Des de fa temps escoltem en pràcticament tot arreu allò de “fomentar la cultura de la dada”, no obstant això, diversos estudis posen de manifest que encara avui poques empreses utilitzen les dades per a la seva presa de decisions i guiar les seves estratègies. Si volem saber com d'avançats estem en aquest procés de gestió de la dada hem de respondre les següents preguntes:
- Tenim una estratègia de dades com a organització definida?
- Existeixen problemes actuals en els quals les dades podrien ajudar?
- Es comprèn quines dades existeixen? la gent confia en ells?
- Quines capacitats de dades tenen els empleats? Detectem deficiències en aquestes habilitats?
- Seguim bones pràctiques d'anàlisis?
Les respostes ens donaran pistes de com d'avançat tenim el camí i quines coses ens queden encara per implantar per a assegurar ser una empresa Data Driven, que, a més de ser un terme molt utilitzat últimament, és un objectiu que hem de marcar-nos en el curt termini.
Què és la cultura de la dada
Es tendeix a pensar que l' anàlisi de dades és una funció únicament dels comandaments directius o comandaments intermedis, però això és erroni, tots els empleats en una empresa data driven, o que aspira a ser-ho, han de prendre decisions constantment i en molts casos amb implicacions a nivell global. Per això és important que aquestes decisions estiguin basades en dades i no en intuïció o tendències. Si bé és cert que gestionar les dades del dia a dia en l'organització és complicat (diàriament és manegen una gran quantitat de dades procedents de fonts molt diverses i el seu volum va creixent de manera exponencial), ser capaços de analitzar aquestes dades i transformar-los en coneixement útil té un impacte directe en la rendibilitat del negoci.
Ni què dir té que moltes vegades oblidem que les dades no tenen amo en l'organització, són comunes i han de ser compartits, la dada és la nova eina, i, ben utilitzada, permet a tots prendre millors decisions en el nostre dia a dia. Això és el que es coneix com “cultura de la dada”.
Precisament una de les principals claus d'establir una cultura d'anàlisi de dades a nivell empresarial és cohesionar i tenir integrada tota la informació de les diferents àrees. Això ajuda a unificar totes les visions i així prendre decisions que beneficiïn al conjunt i responguin als objectius comuns.
Implantació de la cultura de la dada
Implantar la cultura de la dada en l'empresa, suposa involucrar a tota l'organització i, per a això, es necessita alguna cosa més que tecnologia: es requereix un canvi de mentalitat, actituds i hàbits.
En els últims anys s'han invertit milions d'euros a implantar grans sistemes de captació, emmagatzematge o visualització de dades, sense tenir al cap la seva explotació. A més, aquest procés no és exclusiu d'un determinat departament (gairebé sempre relacionat amb sistemes o IT), sinó que són els diferents departaments els qui han de treballar de manera conjunta per a definir com estructurar, emmagatzemar i captar les dades.
Alguna cosa que venim trobant en el nostre pas per múltiples clients, de diversos sectors i grandàries, és un GAP important entre el discurs relacionat amb la cultura de la dada i la realitat que viu l'organització que, encara que és cert que la situació de pandèmia ha ajudat a accelerar aquest canvi, encara continuem trobant problemes en la implantació d'aquesta mena de cultures.
Cultura de la dada significa prendre decisions
Tindre una cultura de la dada va més enllà de mostrar indicadors en els comitès de direcció, o consells d'administració. La cultura de la dada significa prendre decisions basades en l'anàlisi i interpretació d'aquests en vistes de millorar, i és aquí on trobem les dificultats. La dada per si només no té valor, és l'anàlisi i interpretació del mateix el que de veritat aporta. De res serveix plasmar la dada sinó fixem metes i generem plans d'acció per a les desviacions.
Evidentment, la visualització i accés a les dades és una part molt important, però parlant de cultura, com involucrem a les persones i com aquestes entenen la importància de les dades és clau per a l'objectiu.
Empresa Data Driven
Ser empresa Data Driven requereix fiabilitat de dades, però també entendre què volem mesurar i visualitzar amb ells i, a més, conèixer els nostres processos i involucrar a les persones que la componen doncs en tot projecte de transformació, cal educar, formar i capacitar.
Podem distingir diverses fites per a assegurar que aquesta cultura s'implanta amb èxit:
- Identificar què volem mesurar. Es tracta d'identificar els punts crítics de la nostra operativa i indicadors clau que ens serveixin d'alarma per a prendre decisions, així com identificar quins objectius volem marcar.
- Entendre detalladament els processos en els quals se suporten les dades. Hem d'identificar si en el desenvolupament normal dels meus processos, la captació de dades és prou representativa ja que la forma en la qual captem les dades pot portar-nos a lectures distintes de la mateixa dada, per això és important aquest punt, perquè a l'hora d'analitzar-lo sapiguem identificar possibles focus de desviacions.
- Identificar responsabilitats. Hem de definir qui ha de decidir sobre les variacions que es visualitzen, qui té poder d'actuació en cada punt del procés i de quina manera pot influir. A més, s'ha de generar un ecosistema que fomenti la curiositat i el pensament crític en general i el relacionat amb les dades en particular.
- Assegurar la qualitat de la dada. És necessari que la dada que s'observa reflecteixi la realitat, no contingui errors o anomalies, sigui comprensible i entès per tots i fiable, només així podrem prendre decisions basades en ell, perquè si deixem de creure en les dades, el cicle torna a començar. En aquest punt entra en joc una cosa de la qual parlarem més endavant i que consisteix a establir una governança de la dada.
