Hoy en día, las empresas se tienen que enfrentar a entornos muy cambiantes y complejos. Necesitan hacer frente a una gran entrada de información cada día que les sirve para tomar sus decisiones. La volatilidad del mercado global en los últimos años se añade a la presión que tienen las organizaciones para desarrollar la casi imposible tarea de previsión y planificación en entornos turbulentos.
El nuevo escenario de las organizaciones exige reaccionar de forma rápida y adecuada a las condiciones en constante cambio. Pero, ¿Qué es exactamente la flexibilidad organizativa y por qué es tan importante para las empresas? ¿Qué es lo que hace que una organización sea más ágil?
¿Cómo se consigue la flexibilidad organizativa?
La flexibilidad organizativa se consigue estando alerta a los cambios internos y del entorno, tanto a las oportunidades como a los desafíos, convirtiéndose en la capacidad para usar los recursos disponibles de la empresa de manera oportuna, flexible, asequible y relevante con el propósito de responder a dichos cambios de manera efectiva.
Índice para determinar tu grado de flexibilidad
ACE (Allied Consultants Europe), junto con la participación de Improven, ha diseñado un índice que permite determinar el grado de flexibilidad de una organización. Dicho índice se basa en seis dimensiones que son esenciales para conseguir que las organizaciones sean flexibles. Estas serían:
1. Agilidad
2. Liderazgo y gestión
3. Innovación
4. Estrategia
5. Cultura
6. Aprendizaje y cambio
7. Estructura
Para configurar el índice de flexibilidad en la organización, se ha entrevistado a más de 500 altos directivos de empresas de los principales países europeos sobre la situación de sus organizaciones con respecto a la flexibilidad, alcanzándose la conclusión principal de que la agilidad y el éxito guardan una estrecha relación.
Beneficios de las organizaciones flexibles
La flexibilidad organizativa constituye uno de los principales factores de éxito para aquellas compañías que quieran gozar de un buen posicionamiento en el mercado y las conclusiones del estudio lo confirman claramente. Los participantes de mayor éxito, según sus respuestas en varios de los indicadores clave de rendimiento, también son las organizaciones más flexibles según el Índice de Flexibilidad de ACE-Improven. Todas las organizaciones con elevado índice de flexibilidad tienen éxito.
Las organizaciones europeas han entendido perfectamente la importancia que tiene la flexibilidad de la organización para su negocio y la actitud futura ante el crecimiento y la rentabilidad. Como es lógico, la gran mayoría no se siente satisfecha con su actual grado de flexibilidad y tiene intención de aumentarla:
Los encuestados que tienen éxito y son más flexibles presentan en general mejores resultados que sus rivales en la mayoría de los indicadores clave de rendimiento. Para estos, el factor importante que permite tener éxito ha sido haber respondido rápidamente a los cambios acaecidos en el mercado.
Hay diferencias interesantes en los países europeos según la geografía. Las organizaciones escandinavas (Dinamarca y Suecia) se consideran las más ágiles de Europa, seguidas de las suizas. En cambio, las empresas británicas, holandesas y alemanas se consideran las menos ágiles.
Asimismo, el estudio concluye que las organizaciones altamente flexibles tienen una mayor probabilidad de ser líderes en su mercado o de tener resultados excelentes en comparación con su competencia. Según los resultados obtenidos, uno de los motivos de su liderazgo en el mercado o de los resultados excelentes es que son flexibles y pueden seguir siéndolo.
No obstante, la dinámica del entorno requiere, en ocasiones, otras competencias que no son simplemente la flexibilidad. Por ejemplo, en entornos que presentan pocos cambios y son menos complejos, la excelencia operativa es el foco de atención más indicado, consiguiendo con ello maximizar las eficiencias.
Sin embargo, si la dinámica del entorno se mueve con rapidez, pero aún así no es muy compleja, entonces se necesita una competencia más emprendedora para adaptarse a los cambios sin agobiarse por la complejidad.
- En un entorno de movimiento lento, pero complejo, normalmente se requiere capacidad para planificar con estrategia que pueda modelar la complejidad y dar tiempo para diseñar escenarios futuros.
- Por último, si la dinámica del entorno se mueve rápidamente y es compleja, la flexibilidad es la capacidad más necesaria. Aún así esto no implica que las organizaciones no deban centrarse en cierto grado de estandarización y eficiencia en los procesos.
De todos modos, las conclusiones del estudio de ACE-Improven también determinan que, en general, el entorno actual y el que tendremos los próximos años será bastante complejo y dinámico de modo que este entorno se está convirtiendo en “la nueva normalidad” en todos los sectores.
Cómo influye el entorno en la flexibilidad de la empresa
Cuando medimos la dinámica del entorno (la combinación de la velocidad de cambio y la complejidad) de los encuestados, observamos que cuanto mayor era la dinámica del entorno, más alto era el grado de agilidad, lo que significa que las organizaciones naturalmente se adaptan al entorno para sobrevivir. La pregunta es: ¿es su organización lo suficientemente ágil para el entorno en el que se mueve?
Asimismo, las conclusiones de nuestro estudio revelan que cuanto más rápidos son los cambios en el entorno, más aspiran las organizaciones a tener un “muy elevado” grado ideal de flexibilidad:
Índice de Flexibilidad de ACE-Improven
Una organización flexible se aprovecha del cambio moviéndose de forma rápida y decisiva para adelantarse y aprovecharse del cambio manteniéndose, al mismo tiempo, lo suficientemente fuerte para absorber cualquier contratiempo. Motivada por la necesidad de competitividad, explota las oportunidades con éxito y mantiene un buen desempeño a lo largo del tiempo, a medida que el entorno cambia, absorbiendo y reaccionando ante los problemas serios simultáneamente, evitando confrontaciones mayores. No es solo rápida, sino que continúa arriesgándose mientras que se mantiene consciente de las necesidades de los clientes.
