Des de Improven, sabem que en el món empresarial, prendre bones decisions és crucial. Per aquesta mateixa raó, avui parlarem sobre alguna cosa que a tots ens interessa: l'externalització de la producció, més coneguda com “outsourcing”.
Què és això del outsourcing? Perquè, en línies generals, consisteix a passar-li la batuta a una consultoria de negoci perquè t'ajudi en una part del procés productiu o un servei en el qual la nostra empresa no és experta o no té suficients recursos per a manejar per si mateixa.
I una vegada aclarit això, desgranarem els punts claus perquè, si estàs pensant a externalitzar, ho facis amb tota la informació a la mà.
Outsourcing: Què és i per què m'interessa?
Sí, és cert que com a casa en cap costat, però en algunes ocasions, o per diferents motius, poden veure's descurats alguns serveis de les empreses. Això pot succeir per diverses raons, com l'assignació de tasques a empleats que, encara que compromesos, no posseeixen la formació específica requerida. En altres casos, la demanda fluctuant o puntual d'unes certes labors condueix a la contractació de perfils que no s'ajusten completament a les necessitats.
I aquí és on brilla l'externalització.
En optar per aquest camí, garanteixes que aquestes tasques crucials estiguin en mans de professionals. Aquests experts no sols mantenen els estàndards de qualitat més alts, sinó que també alliberen la teva empresa del temps i l'esforç que implica capacitar personal intern per a aquestes funcions específiques. No obstant això, no podem oblidar-nos que és fonamental equilibrar l'externalització amb el manteniment de l'ocupabilitat i el desenvolupament d'habilitats dins del teu propi equip.
I com en la nostra consultoria de negoci sabem que, quan us toquen la butxaca, presteu més atenció, et direm que, quan l'externalització s'implementa estratègicament, pot ser una eina poderosa per a controlar i reduir les despeses en les empreses. Entre moltes altres coses.
Retallant despeses
Parlem clar. Contractar una empresa de fora moltes vegades surt més a compte que tenir a algú fix per a coses que no són el pa de cada dia del teu negoci. Per això és molt important tirar un ull i veure quines tasques convé passar-les a uns altres. Per què? Perquè a vegades, el que comença sent una cosa puntual, acaba necessitant a algú del teu equip a temps complet.
El que té de bo el outsourcing no és només que t'estalvies haver de contractar més gent. També t'oblides de gastar uns bons diners en infraestructura i tecnologia, perquè el proveïdor extern ja s'encarrega de tot això. En general, pagues una tarifa fixa i així pots controlar millor el que et gastes en serveis.
A més, en evitar grans desemborsaments inicials en infraestructura i tecnologia, les empreses guanyen major flexibilitat per a canalitzar els seus recursos cap a nous projectes. I això et pot donar una empenta per a destacar en el mercat, perquè et permet moure't amb més soltesa i adaptar-te millor a la demanda.
Enfocar per a triomfar: la importància de la subcontractació
Triar subcontractar a tercers per a unes certes tasques, com a màrqueting o comptabilitat, és una manera ideal per a alliberar el teu equip perquè es dediqui al que realment importa en la teva empresa. Tingues en compte que, al no gastar temps i diners en àrees que no són essencials per al teu negoci, millores el rendiment perquè no et desvies dels teus objectius principals.
Usar els teus recursos de manera més efectiva no sols millora la productivitat de la teva empresa, sinó que també potència el seu creixement. A més, deixar en mans d'experts externs aquests processos més complexos assegura resultats d'alta qualitat, ja que ells tenen el know-how específic en aquestes àrees.
O si ho prefereixes en mode refrany “Zapatero a les teves sabates”.
La ruta ràpida cap a una major productivitat
Entre els avantatges d'assignar un treball concret a una empresa especialitzada en aquesta àrea específica trobem la reducció del temps de realització dels projectes evitant la inversió d'un temps molt valuós en tasques com la selecció de personal, la seva formació o les adquisicions de l'equip requerit. Executar el mateix treball en un menor termini augmenta de manera significativa la productivitat empresarial.
Per part seva, el resultat final en seguir una estratègia d'externalització de serveis és aconseguir que l'empresa adopti una bona posició estratègica en un mercat competitiu i en un entorn globalitzat.
Adaptabilitat i versatilitat
El outsourcing no sols és una eina per a reduir costos, sinó que també ofereix una flexibilitat increïble per a la teva empresa. En treballar amb proveïdors externs, pots adaptar-te ràpidament als canvis del mercat. Un bon exemple d'això és la possibilitat de contractar serveis sol quan els necessites, especialment útil en operacions estacionals o projectes específics. Aquesta capacitat d'adaptació et permet respondre de manera àgil a les necessitats canviants de l'entorn empresarial, mantenint el teu negoci sempre un pas endavant.
