Desde Improven, sabemos que en el mundo empresarial, tomar buenas decisiones es crucial. Por esa misma razón, hoy vamos a hablar sobre algo que a todos nos interesa: la externalización de la producción, más conocida como “outsourcing”.
¿Qué es esto del outsourcing? Pues, en líneas generales, consiste en pasarle la batuta a una consultoría de negocio para que te ayude en una parte del proceso productivo o un servicio en el que nuestra empresa no es experta o no tiene suficientes recursos para manejar por sí misma.
Y una vez aclarado esto, vamos a desgranar los puntos claves para que, si estás pensando en externalizar, lo hagas con toda la información en la mano.
Outsourcing: ¿Qué es y por qué me interesa?
Sí, es cierto que como en casa en ningún lado, pero en algunas ocasiones, o por distintos motivos, pueden verse descuidados algunos servicios de las empresas. Esto puede suceder por diversas razones, como la asignación de tareas a empleados que, aunque comprometidos, no poseen la formación específica requerida. En otros casos, la demanda fluctuante o puntual de ciertas labores conduce a la contratación de perfiles que no se ajustan completamente a las necesidades.
Y aquí es donde brilla la externalización.
Al optar por este camino, garantizas que estas tareas cruciales estén en manos de profesionales. Estos expertos no solo mantienen los estándares de calidad más altos, sino que también liberan a tu empresa del tiempo y el esfuerzo que implica capacitar personal interno para estas funciones específicas. Sin embargo, no podemos olvidarnos de que es fundamental equilibrar la externalización con el mantenimiento de la empleabilidad y el desarrollo de habilidades dentro de tu propio equipo.
Y como en nuestra consultoría de negocio sabemos que, cuando os tocan el bolsillo, prestáis más atención, te diremos que, cuando la externalización se implementa estratégicamente, puede ser una herramienta poderosa para controlar y reducir los gastos en las empresas. Entre otras muchas cosas.
Recortando gastos
Hablemos claro. Contratar a una empresa de fuera muchas veces sale más a cuenta que tener a alguien fijo para cosas que no son el pan de cada día de tu negocio. Por eso es muy importante echar un ojo y ver qué tareas conviene pasarlas a otros. ¿Por qué? Porque a veces, lo que empieza siendo algo puntual, acaba necesitando a alguien de tu equipo a tiempo completo.
Lo bueno del outsourcing no es solo que te ahorras tener que contratar a más gente. También te olvidas de gastar un buen dinero en infraestructura y tecnología, porque el proveedor externo ya se encarga de todo eso. Por lo general, pagas una tarifa fija y así puedes controlar mejor lo que te gastas en servicios.
Además, al evitar grandes desembolsos iniciales en infraestructura y tecnología, las empresas ganan mayor flexibilidad para canalizar sus recursos hacia nuevos proyectos. Y esto te puede dar un empujón para destacar en el mercado, porque te permite moverte con más soltura y adaptarte mejor a la demanda.
Enfocar para triunfar: la importancia de la subcontratación
Elegir subcontratar a terceros para ciertas tareas, como marketing o contabilidad, es una manera ideal para liberar a tu equipo para que se dedique a lo que realmente importa en tu empresa. Ten en cuenta que, al no gastar tiempo y dinero en áreas que no son esenciales para tu negocio, mejoras el rendimiento porque no te desvías de tus objetivos principales.
Usar tus recursos de manera más efectiva no solo mejora la productividad de tu empresa, sino que también potencia su crecimiento. Además, dejar en manos de expertos externos esos procesos más complejos asegura resultados de alta calidad, ya que ellos tienen el know-how específico en esas áreas.
O si lo prefieres en modo refrán “Zapatero a tus zapatos”.
La ruta rápida hacia una mayor productividad
Entre las ventajas de asignar un trabajo concreto a una empresa especializada en esa área específica encontramos la reducción del tiempo de realización de los proyectos evitando la inversión de un tiempo muy valioso en tareas como la selección de personal, su formación o las adquisiciones del equipo requerido. Ejecutar el mismo trabajo en un menor plazo aumenta de forma significativa la productividad empresarial.
Por su parte, el resultado final al seguir una estrategia de externalización de servicios es lograr que la empresa adopte una buena posición estratégica en un mercado competitivo y en un entorno globalizado.
Adaptabilidad y versatilidad
El outsourcing no solo es una herramienta para reducir costes, sino que también ofrece una flexibilidad increíble para tu empresa. Al trabajar con proveedores externos, puedes adaptarte rápidamente a los cambios del mercado. Un buen ejemplo de esto es la posibilidad de contratar servicios solo cuando los necesitas, especialmente útil en operaciones estacionales o proyectos específicos. Esta capacidad de adaptación te permite responder de manera ágil a las necesidades cambiantes del entorno empresarial, manteniendo tu negocio siempre un paso adelante.