¿Se puede medir la flexibilidad de la organización? Nuestra aportación en este sentido pasa por definir seis dimensiones a través de las cuales medir el nivel de flexibilidad de las organizaciones:
- Liderazgo y gestión flexibles: Es el estilo de liderazgo y su adaptación a la estrategia, la fuerza y la velocidad en la toma de decisiones, la claridad de la comunicación y el grado de confianza que genera.
- Innovación flexible: Es el grado de implantación de un enfoque sistemático que permita compartir los inputs sobre las tendencias del mercado y continuamente generar nuevas ideas, así como la posibilidad de usar sus redes internas y externas para compartir experiencias y conocimientos, aumentando la capacidad de la organización para adaptarse a las necesidades cambiantes de los clientes y los avances tecnológicos.
- Estrategia flexible: Es la manera en que se desarrolla la estrategia, combinando aportación racional e intuitiva, fomentando el diálogo interno y la claridad con la que se comunican las intenciones estratégicas y el grado de exigencia que se impone, todo lo cual contribuye a que se ofrezca flexibilidad en el modo de pensar y en las aspiraciones.
- Cultura flexible: La forma en la que los empleados manifiesten sus valores y opiniones a través del comportamiento tendrá un impacto en la flexibilidad de su organización. La cultura de la organización se puede ver influenciada por políticas tales como la transparencia de la información y también cómo su organización reconoce y recompensa a los empleados por responder con éxito a los cambios en el mercado.
- Aprendizaje y cambio flexible: La capacidad de los empleados para estar alineados con la organización y compartir su visión, ganas de cambiar y capacidad para implantar esos cambios, así como la forma de abordar las consecuencias de las decisiones tomadas, tendrá un impacto en el grado de flexibilidad de la organización.
- Estructura flexible: La fuerza y solidez de las operaciones y los procesos combinados con el grado con que sus directivos están claramente facultados para tomar decisiones, permitirá determinar su capacidad para responder a los desafíos en el mercado.
Impulsores clave de la flexibilidad
Nuestro estudio revela que no hay una solución simple ni tampoco sabemos cuál es la mejor manera de elevar el grado de flexibilidad de la organización.
Algunas de las acciones clave que llevan a cabo las organizaciones más flexibles y que ayudan a aumentar su agilidad son :
– Recortes en los gastos cuando sea necesario
– Reaccionar al mercado cambiante/posición en el entorno
– Navegar rápidamente al cambio
– Lanzar con éxito nuevos productos/servicios
– Atraer y retener los mejores talentos
La innovación, impulsora de la flexibilidad
Según nuestras conclusiones, las organizaciones ágiles son más conscientes de la importancia de la innovación.
Preguntamos a los altos directivos europeos qué acciones concretas realizaron en los últimos 2/3 años con respecto a la innovación y la flexibilidad y aquí descubrimos diferencias importantes en cuanto a lo que hicieron y cómo lo llevaron a cabo:
- Las organizaciones altamente flexibles apoyan, fomentan e intercambian ideas con socios externos (96% en comparación con el 43% de las organizaciones menos ágiles).
- Las organizaciones altamente flexibles regularmente hablan sobre las tendencias y las fuerzas del mercado con mayor frecuencia que las empresas menos flexibles (89% en comparación con el 29%).
- También se centran más en crear flexibilidad para apoyar nuevas e impredecibles oportunidades para el éxito futuro (65% contra el 15%).
- A la inversa, las organizaciones con bajos niveles de flexibilidad consideran que los presupuestos y los sistemas de retorno de las innovaciones son más importantes y, por tanto, se centran más en estas acciones. Aunque quizás haya que abordar estos factores en primer lugar, no es suficiente para ser más flexibles.
Dada la importancia global que tiene la innovación para llegar a ser satisfactoriamente flexibles, vale la pena pensar en embarcarse en un programa de innovación que abarque las citadas acciones a efectos de inyectar energía al negocio.
Conclusiones: ¿Qué necesito para ser flexible?
Nuestro estudio revela que lo importante para mejorar la flexibilidad de la organización será principalmente:
1. Acelerar de manera espectacular el ritmo de renovación estratégica.
2. Hacer que la innovación sea el trabajo diario de todos.
3. Crear un entorno de trabajo muy comprometido que inspire a los empleados a dar lo mejor.
En definitiva, si se mejora la flexibilidad de la organización, se puede estar por delante de la competencia.
Del estudio se desprende que parece estar surgiendo un nuevo orden en la manera en que operan las organizaciones líderes. El pensamiento tradicional se basa en dos principios: El jerárquico (en donde cada nivel de la organización desempeña un papel claro y definido en un proceso estratégico que va de arriba abajo; la alta dirección diseña la estrategia, el personal intermedio de dirección la comunica y los superiores directos se aseguran de que ocurra) y el lineal (una cadena lógica que se inicia con el pensamiento estratégico, a continuación sigue el diseño de la organización y finalmente se completa con el desarrollo de la dirección).
Sin embargo, estos fundados principios parecen ser cuestionados hoy en día por los niveles actuales de complejidad y el aumento en la velocidad de la respuesta requerida por el entorno externo. Para enfrentarse a sus respectivos desafíos, las organizaciones deben fomentar y lucirse en un nuevo conjunto de aptitudes.
Dicho movimiento requiere un cambio en el modo de pensar con respecto a la dirección, innovación y establecimiento de las estrategias. También se debe apoyar este enfoque con procesos y estructuras que ofrezcan una plataforma firme para adaptarse a los cambios del mercado.