Tecnologia d'avantguarda
En triar un bon proveïdor de outsourcing, la teva empresa pot accedir a la tecnologia més avançada sense la necessitat d'invertir fortament en equips o en la capacitació de personal especialitzat. Aquest avantatge és crucial, ja que comptar amb les últimes tecnologies et permet llançar i executar nous projectes de manera immediata i eficient. Mantenir-se al dia amb els avanços tecnològics és essencial en el mercat actual, i el outsourcing et proporciona aquesta avantatge competitiu sense els costos i complicacions associats a l'actualització tecnològica constant.
Les àrees més sol·licitades
Independentment de si es tracta d'una startup emergent o una multinacional consolidada, unes certes àrees tendeixen a beneficiar-se més de l'externalització.
1. Producció
Una d'aquestes àrees és sens dubte la de producció, que inclou des dels serveis logístics fins als serveis auxiliars industrials, passant per tot el que involucra informàtica i tecnologia.
Aquesta externalització permet a les empreses aprofitar l'experiència especialitzada sense necessitat de desenvolupar internament aquestes competències, d'aquí la importància de realitzar una avaluació tècnica de les seves necessitats. Mitjançant una auditoria de processos, es poden identificar les àrees que resulten més rendibles externalitzar, mantenint així un equilibri entre els serveis gestionats internament i aquells proporcionats per experts externs.
Aquesta estratègia garanteix que l'empresa no sols conservi el control sobre les seves competències clau, sinó que també aprofiti al màxim el coneixement especialitzat dels proveïdors externs.
Però no ens quedem simplement en aquest departament, existeixen molts altres que poden beneficiar-se del outsourcing.
2. Gestió documental
En un món cada vegada més digital, la conversió de documents físics a formats digitals és essencial. Moltes empreses que tradicionalment treballaven amb paper estan fent la transició cap al digital i requereixen serveis externs per a digitalitzar la seua documentació.
3. Consultoria contable
Per a les petites i mitjanes empreses, manejar internament tot el relacionat amb la comptabilitat pot ser un repte, atès que no sempre compten amb els recursos necessaris per a aquesta tasca. La comptabilitat implica una gran càrrega de treball i sovint excedeix les capacitats dels recursos interns de l'empresa.
4. Atenció al client
La gestió del servei d'atenció al client sovint s'externalitza, especialment en grans empreses. Les pimes solen manejar aquesta àrea internament, ja que no sempre compten amb el pressupost per a subcontractar. En canvi, les grans empreses troben en l'externalització una forma efectiva de reduir costos, delegant aquestes funcions a especialistes. Les empreses de telecomunicacions a Espanya contractant gent de Latam, les empreses d'assegurances de vehicles americans subcontractant a l'Índia, etc.
5. Serveis legals
Sovint, les petites i mitjanes empreses troben aclaparador manejar assumptes legals per si mateixes. Resulta més econòmic i eficient comptar amb un servei d'assessoria legal externa en lloc d'integrar un equip legal permanent dins de l'empresa.
6. Màrqueting i publicitat
Les agències de màrqueting i publicitat han experimentat un creixement notable, fent que els seus serveis siguin més accessibles per a negocis de menor envergadura. Excepte multinacionals, poques són les pimes que disposen d'un departament de màrqueting intern. I això que l'assessoria i execució d'estratègies i accions de màrqueting, tant en línia com offline, així com campanyes publicitàries, s'han convertit en eines clau per a dinamitzar marques i negocis locals.
Una raó que explica el perquè de l'externalització d'aquests serveis.
Hi ha més? Per descomptat. I més que hi haurà tenint en compte feia el futur tan tecnològic al qual ens dirigim. O ens posem les piles amb la digitalització o centenars de tasques que feies tu fins ara, pot ser que passin a les mans d'altres millor preparats.
Què fa falta per a una bona externalització?
Per a aconseguir un outsourcing reeixit, hi ha diversos factors crucials a considerar. Aquests inclouen triar acuradament als teus proveïdors, establir acords sòlids i ben estructurats, i assegurar una justificació financera que tingui en compte tant els costos a curt termini com les possibles complicacions amb el personal.
No obstant això, hi ha cinc punts que destaquen per la seva importància:
- Comunicació efectiva: Aquesta ha de ser sempre oberta, clara i consistent. És essencial que totes les parts involucrades entenguin el seu rol en el procés d'externalització. Una comunicació fluida i transparent és fonamental, especialment quan es requereixen canvis o ajustos.