Tecnología de vanguardia
Al elegir un buen proveedor de outsourcing, tu empresa puede acceder a la tecnología más avanzada sin la necesidad de invertir fuertemente en equipos o en la capacitación de personal especializado. Esta ventaja es crucial, ya que contar con las últimas tecnologías te permite lanzar y ejecutar nuevos proyectos de manera inmediata y eficiente. Mantenerse al día con los avances tecnológicos es esencial en el mercado actual, y el outsourcing te proporciona esta ventaja competitiva sin los costos y complicaciones asociados a la actualización tecnológica constante.
Las áreas más solicitadas
Independientemente de si se trata de una startup emergente o una multinacional consolidada, ciertas áreas tienden a beneficiarse más de la externalización.
1. Producción
Una de estas áreas es sin duda la de producción, que incluye desde los servicios logísticos hasta los servicios auxiliares industriales, pasando por todo lo que involucra informática y tecnología.
Esta externalización permite a las empresas aprovechar la experiencia especializada sin necesidad de desarrollar internamente estas competencias, de ahí la importancia de realizar una evaluación técnica de sus necesidades. Mediante una auditoría de procesos, se pueden identificar las áreas que resultan más rentables externalizar, manteniendo así un equilibrio entre los servicios gestionados internamente y aquellos proporcionados por expertos externos.
Esta estrategia garantiza que la empresa no solo conserve el control sobre sus competencias clave, sino que también aproveche al máximo el conocimiento especializado de los proveedores externos.
Pero no nos quedemos simplemente en este departamento, existen otros muchos que pueden beneficiarse del outsourcing.
2. Gestión documental
En un mundo cada vez más digital, la conversión de documentos físicos a formatos digitales es esencial. Muchas empresas que tradicionalmente trabajaban con papel están haciendo la transición hacia lo digital y requieren servicios externos para digitalizar su documentación.
3. Consultoría contable
Para las pequeñas y medianas empresas, manejar internamente todo lo relacionado con la contabilidad puede ser un reto, dado que no siempre cuentan con los recursos necesarios para esta tarea. La contabilidad implica una gran carga de trabajo y a menudo excede las capacidades de los recursos internos de la empresa.
4. Atención al cliente
La gestión del servicio de atención al cliente a menudo se externaliza, especialmente en grandes empresas. Las pymes suelen manejar esta área internamente, ya que no siempre cuentan con el presupuesto para subcontratar. En cambio, las grandes empresas encuentran en la externalización una forma efectiva de reducir costes, delegando estas funciones a especialistas. Las empresas de telecomunicaciones en España contratando a gente de Latam, las empresas de seguros de vehículos americanos subcontratando en India, etc.
5. Servicios legales
Frecuentemente, las pequeñas y medianas empresas encuentran abrumador manejar asuntos legales por sí mismas. Resulta más económico y eficiente contar con un servicio de asesoría legal externa en lugar de integrar un equipo legal permanente dentro de la empresa.
6. Marketing y publicidad
Las agencias de marketing y publicidad han experimentado un crecimiento notable, haciendo que sus servicios sean más accesibles para negocios de menor envergadura. Salvo multinacionales, pocas son las pymes que disponen de un departamento de marketing interno. Y eso que la asesoría y ejecución de estrategias y acciones de marketing, tanto online como offline, así como campañas publicitarias, se han convertido en herramientas clave para dinamizar marcas y negocios locales.
Una razón que explica el porqué de la externalización de estos servicios.
¿Hay más? Por supuesto. Y más que habrá teniendo en cuenta hacía el futuro tan tecnológico al que nos dirigimos. O nos ponemos las pilas con la digitalización o cientos de tareas que hacías tú hasta ahora, puede que pasen a manos de otros mejor preparados.
¿Qué hace falta para una buena externalización?
Para lograr un outsourcing exitoso, hay varios factores cruciales a considerar. Estos incluyen elegir cuidadosamente a tus proveedores, establecer acuerdos sólidos y bien estructurados, y asegurar una justificación financiera que tenga en cuenta tanto los costos a corto plazo como las posibles complicaciones con el personal.
Sin embargo, hay cinco puntos que destacan por su importancia:
- Comunicación efectiva: Esta debe ser siempre abierta, clara y consistente. Es esencial que todas las partes involucradas entiendan su rol en el proceso de externalización. Una comunicación fluida y transparente es fundamental, especialmente cuando se requieren cambios o ajustes.
