Són temps confusos, d'incertesa, i no hi ha cap indici que a curt (ni a llarg) vagi a canviar. Les tendències de consum estan canviant d'un mes a un altre, les polítiques internacionals estan amenaçant les relacions amb proveïdors externs i amb els mercats. Les polítiques nacionals tampoc donen peu a l'estabilitat ni a la planificació. I, enmig d'aquest panorama, com duem a terme l'èxit en vendes i operacions?
Tot està canviant a una velocitat de la qual moltes vegades no som conscients, i per tant les empreses també s'estan veient obligades a canviar a una velocitat superior a la que els agradaria.
Situacions com la viscuda amb el bloqueig del Canal de Suez, enmig d'una pandèmia mundial, només ens deixen una certesa: tot pot canviar en qüestió de segons.
Tot això té un impacte directe en les empreses: els marges s'han vist reduïts amb impactes directes en la tresoreria, la complexitat en la planificació i en la gestió s'ha incrementat (veient-se afectat fins i tot el nivell de servei al client), per a més inri s'està produint un esgotament del talent de les companyies després d'aquest any de pandèmia.
Davant aquesta situació, el crear una cultura d'empresa basada en la comunicació entre l'àrea operativa i l'àrea comercial d'una companyia, ajudarà les empreses a tenir èxit. És el que es coneix com Sales and Operations Plan (S&OP): un procés que facilita el diàleg i coneixement entre aquestes dues àrees clau de la companyia, i que permet avançar-se als canvis i moments d'incertesa de la manera més eficient possible.
Abans de continuar avançant en l'article, et proposem que et facis una sèrie de preguntes:
Amb quanta antelació sap producció el canvi en tendències dels teus principals clients?
Han canviat els teus criteris d'estoc de MP i Producte acabat en els últims 15 mesos?
Com ha evolucionat el teu nivell de Servei en aquests mesos?
Si t'has sentit identificat amb alguna d'aquestes preguntes, la implantació d'un procés S&OP en la teva companyia és la clau.
El S&OP, com a procés global, et permet avançar-te a canvis de tendència i ser més flexible en moments d'incertesa, fomentant els pilars d'una cultura d'empresa basada en la comunicació i el treball en equip. Des del punt de vista operacional, ataca problemes com faltes de subministrament, nivell de servei, i disponibilitat de planta, veient-se tot això reflectit en una millora quantitativa de resultats.
Com construïm un procés S&OP?
1. El primer pas per a la construcció del S&OP és garantir que totes les parts de l'empresa comparteixen la necessitat de tenir-ho.
En tractar-se d'un procés completament transversal, que afecta la totalitat de la cadena de valor de la companyia, qualsevol falta d'engranatge farà que aquest procés no aconsegueixi l'èxit. Amb aquest pas previ garantirem un procés acordat i construït entre totes les parts i seguit de manera conjunta
2. El següent pas serà disposar d'una previsió de vendes.
Depenent del sector i la maduresa de l'empresa l'entrada de vendes serà distinta. Des d'eines completament automatitzades com un CRM fins a plantilles de excels amb previsions de vendes. Totes elles seran vàlides sempre que compleixin unes premisses comunes:
- Uniformitat a l'hora de treballar la dada en totes les àrees de venda
- Comunicació entre les àrees per a transmetre qualsevol variabilitat de l'entorn. No tenim la bola de cristall, les previsions poden fallar.
- Començar de 0 si no disposem de la informació i anar progressivament afinant-ho.
- Fer ús d'històrics per a detectar estacionalitats i tendències: BIG DATA
Per a poder connectar l'àrea comercial amb l'àrea operativa, identificarem en aquest segon pas sobre que àrea operacional volem treballar en primera instància.
Existeix la percepció que el procés S&OP és un procés que concerneix exclusivament a la producció, però les vendes poden tenir impacte en moltes altres àrees operacionals, com són el cost de MMPP (contractació de productes derivats) o espai de magatzem (si volem produir contra estoc).
Una vegada identificada l'àrea operacional de la meva empresa sobre la qual més impacte tindrà la previsió de vendes, obtindrem les dades necessàries operacionals (OEE, espai magatzem, rutes logístiques…). Aquí ens trobarem amb la mateixa casuística de les vendes; si no disposem de dades, comencem de 0 amb dades estàndard; no esperem a disposar de l'exactitud per a començar aquest procés.
Una vegada tenim tota la informació disponible, dissenyarem l'eina que ens permeti analitzar la informació amb els indicadors perquè ens permetin prendre decisions.
El procés de S&OP, ha d'acabar en la presa de decisions estratègica de l'empresa, ha de ser una eina que permeti traduir les dades en decisions: passar de la dada al relat, a les accions.
Evitant que es dilueixi el lideratge, i que l'equip no sàpiga què ha de fer-se amb la informació, com ha de gestionar-la.
Els errors més habituals de la comunicació de vendes
- La companyia en conjunt no comparteix la decisió d'utilitzar l'eina a nivell estratègic
- Emprar el S&OP com un quadre de comandament i no com una
- La tecnologia està a l'abast de qualsevol, el veritable repte és orientar-la als processos de la companyia.
- No orientar-ho als processos transversals de la companyia.
- Afinar en l'exactitud de la dada per a començar a utilitzar-la
- Utilitzar-la com a eina de planificació de la producció i no com a base de la presa de decisions estratègiques.
- No assignar responsabilitats en la dada única.
Les claus de l'èxit
- La construcció d'aquest procés és progressiu, no vulguem fer-lo perfecte a la primera.
- Aquest procés ha d'acabar en la presa de decisions: no ens quedem a visualitzar dades.
- Els responsables i les dades han d'estar definits, només així garantirem la dada única
- Parlem el mateix idioma: recordem que és un procés transversal, que afectarà a tota la companyia
- No caiguem en consideracions ni particularitats. El procés S&OP no és exacte, no ens centrem en els detalls perquè no ens permetrà tenir la visió a mitjà i llarg termini que volem tenir.
- I l'última, però el pilar d'un procés S&OP: es tracta d'una cultura d'empresa
Coneixent de quin peu coixeges i cap a on t'has de dirigir per a aconseguir l'èxit, tens totes les eines necessàries per a implantar un SOTA&P amb èxit.
