Implantación de una mejora de procesos: Caso de éxito

¿Tienes la necesidad de que tus procesos internos de nóminas y facturación sean más eficientes?

¿Por qué departamentos/personas pasa? ¿El flujo es lógico y eficiente? ¿Qué parte de los procesos son manuales (incluimos Excel aquí) y cuáles no? ¿Por qué? ¿Podrían incluirse en el sistema (ERP)?

¿Las personas conocen la importancia del proceso? ¿Asumen el proceso como propio de su puesto de trabajo? ¿Cumplen los procesos las políticas internas de Compliance? ¿Cuáles son las métricas de medición de los procesos?

En Improven realizamos un diagnóstico de procesos para dar respuesta a preguntas como las anteriores y plantear acciones para implantar las mejoras identificadas.

Con el objetivo de incrementar la eficiencia de las actividades y eliminar reprocesos, te contamos este caso de éxito cuyo proyecto se centra en tres componentes clave: procesos, personas y herramientas. Estos elementos deben estar perfectamente integrados para lograr la eficiencia deseada.

1. Procesos: eliminar ineficiencias

Para realizar una implantación de metodología y procedimiento a los procesos de nóminas y facturación y, en base a los análisis realizados durante la fase de diagnóstico, eliminamos y corregimos las principales fuentes de ineficiencia detectadas a partir de metodología y procedimentación, dejando estandarizados los procesos.

¿Cuáles son las fases que realizamos en este caso?

1. Implantación de plantillas en coordinadores
   1. Objetivo: Recopilar información de manera uniforme y oportuna.
   2. Acción: Desarrollar plantillas estándar para coordinadores que faciliten la recopilación y gestión de datos.
2. Revisión de nóminas
   1. Objetivo: Eliminar el proceso de revisión manual.
   2. Acción: Implementar un sistema con la herramienta digital que más se adapte a tus necesidades con el fin de reducir tanto errores como la necesidad de punteos manuales.
3. Apertura de incidencias de forma estandard
   1. Objetivo: Estandarizar la gestión de incidencias.
   2. Acción: Crear un proceso uniforme para la apertura y seguimiento de incidencias, mejorando la eficiencia del CSC.
4. Eliminar tareas de no valor
   1. Objetivo: Eliminar actividades que no aportan valor.
   2. Acción: Evaluar y eliminar procesos innecesarios, como validaciones teóricas que no contribuyen al valor del proceso.

2. Personas: capacitación y alineación

El segundo componente, el humano, es crucial para el éxito de cualquier proyecto.

En este caso nos aseguramos de que todos los empleados comprendieran y asumieran sus responsabilidades. Un paso muy inicial y esencial que puede parecer obvio, pero no es siempre así.

Además, es primordial dotar de metodología, estandarización y formación al personal implicado en la ejecución de las tareas definidas.

Una vez están los procesos definidos, las herramientas para dotar de formación ya se han proporcionado, y las responsabilidades y metodologías al personal implicado están asignadas, el equipo empieza a funcionar mejor.

¿Qué puntos fueron claves durante el proyecto?

1. Implantación de DPT’s por Puesto
   1. Objetivo: Clarificar roles y responsabilidades.
   2. Acción: Definir detalladamente las funciones de cada puesto, asegurando una comprensión clara y una correcta implementación de WorkTime.
2. Formación en Conceptos de Facturación
   1. Objetivo: Mejorar el conocimiento y habilidades del personal.
   2. Acción: Implementar un plan de formación continuo para responsables de gestión, cubriendo conceptos clave de nóminas y facturación.
3. Incrementar la Polivalencia de los Equipos
   1. Objetivo: Optimizar el uso de recursos humanos.
   2. Acción: Fomentar la polivalencia de los equipos para una mayor flexibilidad y eficiencia operativa.

3. Herramientas: integración y optimización

El tercer y último componente clave para eliminar los reprocesos: las herramientas tecnológicas. Estas son fundamentales para respaldar los procesos y las personas.

Alinear herramientas actuales (WorkTime) e identificar cuáles son las más adecuadas para los procesos de nóminas y facturación, así como garantizar el adecuado engranaje entre procesos y personas, permitió a la empresa tener visibilidad de la realidad de la operativa.