- Soporte y compromiso ejecutivo: Las iniciativas de outsourcing deben ser impulsadas y apoyadas por la alta dirección de la empresa. Los líderes deben dar un paso al frente y establecer claramente los objetivos y metas de la externalización, explicando cómo beneficia al conjunto de la organización. Este liderazgo no termina con la firma de un contrato, sino que debe mantenerse a lo largo de toda la relación.
- Gestión de relaciones con proveedores: La persona encargada de administrar las relaciones con los contratistas debe mantener un contacto constante y efectivo. Esto incluye supervisar el trabajo realizado, atender sus necesidades y resolver incidencias. Es vital mantener reuniones regulares para evaluar la relación, identificar y solucionar problemas y asegurar una satisfacción continua.
- Equilibrio entre tiempo, costes y beneficios: Es crucial evaluar periódicamente si la relación con las empresas de outsourcing es beneficiosa para tu negocio. Si bien es importante reconocer los logros obtenidos, también debes estar preparado para tomar decisiones sobre continuar, cambiar o internalizar servicios según sea necesario.
- Política de incentivos: Trata a las empresas y empleados de outsourcing como una extensión de tu propia empresa, aplicando políticas de incentivos y rendimiento similares. Esto fomenta un sentido de pertenencia y compromiso, lo que a su vez puede impulsar la productividad.
Por eso, desde Improven te podemos confirmar que, implementando estas claves, podrás integrar de manera más eficiente los servicios externalizados en tu organización, mejorando así el rendimiento general y la satisfacción tanto de los empleados internos como de los proveedores externos.
Desventajas del outsourcing
Sí, no todo iba a ser de color de rosa. Aunque el outsourcing trae consigo numerosos beneficios, también presenta ciertos desafíos que no deben pasarse por alto. Como en cualquier estrategia de negocio, siempre hay aspectos positivos y otros que requieren una atención especial.
Uno de los principales inconvenientes de la externalización es la posible pérdida de control o seguimiento detallado de las tareas subcontratadas. Por ejemplo, en el caso de la contabilidad, tener un equipo interno permite una verificación y análisis instantáneos de las tareas, algo que puede no ser tan directo con servicios externalizados.
Otro aspecto a considerar es el nivel de compromiso e implicación.
Es natural que un empleado de una agencia de servicios externos no tenga el mismo grado de conexión con tu empresa que un miembro del equipo interno. Aunque los profesionales de outsourcing suelen ser altamente competentes y dedicados, la naturaleza de su relación con la empresa cliente puede afectar el nivel de compromiso.
¿Cuándo es conveniente el outsourcing?
Antes de decidir subcontratar a una empresa externa para manejar algunos de tus procesos productivos o servicios, es fundamental realizar un análisis minucioso. Primero, evalúa la situación económica y financiera de la empresa proveedora. ¿A qué nos referimos? A investigar y recabar opiniones de otros usuarios sobre su capacidad técnica y humana para cumplir con las responsabilidades que implicaría tu contrato.
Asimismo, es importante verificar que la empresa de outsourcing cumpla puntualmente con sus obligaciones financieras, incluyendo los pagos y prestaciones sociales de sus empleados. Al hacer esto, no solo ejerces tu derecho como cliente, sino que también te aseguras de cumplir con tus obligaciones laborales.
En el mercado actual, hay una gran variedad de empresas ofreciendo servicios de outsourcing. Para elegir la más adecuada para tu negocio, es esencial analizar detalladamente a las posibles candidatas. Evita aquellas empresas con domicilios laborales o fiscales dudosos. En este proceso, puede ser de gran ayuda contar con el asesoramiento de un abogado o una consultoría financiera.
Una razón significativa por la que muchos negocios se inclinan hacia el outsourcing es por los beneficios fiscales relacionados con las deducciones de impuestos. No obstante, los beneficios y desventajas de esta modalidad dependen en gran medida de cómo la empresa contratante y la proveedora gestionan su relación comercial.
Para finalizar, nos gustaría cerrar con algo que esperamos que haya quedado claro.
El outsourcing es una herramienta poderosa y versátil, sí, pero también es un arma de doble filo. Ya que lo mismo que si se emplea de manera estratégica y consciente, puede ofrecer beneficios significativos a cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector, también debemos tener en cuenta que, su éxito dependerá de una evaluación cuidadosa tanto de las ventajas como de las posibles desventajas, junto con una selección meticulosa de los proveedores y un manejo efectivo de la relación contractual.
¿Dicho de otra manera? Amplía tu negocio, pero ten cuidado con quién metes en casa.
