Durant els últims mesos hem estat treballant en un projecte per a una empresa d'alimentació, dels quals en Improven diem “complexos”. Aquests projectes es caracteritzen per barrejar diferents problemes que conflueixen en conseqüències comunes, simplificant molt, un pobre compte de resultats per al que l'empresa i el negoci és capaç de generar. En aquest article, volem explicar-te com millorar la gestió de les operacions.
Sovint, aquests mals resultats a nivell del compte de resultats acaben desembocant en un problema de gestió de caixa, la qual cosa afegeix molta més “salsa” a l'amanida de problemes que s'apuntava, ja que, no sols cal desenbullar tota la problemàtica que té l'empresa, sinó que també cal fer-ho ràpid.
Recordo una conversa prèvia a l'inici del projecte amb el director general en la qual em preguntava: “De tota l'amalgama de noms, tècniques… que existeix en el camp de la millora de les operacions, en què hem de focalitzar els recursos que tenim en primer lloc?.
Javier -li vaig contestar- en allò que necessitis de veritat, no et compris el mateix cotxe prefabricat que tothom.
I és que a l'hora de decidir on hem de destinar els esforços de les persones i els limitats recursos dels quals disposem tant, en primer lloc, com posteriorment en el seu camí de la millora de les operacions, hem de seguir 5 passos que guiïn el nostre marc d'actuació.
Si vols saber més informació sobre diferents àrees operacionals de l'empresa, pots accedir a tot est contingut:
5 passos essencials per a millorar les operacions de la teva empresa
No es tracta de decidir si dec implantar metodologia 5S en el magatzem, o si haig de realitzar una formació en Lean Manufacturing al meu personal de planta, es tracta de realitzar l'anàlisi adequada per a determinar amb precisió on hem de treballar.
Record que, en un primer moment, el director general de l'empresa d'aquest cas ens havia anomenat perquè pensava que si donava una formació de llegeixin als seus treballadors, les operacions de l'empresa, i per tant el seu compte de resultats, anaven a millorar.
Quan parlem, va quedar convençut que el millor era començar per realitzar un anàlisi de situació que determinés el pla d'actuació que necessitava l'empresa. Avui, ja hem treballat la definició dels objectius per a cada posició en l'empresa, la implantació d'un nou sistema de retribució variable, la revisió dels processos i eines de planificació de la producció, la integració de la gestió del manteniment i l'àrea productiva…i probablement, a partir d'ara, és bo millorar la formació llegeixin de les persones.
Javier, el Director General d'aquesta empresa d'alimentació, sap el que aquest enfocament ha ajudat a donar el gir de 180° del seu compte de resultats en menys d'un any, i m'ha confessat que no accepta cap projecte de millora que no compleixi el passar pels 5 passos que us resumeixo a continuació:
1. No confonguis la conseqüència amb la causa
Sembla senzill, però moltes vegades no som capaces de dissociar-ho. Identifica la causa.
Per exemple, tenir una productivitat baixa no és un problema… és una conseqüència, i la segona conseqüència d'això pot ser el tenir uns costos de mà d'obra alts. El problema o la causa pot estar a tenir uns objectius personals desalineats amb els objectius de l'empresa, tenir una gestió de la planificació millorable, o uns processos de gestió o control no desenvolupats o interioritzats.
Dins d'aquestes causes generals, cal continuar aprofundint, i determinar, per exemple, si tenim una gestió de la planificació millorable, si aquesta ve de l'absència de processos estructurats, de la falta d'eines, o de l'absència de coneixement tècnic.
Una vegada identificada la causa, podem establir el pla d'acció, i podem mesurar el resultat monitorant la conseqüència, o mesurant el problema…millora la productivitat? I, per tant, millora el cost de mà d'obra?
2. Divideix i venceràs
Juli Cèsar tènia molt clara aquesta premissa, i per a mi, és una màxima de gestió que aplico en molts àmbits. Està lligat al punt anterior.
Diferents problemes poden tenir una mateixa conseqüència que faci que no siguem capaces de veure amb claredat quin és l'origen dels mals resultats que tenim. Hem de separar-los, ja que diferents problemes s'aborden amb diferents solucions, i a l'hora de mesurar l'impacte també hem de ser capaços de mesurar l'aportació de la resolució de cadascun dels problemes per separat.
3. Quantifica i Prioritza
El teu compte de resultats val per a moltíssim més que per a presentar-la a l'administració en uns mesos. Un compte de resultats analítica ben definida, en funció del tipus de negoci que tenim, és una eina de quantificació d'impacte econòmic de les mesures plantejades, i per tant una eina de priorització d'accions excel·lent.
Projectar el compte de resultats amb les accions implantades ajuda, no sols a prioritzar què hem d'escometre primer, sinó que a més és una poderosa eina d'involucració de la direcció de l'empresa en projectes operatius, que, traduïts al llenguatge dels diners, de sobte passen a ser molt més prioritaris per a l'empresa.
4. Cerca una visió transversal
Respon a la pregunta de quines implicacions té per a la resta de la companyia l'escometre cada projecte. Per exemple, és possible escometre un projecte de planificació de la producció, des del departament d'operacions, sense estimar els impactes o les implicacions que tindrà per al departament comercial? Evidentment, no.
El departament comercial veurà afectada la seva metodologia de previsions de vendes, la seva estructura d'informació manejada; i, probablement, es pot alleugerir i solidificar els seus processos, amb el que millorarem els temps invertits.
O, la millora en els processos de planificació, pot tenir implicacions en la gestió de les compres de l'empresa? Puc aconseguir millors preus, si aconsegueixo millorar la informació de volums i moments d'aprovisionament?
5. Actua
El 80% de problema resolt aquesta setmana val molt més que el 100% dins de 2 mesos. La velocitat com a palanca clau d'èxit en la gestió d'una companyia, es cotitza cada vegada més alt. Les tecnologies, els gustos dels consumidors, tot avança tan ràpid, que o materialitzem ja, o pensa ja en el següent projecte…
La paràlisi per anàlisi és enemic dels punts anteriors i per tant és dolent, l'excessiu temps dedicat a implantar un projecte, sense que es materialitzin resultats, és encara pitjor. Analitza dins de cada projecte, on està el 80% del valor que aconseguiràs, i veu a per això ràpidament. Per exemple, no necessites la implantació de la millor eina de previsió per a canviar les teves processos de planificació.
Com a últim consell, tingues sempre present quina és la essència operativa de la teva companyia, en què es basa la teva estratègia d'operacions, i alinea els objectius dels teus projectes d'acord amb potenciar aquests factors que et fan diferencial en el mercat.
T'animo que facis aquest exercici quan et plantegis quins són els objectius de millora operativa per al pròxim període, i si tens algun dubte estaré encantat d'ajudar-te, i de compartir la meva opinió amb tu.
