La pandèmia del COVID-19 (i tot el que ha portat amb si després), ha demostrat que la incertesa en la pot tenir conseqüències devastadores per a les empreses. Volem fer-te la següent pregunta: tens un pla de contingència per a la teva cadena de subministrament?
Els bloquejos de la cadena de subministrament internacional, les vagues de transport pels preus dels carburants, l'escassetat de matèries primeres a tots els nivells, la interrupció dels processos de producció…Són nombroses les situacions que poden provocar pèrdues econòmiques importants. Per això, és crucial que les empreses estiguin preparades per a afrontar la nova realitat de la cadena de subministrament.
A tot el món i independentment del sector, les cadenes de subministrament estan condicionades i pels canvis normatius, les tensions geopolítiques, les condicions meteorològiques i els seus efectes, falta de fiabilitat de les infraestructures (transport multimodal); amb tots els riscos que això comporta i que poden tibar-les, retardar-les, interrompre-les i fins i tot paralitzar-les.
I és que la incertesa és una constant en la presa de decisions empresarials. Si bé, el MONITORATGE DE RISCOS sempre de ser present i per descomptat quantificar-los i preparar plans de contingència és un must avui dia, també hi ha altres variables que han de tenir-se en compte si es desitja oferir als clients respostes ràpides i que cobreixin les seves expectatives.
Com millorar l'eficiència dels processos? A través d'un pla de contingència per a la cadena de subministrament
En aquest sentit, una palanca important per a estar preparats davant possibles contratemps és a focalitzar-se en “les febleses”, conèixer els concentradors de tensió de les nostres companyies i els nostres sistemes de treball i centrar esforços en el que SÍ QUE “depèn de nosaltres”: EL MÈTODE. Millorar eficiència dels processos dissenyant-los menys complexos i estandarditzant-los, incrementant així la capacitat de resposta, reduir la vulnerabilitat analitzant escenaris i preparant plans d'acció i dotar al sistema intern de mecanismes per a adaptar-se a les situacions adverses amb resultats positius. En considerar, analitzar i treballar el mètode, és possible enfrontar i/o mitigar els riscos i garantir una millor resposta per als clients.
D'altra banda, LA VELOCITAT és un altre factor fonamental en la presa de decisions empresarials. De fet, davant un risc, tenir mètode i ser àgils pot suposar la diferència entre guanyar o perdre, sobreviure o no fer-ho.
Què pot fer el Departament de Compres?
El departament de compres es converteix en el gran protagonista, jugant un paper estratègic en la gestió de l'actual cadena de subministrament.
La seva principal missió havia estat fins ara la de garantir que l'empresa comptés amb el sistema de proveïment de recursos per a prestar, servir o produir els seus productes o serveis, en temps, qualitat i cost necessaris. No obstant això, en temps com els actuals, el departament de compres ha d'assumir un paper més estratègic i amb major lideratge. El context és completament diferent, més complex, amb menys marges, major volatilitat, menys fiable, i per tant, el nivell de reconversió i adaptació que implica és profund.
Minimitzar riscos. Pla de contingència per a la cadena de subministrament
En aquest post ens centrarem en la necessitat de posar focus en minimitzar riscos i reduir els efectes negatius dels imprevistos.
Però com aconseguir-ho?
És fonamental que el departament de compres vagi per davant, entenent la cadena de valor íntegrament i adquirint un coneixement profund del mercat en el competeix i en el qual compra.
Per a això, és molt recomanable establir el nivell de relació que es vol i requereix amb cada proveïdor (segons la categoria de compra) a través de metodologia SRM. Una vegada definit i classificats els proveïdors, per a aquells on procedeixi, s'hauria de fixar un sistema de comunicació estructurat i fluid. Això, no sols permet tenir major pols directe del que ocorre en el mercat, de primera mà, sinó també controlar molt més de prop la situació dels proveïdors i així poder anticipar-se a possibles problemes i buscar alternatives de subministrament en cas de necessitat.
Què pot fer el departament de compres?
Amb una bona comunicació, s'aconsegueix també establir relacions de confiança amb els proveïdors, la qual cosa és crucial, i més encara en moments de crisis o falta d'aprovisionament.
A més, el departament de compres ha de realitzar una avaluació exhaustiva i permanent dels riscos en la cadena de subministrament. És important identificar els punts crítics de la cadena i avaluar la probabilitat que es produeixin imprevistos en cadascun d'ells. Aquesta avaluació permetrà al departament de compres concentrar els seus esforços en aquells aspectes que presentin major risc i dedicar els recursos necessaris per a minimitzar els efectes negatius dels imprevistos.
Així mateix, el departament de compres ha de comptar amb un pla de contingència ben definit i actualitzat regularment.
Aquest pla ha d'incloure mesures específiques per a fer front a situacions que afectin la seguretat de la cadena de subministrament, com la cerca de proveïdors alternatius, la negociació de contractes més flexibles i l'adaptació dels processos productius per a minimitzar els riscos, per tant, s'ha d'implicar a tots els departaments implicats en les possibles mesures. Per tant, comunicació, alinear de necessitats i objectius i fer partícips a la resta d'implicats per a assegurar l'engranatge.
