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El Lean Office: Un factor clave de productividad

Lean Office es una filosofía de trabajo en la cual el valor generado para el cliente dirige las operaciones y ha facilitado una solución para muchas organizaciones eliminando actividades de no valor ayudando a reducir tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad y la entregas.

Cada vez más, las compañías están usando lean office como un factor clave de productividad para racionalizar y eliminar el despilfarro de las oficinas y de procesos administrativos y conseguir ahorros de base, teniendo en cuenta que el 60 por ciento de todos los costes relacionados con conocer la demanda de los clientes no directamente relacionados con actividades productivas.

¿Cuáles son las diferencias entre lean manufacturing y lean office?

Una oficina lean puede ser descrita como un lugar donde el desperdicio es eliminado para ofrecer a los clientes internos y externos un mejor servicio.

 La reducción del volumen de trabajo en curso, flujo continuo, o estandarización son algunos ejemplos que habitualmente incorporamos en los proyectos de mejora en entornos administrativos.

A pesar de que hay muchas semejanzas con entornos industriales, hay algunas diferencias que debo resaltar para que se realice una adecuada transformación de su oficina hacia una oficina lean. 

En el contexto de fabricación los despilfarros son visibles y pueden ser cuantificados más fácilmente. Por ejemplo es muy fácil identificar la cantidad de Work In Progress (WIP) disponible en la planta de fabricación.

Cuando entramos en la oficina, es difícil identificar la cantidad del trabajo pendiente que cada puesto de trabajo tiene, y además el trabajo de la oficina involucra y relaciona a la vez a muchas personas en actividades comunes.

Esta es la principal diferencia que hace difícil evaluar el problema y por lo tanto proponer la solución.

La cultura en la oficina suele ser diferente de la cultura de fabricación. Es más informal por naturaleza. Esto hace que definir los roles en el trabajo y asignar las responsabilidades en la mejora sea más difícil.

Pero por otro lado el contexto para llevar a cabo los cambios en una oficina es más fácil comparado con un ambiente de fabricación. Los cambios físicos a desarrollar son menores tanto para el equipo de la oficina como para los procesos.

La transformación se puede desarrollar por pasos, y la formación es más sencilla. Esto hace más fácil dirigir los cambios y monitorizar los resultados fácilmente.

Beneficios de Lean Office

Cuando se aplica Lean en los procesos administrativos de las Organizaciones puede afectar a todos los niveles de la misma. La filosofía de funcionamiento de una organización Lean es hacer que el personal se involucre en los procesos, con el fin de reducir los desperdicios y detectar más fácilmente oportunidades de mejora, para proporcionar mayor valor añadido a nuestros clientes y mayor retorno a la empresa.

Nivel de la empresa

Racionaliza y acelera esos procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores como el asiento de pedidos, el servicio al cliente, el procesamiento de facturas pendientes, el proceso comercial y de ventas, la investigación y desarrollo, el desarrollo de producto y la distribución.

Nivel organizativo 

Racionaliza procesos clave de soporte (por ejemplo. Tecnología de la información, recursos humanos, ingeniería, compras), identifica los requisitos del cliente internos y de valor, mejora la comunicación y la cooperación interfuncional.

Nivel departamental

Enfocados sobre los objetivos, reduce las actividades que requieren el tiempo pero añaden poco valor, mide la cadencia de la operación (Takt Time), crea un flujo para reducir los errores, implanta Pull y los sistemas de Kanban y usa Gestión visual para identificar el flujo de las actividades.

Nivel individual

Reduce el papeleo, las actividades manuales y los errores usando procedimientos de trabajo estándar, mejora la organización interna, y aclara los roles individuales, las responsabilidades y los objetivos.

Para asegurar la implantación de un sistema en organizaciones de servicios hay que evitar causas conocidas.

Causas comunes suelen ser:

• Falta de claridad en los flujos de los “productos”.
• Limitación en los datos existentes.
• Falta de conocimiento del «Desperdicio» y de las actividades de no valor añadido en ambientes de la oficina

Cómo implementar el Lean Office

Realmente, aplicar lean es un desafío en un ambiente de oficina donde hay muchos y pequeños flujos de valor que se conectan y cruzan entre si, no siendo habitual un único y claro “flujo de producto”.

Los flujos de valor habitualmente no son visibles (por ejemplo se desarrollan electrónicamente), o la frecuencia de repetición de la actividad es muy limitada; cuando se da esta circunstancia la aplicación se dificulta.

Para obtener una fotografía exacta del proceso, por lo tanto habrá que identificar y ordenar los múltiples canales de la demanda del cliente, las necesidades a lo largo de cada puesto de trabajo y  los movimientos en las transacciones de los sistemas de información.

Lean office pone el un alto énfasis sobre los datos para tomar decisiones basadas en los hechos y en la observación directa y esto contrasta con la realidad de la mayoría de las organizaciones, ya que recogen datos limitados sobre procesos administrativos.

Para soporte y operaciones administrativas, determinar qué datos incluir depende de qué preguntas está tratando de responder a través del flujo de valor y de cómo se define el «producto» producido por estas operaciones administrativas.

Para la mayoría de las actividades de soporte y actividades administrativas, no siempre es fácil determinar si una acción es de valor añadido y a veces, todo parece no valor añadido. Por lo tanto, el desafío se pone a la hora de determinar la diferencia entre las actividades de no valor añadido pero necesarias y las que realmente son desperdicio.

LEAN aplica a cada sistema, a cada proceso, y cada empleado dentro de la compañía y debe extenderse para poder incluir de forma completa a la cadena de suministro.

Finalmente obtendremos un proceso estable, óptimo y eficiente en el que no habrá ineficiencias y que tomaremos como estándar pudiendo procedimentarlo y que a la vez será revisado permanentemente, mediante unos indicadores, asegurándonos de que sigue siendo válido.

Únicamente cuando se ha integrado la actividad administrativa en el conjunto de actividades de mejora de la organización podremos decir que se empieza a ser una empresa Lean.

Autor: Juan Torrubiano