Gestión de activos: Beneficios y funcionamiento de esta estrategia empresarial

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¿Qué es un activo?

No queramos empezar la casa por el tejado, así que, antes de nada, aclaremos qué es un activo.

En el ámbito empresarial, todo aquello que aporte beneficios se considera un activo. 

Tipos de activos

Y podemos diferenciar entre activos corrientes y no corrientes

Activos corrientes


Dentro de los corrientes, podemos encontrar por ejemplo:

  • Dinero en caja menor.
  • Saldo en las cuentas bancarias. 
  • Cuentas por cobrar.
  • Inventarios.
  • Fondos de inversión a la mano.

Activos no corrientes

En el caso de los no corrientes, citaremos: 

  • Inmuebles.
  • Vehículos.
  • Maquinaria.
  • Inversiones a largo plazo.

Activos tangibles e intangibles

A su vez, dentro de estos, podemos encontrar activos tangibles, como edificios o equipos, y activos intangibles, como derechos de autor o reconocimiento de marca. 

Debemos tener en cuenta que la gestión de activos abarca incluso la gestión de activos financieros, entre otros.

¿Cuál es la función de los activos?

El propósito fundamental de la gestión de activos es optimizar al máximo cada inversión y aumentar la competitividad de la empresa.

Enfocándonos en la gestión de los activos tangibles, nos encontramos con la gestión de activos físicos, que abarca todas las etapas del ciclo de vida de los activos. 

Esto incluye:

  • La planificación de aquellos elementos que contribuyan a los objetivos de la empresa.
  • La adquisición de nuevos activos.
  • El monitoreo constante de su rendimiento. 
  • La toma de decisiones sobre su sustitución en el momento adecuado. 

Para saber cómo se rige debemos acudir a la norma ISO 55000:2014, que es la referencia internacional para la gestión de activos.

Esta coordina el ciclo de vida completo de dichos activos. Lo que conlleva evaluar tanto las oportunidades como los riesgos en cada etapa para lograr el rendimiento deseado.

Gestión de activos vs. Gestión de mantenimiento de activos

Si bien el mantenimiento es fundamental para una adecuada gestión de activos, es importante diferenciar ambas áreas.

Mientras que la gestión de activos se encarga de administrar el ciclo de vida completo de cada equipo, los costos, la depreciación, entre otros aspectos, el mantenimiento de activos, se enfoca en un proceso continuo que busca mejorar seguridad y estado de los activos físicos a lo largo de su vida útil, así como la disponibilidad y confiabilidad.

Somos conscientes de que, en industrias con una gran cantidad de activos, asegurar su disponibilidad, confiabilidad y rentabilidad se convierte en una ventaja competitiva significativa.

Por decirlo de otra manera, la gestión de mantenimiento implica la planificación, programación y gestión de las tareas de mantenimiento, así como la asignación de recursos, incluyendo piezas, mano de obra y presupuesto. Si bien es una parte fundamental de la gestión de activos, no es la única.

Explorando el ciclo de vida de los activos

Cuando hablamos de gestión de activos, no nos limitamos a analizar el estado actual del activo, sino que abarcamos todo su ciclo de vida. 

¿Y de qué se compone este ciclo? Pues de cuatro etapas fundamentales:

1. Planificación

En esta fase, el gestor identifica obstáculos en los procesos de la empresa y busca la mejor solución mediante la adquisición del equipo más adecuado para resolver el problema.

2. Adquisición

Aquí se evalúa el potencial retorno de la inversión del activo, se considera el capital disponible y se toma la decisión final de adquirirlo.

3. Operación y Mantenimiento

Una vez que el activo está en funcionamiento, comienza a generar beneficios para la empresa. Sin embargo, con el tiempo, requiere un mayor nivel de mantenimiento. Esta etapa se puede representar mediante la conocida «curva de la tasa de fallos» (también llamada «curva de la bañera»).

