En Improven creemos que el éxito de una empresa está estrechamente relacionado con la cultura, el ambiente laboral y la motivación de su personal.
En este sentido, la inversión y planificación estratégica de la comunicación interna son fundamentales para el adecuado funcionamiento y la productividad de las organizaciones.
¿Qué opinas del sistema de comunicación interna en tu empresa?
Debemos entender antes de nada que la comunicación es una pieza clave tanto en el ámbito laboral como en el personal, siendo esencial para el éxito de las relaciones.
Cuando los empleados cuentan con información valiosa acerca de la empresa en la que trabajan, sus tareas y los equipos con los que colaboran, se facilita el cumplimiento conjunto de objetivos en un ambiente fluido.
En este artículo, os indicaremos los pasos a seguir para evaluar la comunicación interna en las empresas, y de regalo, os ofreceremos unos consejos prácticos y efectivos para mejorarla de manera rápida y eficaz.
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna, tal y como su nombre sugiere, comprende el conjunto de expresiones y transmisión de conocimiento e información que ocurre dentro de una empresa, abarcando a su plantilla, departamentos y cargos directivos.
Hablamos de esa comunicación que abarca tanto la divulgación del plan empresarial, los objetivos a alcanzar y los resultados obtenidos, como los valores, ideales y la cultura corporativa de la empresa.
Es de suma importancia que en una empresa todos los miembros reciban este tipo de comunicación interna, ya que fortalece los lazos entre individuos, equipos y la visión compartida para alcanzar los mismos propósitos.
Mantener a todos los departamentos informados acerca de las nuevas acciones a implementar, la evolución de las ventas o simplemente los cambios en el personal, les hará sentirse parte de una entidad. De un todo.
Y eso hará que el rendimiento y el trabajo se potencien significativamente.
¿Por qué debemos implementar la comunicación interna en nuestra empresa?
La importancia de establecer una sólida estrategia de comunicación interna radica en el correcto funcionamiento y rendimiento óptimo de una empresa.
Cuando la comunicación:
- Fluye de manera continua y clara.
- Llega a todos los miembros.
- Les ofrece información sobre los objetivos, la organización de las tareas y las responsabilidades de cada compañero en su puesto.
Decir que esta dinámica contribuye a mejorar los beneficios y resultados de la empresa a largo plazo, es quedarse corto.
Asimismo, una comunicación interna accesible fortalece las relaciones interpersonales y entre departamentos, fomentando la motivación y enriqueciendo la cultura corporativa.
Todo esto repercute en una mayor calidad en la ejecución del trabajo, incrementando la motivación del personal y elevando la productividad mediante una mejor organización general de los procesos.
El hecho de que cada individuo conozca claramente el propósito de su labor y cómo llevarla a cabo es fundamental para ello.
Además, la comunicación dentro de la empresa consolida el compromiso de los empleados hacia la organización, reduciendo la rotación del personal y facilitando la adaptación de nuevos trabajadores a un ritmo laboral fundamentado en una comunicación efectiva y transparente.
Tipos de comunicación interna
La comunicación interna dentro de una empresa desempeña un papel crucial en el funcionamiento y el éxito de la organización.
Si bien es importante considerar cómo transmitir la información a los equipos, también es fundamental comprender qué tipo de comunicación interna es más adecuada en cada situación específica.
En este sentido, resulta beneficioso clasificar la comunicación interna en diversos tipos según el destinatario final, lo que nos permite adaptarla de manera más efectiva a las necesidades y particularidades de cada área y nivel jerárquico.
1. Comunicación Vertical
Este tipo de comunicación interna es el más conocido, ya que se desplaza desde los cargos directivos hasta todos los miembros de la empresa y viceversa.
Aquí se incluyen:
- Las circulares o newsletters mensuales sobre los logros de objetivos y resultados.
- Artículos con información relevante sobre el sector de la empresa.
- Informes que detallan la cultura y visión corporativa.
- Toda información que alinee a la empresa en una misma dirección.
Cuando se invierte la corriente y la comunicación proviene de los departamentos hacia el equipo directivo, este debe verlo como:
- Una comunicación basada en las ideas surgidas en las reuniones periódicas.
- Sugerencias para mejorar la organización y productividad.
- Análisis de desempeño.
- Retroalimentación desde el punto de vista de los motores de la empresa, sus empleados.
2. Comunicación Horizontal
Ocurre entre departamentos y personas con roles similares dentro de la empresa. Si la comunicación vertical incluye a todos, esta es un poco más selectiva y se mantiene dentro de los círculos donde la información es realmente relevante.
Aquí se incluyen entre otros:
- Los puntos e ideas más destacadas de las reuniones departamentales.
- La organización de los equipos de trabajo para proyectos específicos.
- Comunicaciones con los clientes.