A continuación, te nombramos los cinco ámbitos que Improven trabajó con la empresa:

1. Entendimiento worktime y Alineamiento con el resto de plataformas
   1. Objetivo: Garantizar la coherencia y fiabilidad de los datos.
   2. Acción: Analizar y adaptar WorkTime para que se integre perfectamente con otros sistemas y refleje las necesidades diarias de los servicios.
2. Pasos para una alineación correcta
   1. Evaluar quién debe hacer qué cosas y dejarlo definido.
   2. Entender el proceso que se debe seguir y analizar qué factores son clave para que la información sea la mejor.
   3. Identificar posibles dificultades que puedan aparecer durante el proceso de implantación y hagan cambiar algún detalle del proceso
   4. Adaptar la herramienta al día a día de los servicios, coordinadores y RG’s, así como, de forma intrínseca al CSC.
3. Creación de Cuadros de Mando por área
   1. Objetivo: Facilitar la toma de decisiones basada en datos.
   2. Acción: Desarrollar cuadros de mando por área que proporcionen visibilidad y control sobre los procesos de nóminas y facturación.
   3. Puedes ver los cuadros de mando comercial y financiero que podemos ayudarte a realizar.
4. Alineamiento PeopleSoft con procesos nómina – facturación
   1. Objetivo: Mejorar la eficiencia y precisión de los datos.
   2. Acción: Ajustar PeopleSoft para eliminar trabajos manuales y mejorar la integración de datos contractuales y de nóminas.
5. Creación e implantación de cuadros de nóminas
   1. Objetivo: Ayuda a la reducción de los tiempos de recopilación de información, revisión de nóminas y, sobre todo, resolución de reclamaciones…
   2. Acción: desde la delegación se enviaría una información mucho más trabajada y supervisada

Pero… ¿Por dónde empiezo?

Mejorar la eficiencia de los procesos internos en las empresas es fundamental para incrementar la productividad y reducir los reprocesos. A través de la implementación de plantillas estandarizadas, formación del personal y la integración de herramientas tecnológicas, las compañías pueden optimizar sus operaciones y asegurar un crecimiento sostenible a largo plazo.

En Improven te acompañamos. ¿Quieres conocer nuestros casos de éxito? ¡Empezamos!

Fases para saber cómo mejorar los procesos internos de las compañías

En el competitivo mundo empresarial actual, mejorar los procesos internos es esencial para asegurar la eficiencia, reducir costes y mantener una ventaja competitiva. Las empresas deben ser ágiles y capaces de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, lo que requiere una revisión continua y optimización de sus operaciones. 

En este artículo, te vamos a explicar las distintas fases fundamentales que debería llevar una empresa con el fin de mejorar los procesos internos de la compañía, desde la identificación de ineficiencias hasta la implementación de soluciones tecnológicas y estratégicas.

Aprenderás cómo estas mejoras no solo pueden llegar a aumentar la productividad, sino que también fortalecen la capacidad de tu empresa para innovar y crecer en un entorno dinámico, además de saber cómo implementar mejoras estratégicas y tecnológicas para alcanzar el éxito empresarial. ¡Empecemos!

Fase 1: Diseño. Valoración o Plan

¿Cuáles son los objetivos iniciales?

• Visión independiente.
• Identificar oportunidades.
• Determinar acciones realistas.
• Cuantificar el impacto.
• Definir Plan & Mapa de riesgos.

¿Qué aportamos desde Improven?

• Un profundo análisis del negocio.
• Enfoques consensuados basados en maximizar la creatividad colectiva.
• Solucionar temas que están “sobre la mesa”.
• Plan de acción accionable.

Esta primera fase del proyecto finaliza con la presentación de las conclusiones de los procesos, acciones de mejora y plan de acción. Se realizan sesiones de ideación efectivas, observación e inspiración, haciendo uso de distintas técnicas de creatividad, con el fin de poder obtener resultados más cercanos a las necesidades de los clientes.

Fase 2: Ejecución

¿Cuáles son los objetivos de la empresa?

• Implantar los procesos internos con el equipo.
• Activar nuevas prácticas.
• Apoyar o tomar decisiones.
• Conseguir los resultados.
• Capacitar al equipo.

¿Cómo lo hacemos y qué te podemos aportar desde Improven?

• Velocidad en la implantación.
• Saber hacer los cambios.
• Involucrar el equipo.
• Integrarnos en el día a día.

Fase 3: Actualización

La tercera y última fase es crucial para conseguir realmente lo que queremos. Cambios en los resultados.

¿Cuáles son los objetivos?

• Mantener los cambios.
• Supervisar los indicadores.
• Participación en Consejos.
• Presupuestos anuales.
• Inteligencia de Negocio.

¿Qué te podemos aportar desde Improven?

• Conseguir que los resultados perduren más allá de nuestra colaboración.
• Ayudar a estar al día de las mejores prácticas de gestión.

¡A cambiar procesos!

Mejorar los procesos internos es un esfuerzo continuo que requiere planificación estratégica, ejecución eficiente y actualización constante. A través de las fases descritas, las empresas pueden transformar sus operaciones, logrando una mayor eficiencia y una ventaja competitiva sostenible.

Si quieres conocer nuestros casos de éxito, no dudes en consultarnos. ¿Te acompañamos?