4. Eliminación

Cuando el activo ha llegado al final de su vida útil, es necesario proceder a su desmantelamiento, reciclaje o retirada del mismo.

A menudo, muchas empresas tienden a centrarse únicamente en la tercera etapa, donde el activo tiene un impacto directo en el rendimiento empresarial. Sin embargo, es importante no pasar por alto ninguna de las fases mencionadas. 

Tomemos como ejemplo el sector de la energía renovable. En este sector, las empresas deben planificar con anticipación la adquisición de equipos y tecnologías para la generación de energía limpia, como paneles solares o turbinas eólicas, considerando las ubicaciones estratégicas y los recursos disponibles. 

Esta planificación minuciosa garantiza que los activos sean adecuados para maximizar la producción energética y reducir la dependencia de fuentes no renovables.

Sin embargo, tan importante como entender la vida útil de los activos es poder estimar su período de rendimiento óptimo.

De esta manera, se puede evaluar si el activo todavía está generando buenos resultados o si ha alcanzado una etapa de disminución en su desempeño. Estos datos resultan fundamentales al momento de decidir si es necesario reparar o reemplazar un activo que comienza a presentar indicios de fallo.

Estrategias de gestión de mantenimiento de activos

Durante la vida útil de los activos, es imprescindible tener una visión integral y considerar la cartera en su conjunto, en lugar de tratarlos individualmente. 

Por ende, el primer paso para elegir una estrategia de mantenimiento consiste en identificar, localizar y evaluar el estado de cada activo.

Este análisis inicial resulta fundamental para comprender las condiciones óptimas de funcionamiento del equipo y clasificarlos en función de su importancia. 

Estos datos permiten establecer prioridades adecuadas y definir la estrategia de mantenimiento más apropiada.

¿Ya están evaluados los activos? Pues ahora toca analizar las posibles causas de fallos. 

Realizar un análisis de causa raíz resulta altamente beneficioso en esta etapa del proceso. 

Asociar cada orden de trabajo a una causa específica de fallo garantiza que no se realicen tareas innecesarias y se enfoquen los esfuerzos en los aspectos críticos.

Es indispensable no pasar por alto la importancia a la hora de definir los indicadores clave de rendimiento, como:

  • El tiempo medio entre fallos (MTBF).
  • El tiempo medio de reparación (MTTR).
  • La eficiencia global de los equipos (OEE). 

Estos indicadores brindan información valiosa para evaluar la efectividad de la estrategia de mantenimiento y tomar decisiones fundamentadas. 

Por si no ha quedado claro, lo repetiremos: La medición y el seguimiento de los activos nos permite identificar áreas de mejora y optimizar los recursos disponibles.

Otra cosa a tener en cuenta es que la tecnología desempeña un papel fundamental en este proceso. 

Contar con una plataforma de mantenimiento inteligente, disponer de un sistema de gestión asistida de mantenimiento (GMAO) o tener a nuestra disposición un software de gestión de activos empresariales (EAM) resulta una opción excelente. 

Estas herramientas facilitan la gestión de la cartera de activos, el seguimiento en tiempo real de su estado, la planificación del mantenimiento y la generación automatizada de informes. 

Por favor, aprovechemos la tecnología. Esta, nos ayuda a potenciar la eficiencia y la toma de decisiones informadas en la gestión de mantenimiento de activos.

Beneficios en la gestión de activos

1. Optimizar la planificación económica

Al explorar el ciclo completo de los activos, adquieres una perspectiva más precisa de la duración operativa de cada equipo y el momento oportuno para su reemplazo. 

Esto te permite planificar de manera más efectiva la adquisición de equipos y los gastos de mantenimiento en cada fase de vida del activo.

2. Reducir los gastos operativos

Seleccionar la estrategia de mantenimiento apropiada en cada fase del ciclo de vida del activo posibilita identificar la alternativa que presente una óptima relación entre costos y beneficios, manteniendo así el nivel de servicio requerido y minimizando el riesgo en la mayor medida posible.