3. Comunicación Segmentada
La comunicación interna dentro de la empresa no siempre necesita dirigirse a todas las personas que trabajan en ella.
Es necesario segmentar a qué departamentos y personas implica la información, y es esencial para el desarrollo de su trabajo.
4. Comunicación General
A diferencia de la comunicación segmentada, en este tipo de comunicación interna es importante involucrar a todos los empleados para que la empresa trabaje y se mueva con los mismos objetivos.
Una forma de lograr esto es:
- Mediante el envío de newsletters informativas al equipo.
- Reuniones generales.
- Uso de programas de mensajería interna y software de recursos humanos.
¿Cómo mejorar la comunicación de mi empresa?
Tal y como hemos mencionado, el arte de la comunicación es una habilidad esencial en el ámbito empresarial, pero a menudo puede representar un desafío para muchas organizaciones.
Sin embargo, con una adecuada planificación estratégica, la implementación de herramientas prácticas, y un desarrollo de estas habilidades en los roles comunicadores, es posible superar esta barrera y convertirla en un pilar de éxito en el ámbito interno.
Y por fin llegamos al momento que todos estábamos esperando. Aquí te dejamos algunos consejos con el propósito de mejorar la comunicación en tu empresa:
¿Cómo elaborar una estrategia de comunicación?
Antes de embarcarnos en cualquier proyecto, es fundamental definir claramente los objetivos a alcanzar. Nuestra hoja de ruta.
¿Hacia dónde vamos?
Pues lo mismo ocurre con la comunicación interna de la empresa.
Diseñar una estrategia cuidadosa y precisa sobre qué tipo de comunicación establecer, cómo llevarla a cabo y cuándo compartirla con todo el personal resulta esencial para su éxito.
En este sentido, la creación de un plan de acción específico para implementarla es altamente recomendable.
Al diseñar dicho plan, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos clave:
- Elección del lenguaje y tono de la comunicación: Este punto debe ajustarse a la cultura corporativa de la empresa. Determinar si se empleará un tono más formal o informal al dirigirse a los empleados, de modo que la comunicación sea coherente con los valores y la identidad de la organización.
- Definición de la información a compartir: Cada comunicación interna debe estar enfocada en transmitir puntos e ideas específicas y relevantes. Evitar la sobrecarga de información es esencial para asegurar que los mensajes sean claros y se comprendan plenamente.
- Establecimiento de la periodicidad de la comunicación: Es importante determinar con qué frecuencia se compartirán las comunicaciones. Se puede optar por un enfoque mensual, trimestral o anual, dependiendo de la naturaleza de la información y la dinámica de la empresa. Esto asegura que la cantidad de información compartida sea apropiada y se mantenga una comunicación constante y efectiva.
- Selección de los canales de comunicación: La forma en que se transmitirá la información es crucial para llegar al público objetivo. Se puede optar por utilizar newsletter, correos electrónicos corporativos, reuniones presenciales o videoconferencias, entre otros. La elección de los canales debe estar alineada con las preferencias y necesidades de los empleados, garantizando así una comunicación óptima.
- Desarrollo de Habilidades de Comunicación en los niveles/roles de la empresa que tendrán la responsabilidad de comunicar. Muchas veces la comunicación no surte el efecto deseado, o no llega a todos los niveles de la misma forma, no tanto por el contenido del mensaje (el QUE) sino por el COMO es transmitida. Aquí nos referimos a esa habilidad en la interlocución sea esta verbal o escrita, a la habilidad de ser asertivos y en procurar un estilo que se acompase con la cultura de la empresa y su visión estratégica.
Comunicación ágil y efectiva: Herramientas agile
En un mundo cada vez más interconectado y globalizado, la implementación de herramientas agile no solo potencia la productividad, sino que también facilita enormemente la comunicación interna dentro de la empresa.
El empleo de estas herramientas modernas y dinámicas permite a los equipos la posibilidad de conocer con precisión qué proyectos se encuentran en desarrollo, cuáles son las tareas asignadas para cada uno, la documentación asociada, los departamentos involucrados y cuál es el objetivo global que persiguen.
Al principio, reconocemos que puede costar adaptarse. Sin embargo, una vez superados los primeros días, hasta el empleado más reticente a este tipo de tecnología, termina reconociendo su utilidad.
Además, la gran ventaja radica en que la gran mayoría de estas herramientas están diseñadas para ser fácilmente descargadas en diversos dispositivos, lo que permite mantener los proyectos actualizados en tiempo real y mantener informado a cada miembro del equipo en el momento preciso.
Estas herramientas agile suelen incluir características como:
- Tableros visuales.
- Actualización en tiempo real.
- Notificaciones automáticas.
- Posibilidad de asignar tareas específicas a cada miembro del equipo.
Además, al tener acceso a la misma plataforma y compartir información de manera centralizada, se evitan malentendidos y se optimizan los flujos de trabajo.