- Suport i compromís executiu: Les iniciatives de outsourcing han de ser impulsades i secundades per l'alta direcció de l'empresa. Els líders deuen fer un pas al capdavant i establir clarament els objectius i metes de l'externalització, explicant com beneficia al conjunt de l'organització. Aquest lideratge no acaba amb la signatura d'un contracte, sinó que ha de mantenir-se al llarg de tota la relació.
- Gestió de relacions amb proveïdors: La persona encarregada d'administrar les relacions amb els contractistes deu mantenir un contacte constant i efectiu. Això inclou supervisar el treball realitzat, atendre les seves necessitats i resoldre incidències. És vital mantenir reunions regulars per a avaluar la relació, identificar i solucionar problemes i assegurar una satisfacció contínua.
- Equilibri entre temps, costos i beneficis: És crucial avaluar periòdicament si la relació amb les empreses de outsourcing és beneficiosa per al teu negoci. Si bé és important reconèixer els assoliments obtinguts, també has d'estar preparat per a prendre decisions sobre continuar, canviar o internalitzar serveis segons sigui necessari.
- Política d'incentius: Tracta a les empreses i empleats de outsourcing com una extensió de la teva pròpia empresa, aplicant polítiques d'incentius i rendiment similars. Això fomenta un sentit de pertinença i compromís, la qual cosa al seu torn pot impulsar la productivitat.
Per això, des de Improven et podem confirmar que, implementant aquestes claus, podràs integrar de manera més eficient els serveis externalitzats en la teva organització, millorant així el rendiment general i la satisfacció tant dels empleats interns com dels proveïdors externs.
Desavantatges del outsourcing
Sí, no tot anava a ser de color de rosa. Encara que el outsourcing porta amb si nombrosos beneficis, també presenta uns certs desafiaments que no han de passar-se per alt. Com en qualsevol estratègia de negoci, sempre hi ha aspectes positius i altres que requereixen una atenció especial.
Un dels principals inconvenients de l'externalització és la possible pèrdua de control o seguiment detallat de les tasques subcontractades. Per exemple, en el cas de la comptabilitat, tenir un equip intern permet una verificació i anàlisis instantànies de les tasques, alguna cosa que pot no ser tan directe amb serveis externalitzats.
Un altre aspecte a considerar és el nivell de compromís i implicació.
És natural que un empleat d'una agència de serveis externs no tingui el mateix grau de connexió amb la teva empresa que un membre de l'equip intern. Encara que els professionals de outsourcing solen ser altament competents i dedicats, la naturalesa de la seva relació amb l'empresa client pot afectar el nivell de compromís.
Quan és convenient el outsourcing?
Abans de decidir subcontractar a una empresa externa per a manejar alguns dels teus processos productius o serveis, és fonamental realitzar una anàlisi minuciosa. Primer, avalua la situació econòmica i financera de l'empresa proveïdora. A què ens referim? A investigar i recaptar opinions d'altres usuaris sobre la seva capacitat tècnica i humana per a complir amb les responsabilitats que implicaria el teu contracte.
Així mateix, és important verificar que l'empresa de outsourcing compleixi puntualment amb les seves obligacions financeres, incloent-hi els pagaments i prestacions socials dels seus empleats. En fer això, no sols exerceixes el teu dret com a client, sinó que també t'assegures de complir amb les teves obligacions laborals.
En el mercat actual, hi ha una gran varietat d'empreses oferint serveis de outsourcing. Per a triar la més adequada per al teu negoci, és essencial analitzar detalladament a les possibles candidates. Evita aquelles empreses amb domicilis laborals o fiscals dubtosos. En aquest procés, pot ser de gran ajuda comptar amb l'assessorament d'un advocat o una consultoria financera.
Una raó significativa per la qual molts negocis s'inclinen cap al outsourcing és pels beneficis fiscals relacionats amb les deduccions d'impostos. No obstant això, els beneficis i desavantatges d'aquesta modalitat depenen en gran manera de com l'empresa contractant i la proveïdora gestionen la seva relació comercial.
Per a finalitzar, ens agradaria tancar amb alguna cosa que esperem que hagi quedat clar.
L' outsourcing és una eina poderosa i versàtil, sí, però també és una arma de doble tall. Ja que el mateix que si s'empra de manera estratègica i conscient, pot oferir beneficis significatius a qualsevol empresa, independentment de la seva grandària o sector, també hem de tenir en compte que, el seu èxit dependrà d'una avaluació acurada tant dels avantatges com dels possibles desavantatges, juntament amb una selecció meticulosa dels proveïdors i un maneig efectiu de la relació contractual.
Dit d'una altra manera? Amplia el teu negoci, però ves amb compte amb qui fiques a casa.