3. Incrementar la eficacia y disponibilidad

Mejorar la disponibilidad de los equipos, impulsa a su vez, el nivel de productividad. 

Además, hay que tener en cuenta que, al considerar que tanto la disponibilidad como el rendimiento son variables determinantes en el cálculo de la Eficiencia Global de los Equipos (OEE), se logra un incremento significativo en su eficacia.

4. Fortalecer la fiabilidad de cada activo

El propósito de la administración de activos es asegurar un rendimiento óptimo a largo plazo. Es decir, se enfoca en incrementar la confiabilidad de los activos y garantizar así, su funcionamiento en el momento requerido.

5. Tomar decisiones fundamentadas

Anteriormente ya lo hemos comentado, pero otra fortaleza de la gestión de activos radica en la capacidad de tomar decisiones fundamentadas. 

Al centralizar toda la información relacionada con los activos, obtenemos una comprensión más precisa sobre la estrategia más adecuada para cada caso, evaluando si es conveniente continuar con las reparaciones o proceder a su reemplazo.

6. Garantizar el cumplimiento de los procesos y regulaciones

Mediante la supervisión de todos tus activos y la verificación continua de su confiabilidad, puedes asegurarte de cumplir con todas las regulaciones de tu sector y garantizar el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.

7. Potenciar la gestión de riesgos y la seguridad

Al desarrollar una estrategia de gestión de activos, resulta esencial tener un conocimiento profundo del estado de cada uno. De esta manera, se puede supervisar la importancia de cada activo y prevenir que representen un riesgo para la seguridad.

¿Cómo desarrollar un plan de gestión de activos?

El desarrollo de un plan de gestión de activos es fundamental para lograr los objetivos de gestión. 

Sin embargo, ¿por dónde debemos comenzar?

Desde Improven os dejamos 4 pasos clave para crear un plan de gestión de activos eficaz.

1. Establecer los objetivos 

Es importante alinear los objetivos con los de la empresa, considerando también los desafíos, prioridades y capacidades específicas.

Reflexiona sobre los objetivos de la empresa y cómo tu plan de gestión de activos puede contribuir a alcanzarlos.

Al definir los objetivos, asegúrate de que sean SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos. Estos deben estar estrechamente relacionados con la misión, visión y objetivos de la empresa. 

2. Elaborar una estrategia

Para lograr tus objetivos, es necesario desarrollar una estrategia sólida.

Este paso te dará la oportunidad de auditar tus activos, creando un inventario nuevo o actualizando el existente. Al realizar un balance de tu inventario, ten en cuenta las siguientes preguntas:

  • ¿Qué activos pertenecen a la empresa?
  • ¿Dónde se encuentran?
  • ¿En qué estado se encuentran?
  • ¿Cuál es su vida útil restante?
  • ¿Cuál es su valor económico?

Una vez que se haya definido la estrategia, el siguiente paso es anticipar posibles riesgos que puedan surgir.

3. Gestión de riesgos

Existen 4 razones principales por las que los activos pueden fallar:

  • Incapacidad para satisfacer la demanda.
  • Fallos en los niveles de servicio.
  • Problemas económicos: los costos operativos superan el valor del activo.
  • Fin de la vida útil, dejando de funcionar.

Una vez completada esta tarea, es posible evaluar el nivel de riesgo en términos de impacto en el resto de la empresa. 

El plan de gestión de activos puede priorizar aquellos activos con mayor riesgo para la empresa, de modo que puedan ser abordados de manera proactiva. Recuerda, la planificación anticipada ayuda a evitar estos fallos. 

4. Monitoreo de activos

Esta etapa se lleva a cabo durante todo el ciclo de vida del activo una vez que está en funcionamiento. 

El seguimiento del ciclo de vida de tus activos te permitirá supervisar su eficacia y eficiencia. A partir de ahí, se pueden tomar decisiones como actualizaciones, cambios en las estrategias de mantenimiento o inversiones.

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