El pla de contingència per a la cadena de subministrament ha de ser un document viu, àgil, que s'actualitzi regularment per a adaptar-se als canvis en l'entorn empresarial i a les noves amenaces que puguin sorgir. Assumim-ho, només així les empreses podran afrontar la incertesa de manera efectiva i assegurar el seu èxit en el llarg termini.
Recomendaciones para elaborar un plan de contingencia para la cadena de suministro
Quan parlem de contingència ens referim a qualsevol esdeveniment que altera el flux normal de la cadena o cadenes de proveïment i/o subministrament. I parlem de “esdeveniment” perquè aquest, pot significar un tall sobtat del proveïment, del procés de producció intern o bé un increment o reducció desmesurat de la demanda.
Per exemple, el tenir un increment en la demanda, és a dir una comanda gran, pot interpretar-se com un problema que, si bé a molts els agradaria tenir, ha de considerar que es tracta d'una contingència.
És important ressaltar que, si hi ha riscos que es poden evitar i altres que no, el que sí que és possible fer és que el temps que li prengui a una empresa recuperar-se de la contingència sigui el menor possible. A aquesta capacitat de recuperació se li pot denominar resiliència. Així, és possible dir que una empresa amb major resiliència és aquella que en un esdeveniment no planificat pot tornar al seu estat original en el menor temps possible.
Des de Improven et deixem algunes recomanacions a tenir en compte a l'hora d'elaborar un pla de contingència per a la cadena de subministrament d'una empresa:
1. Identificar proveïdors
Identifica els proveïdors clau de la teva cadena de subministrament i realitza una anàlisi de riscos per a avaluar els possibles imprevistos que podrien afectar la seva capacitat de subministrament. Si pot ser, implementa un sistema de seguiment i monitoratge.
2. Sistema de seguiment
Estableix un sistema de seguiment de notícies i esdeveniments a nivell global, i designa a un equip o persona encarregada de mantenir-se informada. La raó? Analitzar i avaluar els riscos potencials que puguin afectar el teu negoci a nivell geopolític, climàtic o social i així poder prendre mesures preventives o desenvolupar plans de contingència amb els quals minimitzar l'impacte de qualsevol esdeveniment potencial.
3. Determinar punts crítics
Analitza el flux de la teva cadena de subministrament i determina quins són els punts crítics on podria presentar-se una interrupció en el subministrament. Marca un estoc de seguretat “extra” per als productes que podrien veure's afectats per aquestes interrupcions i monitora regularment el teu inventari per a poder reproveir l'estoc de seguretat de manera oportuna.
4. Anàlisi de possibles riscos
Realitza un anàlisi exhaustiva dels possibles riscos relacionats amb el proveïment intern, operació i demanda de la teva empresa, classificant-los per nivell de gravetat i probabilitat d'ocurrència. Preveure les opcions disponibles per a mitigar o prevenir cada risc, considerant el seu impacte en el teu negoci i els recursos necessaris per a implementar-les farà que la teva empresa estigui preparada per a enfrontar-se a qualsevol situació imprevista.
5. Comunicació amb els teus proveïdors
Instaura una comunicació efectiva amb els teus proveïdors i fes-li saber la importància de treballar braç a braç durant una emergència. Us recomanem crear un pla conjunt d'accions a seguir davant aquesta emergència, sent de vital importància que tots els proveïdors estiguin al corrent de les decisions a prendre, rols i responsabilitats i necessitats mínimes a cobrir.
6. Comptar amb alternatives
Valora els riscos de dependre d'un solo proveïdor i determina si és necessari comptar amb alternatives de proveïment per a cadascun dels teus productes. T'ho jugaràs tot a una sola carta? Potser forma part de l'estratègia de concentració, però donats els últims esdeveniments globals, continues pensant que és el més adequat? Tenir identificats i homologats proveïdors alternatius potencials i conèixer la seva capacitat per a complir amb les seves necessitats de proveïment pot ser vital en cas de contingències. Recorda, millor prevenir que curar.
7. Retirar productes emmagatzemats
Això ho tenim encara aquí? Dit d'una altra manera, control de la qualitat i antiguitat de l'inventari. Planteja accions coordinades per a revisar iretirar productes emmagatzemats amb moviment lent o sense ell, i eviten acumular major estoc del necessari, ajudant també a la millor gestió del circulant, de l'espai disponible i també a la reducció de pèrdues per possibles obsolescències. Et recomanem plantejar internament una metodologia Sales and Operations Planning (S&OP) per a alinear la visió de l'oferta, demanda i necessitats internes,
Si necessites ajuda amb el teu pla de contingència per a la cadena de subministrament, en Improven et podem acompanyar en la millora dels teus resultats. Parlem?
I si no vas poder assistir en el seu moment al seminari web de “Com afrontar la incertesa en la cadena de subministrament des del departament de compres”, accedeix directament a ell a través d'aquest link este link.