Es importante destacar que la implementación de estas herramientas agile no solo impacta positivamente en la comunicación interna, sino que también contribuye a una cultura de trabajo más eficiente y colaborativa en toda la empresa.
Rompe cualquier barrera comunicativa
En ocasiones, la comunicación interna puede quedarse estancada y no lograr llegar a todas las personas involucradas, lo que da lugar a la falta de información o incluso a la desinformación en asuntos relevantes para la empresa.
Para abordar este desafío, es fundamental abrir diversos canales de comunicación interna que estén disponibles para todos los miembros del equipo.
Esta práctica garantiza que la información esté al alcance de todos, lo que fomenta un sentido de pertenencia y relevancia en cada individuo.
En este sentido, es imprescindible proporcionar a los trabajadores un sistema de comunicación interna que facilite el intercambio de necesidades, estados de trabajo e ideas para el desarrollo conjunto.
Al hacerlo, se logra que la comunicación sea transparente y accesible para todos los colaboradores.
Cuando la información fluye sin obstáculos, se fortalece la colaboración entre los equipos y se facilita el intercambio de ideas y conocimientos, lo que finalmente se traduce en un aumento de la productividad.
La creación de un ambiente propicio para compartir información y opiniones contribuye a fortalecer el sentido de comunidad y compromiso con los objetivos comunes de la empresa.
Para lograr el éxito en esta área, es fundamental adoptar tecnologías y herramientas adecuadas que faciliten la comunicación interna.
Desde plataformas de mensajería instantánea y redes sociales corporativas, hasta Intranets y newsletters informativas, como se puede ver, las opciones son variadas y pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada organización.
Empodera a tus empleados
En un apartado anterior, hemos examinado los distintos tipos de comunicación presentes en la empresa. La diversificación y apertura de todas estas posibilidades enriquecen el conocimiento que cada individuo posee sobre diferentes aspectos organizacionales.
En este contexto, la comunicación no debe limitarse únicamente a una dirección, sino que debe ser bidireccional e involucrar activamente a los empleados. Tanto informar a las personas como conocer sus inquietudes y problemas resulta de igual importancia.
Sin embargo, este enfoque no siempre es sencillo, ya que algunas personas pueden mostrar reticencia a expresar y compartir sus ideas.
Por tanto, se torna fundamental crear una cultura empresarial que fomente una comunicación sólida y efectiva en toda la organización y establecer las mejores vías para su transmisión.
Para lograr la participación activa de los empleados en la comunicación interna, es recomendable implementar prácticas como:
Encuestas y buzones de sugerencias
Establecer mecanismos que faciliten la expresión de opiniones y propuestas por parte de los empleados, incluso de forma anónima si así lo desean, para que se sientan más cómodos al compartir sus ideas.
Reuniones de retroalimentación (Feedback)
Fomentar espacios periódicos en los que los empleados puedan expresar sus inquietudes y plantear preguntas o sugerencias directamente a los líderes y responsables de la empresa.
Programas de mentoría y coaching
Estimular el desarrollo personal y profesional de los empleados a través de programas que fomenten la comunicación y el aprendizaje mutuo.
Cultura de puertas abiertas
Fomentar una cultura organizacional en la que los líderes y directivos estén accesibles y dispuestos a escuchar y dialogar con los empleados en cualquier momento.
Unifica la voz de tu empresa.
A menudo, la responsabilidad de la comunicación interna en una empresa no recae únicamente en la alta dirección.
En algunas situaciones, es esencial aprender a delegar, buscar asesoramiento y permitir que otras personas se encarguen de los proyectos para alcanzar los objetivos deseados de manera más efectiva.
Una alternativa valiosa es crear un departamento dedicado específicamente a la comunicación o seleccionar individuos capacitados para recopilar la información necesaria para las comunicaciones internas.
Estos profesionales de la comunicación pueden prestar asesoramiento para establecer una estrategia comunicativa más efectiva, implementar métodos novedosos y mejorar los procesos existentes.
En nuestro artículo, hemos subrayado la importancia y los beneficios de contar con un sistema sólido de comunicación interna en las empresas.
Sin embargo, en muchas ocasiones, este aspecto no recibe la atención que merece, quizás debido a la falta de conocimiento sobre cómo abordarlo, lo que lleva a postergar su resolución.
No obstante, mediante estas cinco estrategias para mejorar la comunicación en tu empresa, buscamos ofrecerte la asistencia necesaria para fortalecer la comunicación interna y evaluar cuál de estas opciones se adapta mejor al modelo de tu organización.
El éxito de una empresa está estrechamente vinculado con su cultura, el ambiente laboral y la motivación de su equipo humano.
Por lo tanto, invertir y planificar estratégicamente la comunicación interna resulta esencial para garantizar el adecuado funcionamiento y la productividad de la organización.
