarlas de manera efectiva. ¿Sí o no? Lo mismo incluso te ha pasado a ti mismo/a. La falta de formación puede resultar en una baja adopción de las nuevas herramientas, afectando negativamente la productividad. No nacemos sabiendo. Necesitamos un rodaje. Un periodo de adaptación. Y eso es justo lo que debes ofrecerle a tus empleados.
Aquí te dejamos tres medidas para empezar, pero que pueden serte de gran ayuda:
- Organizar talleres prácticos donde los empleados puedan practicar el uso de las nuevas tecnologías en un entorno controlado, resolviendo casos reales o simulados. O mejor aún, hacedlos virtuales.
- Designa a empleados con experiencia en el uso de las nuevas herramientas para que actúen como mentores y guíen a sus compañeros durante el proceso de adaptación.
- Realiza evaluaciones periódicas del desempeño de los empleados tras la formación y ajusta los programas según las áreas de mejora identificadas. No lo tomes como un examen, sino más bien como un seguimiento.
Errores comunes de la digitalización de empresas
Cuando se trata de la digitalización de empresas, los errores pueden ser costosos. Y ojo, que no solo nos hablamos en términos de inversión económica. También en cuanto a la moral del equipo y la competitividad en el mercado se refiere.
Demos un paso a un lado y veamos algunos de los errores más comunes.
1. Falta de una estrategia clara
Sin lugar a dudas el más habitual. Muchas organizaciones adoptan soluciones tecnológicas sin tener un plan bien definido, lo que resulta en implementaciones fragmentadas que no logran el impacto deseado. Sí, habéis montado, por ejemplo, las redes de la empresa. ¿Sabéis qué vais a comunicar? ¿Cuál es vuestro tono? La transformación digital debe estar alineada con los objetivos de negocio a largo plazo.
2. Subestimar el cambio cultural
Las empresas a menudo subestiman el impacto que este cambio tiene en la manera en que las personas trabajan y se comunican. Para evitar este error, es fundamental contar con un plan de gestión del cambio que prepare y motive a los empleados para adoptar nuevas formas de trabajar.
Puedes empezar con estos simples pasos:
- Establece canales de comunicación transparentes donde los empleados puedan expresar sus inquietudes y recibir información clara sobre los objetivos y beneficios del proceso de digitalización.
- Crea oportunidades para que los empleados de diferentes departamentos trabajen juntos en proyectos relacionados con la digitalización, fomentando una cultura de colaboración y adaptación conjunta al cambio.
Cómo evitar errores en la digitalización de empresas
La mejor manera de evitar los errores en la digitalización de empresas es anticiparse a ellos y diseñar un plan que aborde las necesidades específicas de tu organización. ¿Pero qué forma tiene ese plan? Es cosa tuya hacerlo, pero aquí te ofrecemos algunas recomendaciones clave.
A) Planificación estratégica a largo plazo
La transformación digital debe estar integrada en los planes de negocio de la empresa y no verse como un proyecto aislado. No es la última idea del informático. Ni algo que has oído en la radio. Es algo necesario. Por eso, el planificarlo te garantiza que las inversiones en tecnología estén siempre alineadas con los objetivos globales y que los beneficios de la digitalización se maximicen.
B) Involucrar a todas las áreas de la empresa
La digitalización es un proceso transversal que afecta a todas las áreas de la empresa, desde operaciones hasta recursos humanos y marketing. Incluso al personal de limpieza si cambias el sistema de entrada. Por eso, es fundamental hacer partícipe a todos los departamentos en el proceso y asegurarse de que las decisiones tecnológicas sean coherentes con las necesidades de cada área. Que no solo beneficien a unos. Debe ser una mejora para todos y de la que todos puedan sentirse parte.
Ventajas de la digitalización de empresas
Presta atención porque vamos a darte 6 ventajas. Beneficios que harán que hoy mismo quieras empezar a digitalizar tu negocio,
1. Mejora de la eficiencia operativa
La automatización de procesos reduce tiempos y errores, lo que supone una mayor eficiencia y menor coste operativo.
2. Acceso a analítica avanzada
La digitalización permite la recopilación y análisis de datos en tiempo real, facilitando la
toma de decisiones informadas y estratégicas.
3. Mayor satisfacción del cliente
Los sistemas digitales permiten ofrecer experiencias más personalizadas y rápidas, lo que incrementa la lealtad y satisfacción.
4. Innovación constante
Las empresas digitalizadas están mejor preparadas para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y aprovechar nuevas oportunidades.
5. Mejora de la competitividad
Pueden reaccionar más rápido y de manera más efectiva frente a la competencia.
6. Optimización de recursos
La digitalización permite utilizar mejor los recursos disponibles, lo que se traduce en un aumento de la productividad.
Subvenciones de la digitalización de empresas
En España, existen diversas subvenciones de digitalización que pueden ayudar a las empresas, especialmente a las pymes, a financiar su transformación digital. Estas subvenciones son una oportunidad única para acelerar la implementación de tecnologías avanzadas sin que el costo sea una barrera insuperable.
Las ayudas como el Kit Digital ofrecen financiación para la adopción de soluciones tecnológicas que mejoren la productividad y competitividad de las empresas. Entre los servicios de transformación digital que pueden financiarse con estas ayudas están la implementación de sistemas de analítica avanzada, herramientas de automatización y soluciones de marketing digital.
Además del Kit Digital, también tenemos el Kit Consulting, un programa integral que ofrece asesoramiento especializado en la digitalización empresarial. Este servicio está orientado a guiar a las organizaciones en la correcta aplicación de las subvenciones y en la implementación de soluciones tecnológicas adaptadas a sus necesidades específicas.
Asúmelo, si no estás subido ya al tren de la digitalización, es porque no quieres.