- Facilitar l'accés a les dades i assegurar que els sistemes responen a les necessitats. La tecnologia aquí és només l'eina per a aconseguir el propòsit, que ajuda i facilita que les persones s'involucrin i es facin responsables dels resultats, així com de perseguir les dades correctes.
Què volem mesurar?
És important dissenyar què voldrem obtenir com a producte final, és a dir, què indicadors clau per a la presa de decisions necessitarem i, per a això, primer hem de fer-nos les preguntes adequades i que els diferents departaments treballin conjuntament a definir la estratègia de dades.
En aquest punt, proposem tres fases per a dissenyes els indicadors que formaran part del quadre de comandament final:
En aquest punt és interessant posar l'accent que els sistemes no van primer, en aquest cas, correm el risc de no adequar-nos a les necessitats del que busquem, i acabar per deixar d'utilitzar les dades, tornant al punt inicial. Hem d'entendre que el primer és dibuixar l'objectiu, responent a la pregunta per a què volem mesurar això o l'altre?, després ja veurem a través de quina eina aconseguim el nostre objectiu.
La importància de seleccionar els KPIs
Això ens genera un inventari de indicadors necessaris amb un objectiu i descripció del que es vol aconseguir a partir del qual dissenyar nostre sistema de indicadors, l'estructura amb la qual cada departament es gestionarà i com es relacionen entre ells (quins són compartits, quins nivells d'agregació o detall es necessita en funció de l'interlocutor i el fòrum en el qual s'utilitzaran…).
Cal destacar que dissenyar un bon sistema d'indicadors és un pas importantíssim en aquest procés, ha de ser prou detallat però senzill com perquè realment faciliti la presa de decisions, tots ho comprenguin i puguin identificar els impactes de les seves accions. En aquest disseny hem de tenir en compte que els diferents indicadors de les capes inferiors i superiors han d'estar relacionats.
ENTENDRE ELS PROCESSOS
Perquè aquest sistema ideal tingui sentit, hem de creuar-lo amb la realitat dels processos, entenent com es duen a terme i per qui, quins són els inicis, finals o fites clau de cadascun. Resumint, hem de poder contestar les següents qüestions: Són els nostres processos prou capaços?, les dades que s'obtenen d'ells reflecteixen la realitat?, quins decalatges o correccions d'aquesta realitat estan recollint les nostres dades?, són aquestes dades suficients per a poder calcular els indicadors plantejats i identificar les desviacions?
En cas que alguna de les preguntes anteriors no la responguem amb un rotund SI, o que els nostres processos canviïn, caldria revisar els processos i modificar aquells punts de conflicte.
Aquest és un punt crític per a poder assegurar la fiabilitat de la dada, si les dades que captem dels nostres processos no reflecteixen la realitat o tenim massa “correccions” plantejades, la connexió entre els indicadors i el funcionament normal de l'organització es perdrà.
IDENTIFICAR RESPONSABILITATS
És el moment d'identificar qui té poder d'actuació sobre cada dada, qui pot modificar-lo o identificar anomalies.
Recordem que el principal objectiu és usar les dades per a prendre decisions, d'aquí la importància de reflectir la realitat i que cada persona es faci responsable dels resultats que es mostren.
Aquesta identificació permet a més ajudar a fomentar l'ús de les dades, incorporant a les rutines de les persones implicades la revisió, actualització o generació de plans d'acció.
ASSEGURAR LA QUALITAT DE LA DADA
D'aquest punt val la pena parlar llargament, com comentàvem una vegada i una altra, si això no pot assegurar-se, qualsevol intent per generar una cultura de presa de decisions sobre la base de dades fracassarà, prendre decisions sobre la base de dades poc fiables pot ser igual o més perillós que fer-ho sense dades.
Els processos definits i la tecnologia utilitzada deuen facilitar que les dades que extraguem estiguin organitzats i en el seu degut format, siguin precisos i estiguin prou documentats per a no contenir errors, no ser redundants ni contenir duplicitats.
FACILITAR L'ACCÉS A LES DADES
L'últim pas per a assegurar que podem gestionem correctament les dades i que aquests ens són útils és donar accés a tots els implicats.
Més amunt parlàvem de definir responsabilitats, doncs bé, totes aquelles persones identificades necessiten poder accedir de manera senzilla i àgil a les dades. Si per a poder prendre decisions hem de passar llargues hores preparant les dades i generant anàlisis, les decisions que prenguem després poden estar desfasades i correm el risc de no ser capaços de respondre amb agilitat, per això cal crear un sistema de reporting accessible amb eines que ens proporcionin un accés a les dades àgil, i que ens capaciti en l'anàlisi i interpretació d'aquests.
Per a això és per al que s'utilitzen les eines de visualització de dades:ens ajuden al fet que la informació sigui presentada de manera adequada i sintetitzada, ja que només una visualització d'aquest tipus resulta eficaç perquè redueix la confusió per acumulació de gran quantitat de dades i separa i ressalta la informació realment útil.
I ara que tenim clar què és això del Data Driven i quines fites hem d'aconseguir, hem de recordar que tot això ha d'estar suportat per una cultura col·laborativa i orientada a tenir dades suficients i fiables per a generar informació valuosa per a la presa de decisions. En una organització amb cultura de la dada implantada, els membres fan preguntes complexes, qüestionen les idees i treballen en equip per a millorar l'organització basant les seves decisions en les dades.
Establir aquesta cultura de la dada en l'organització, és cada vegada més vital
L'escenari actual és complex i la competitivitat de les empreses dependrà cada vegada més de l'agilitat amb la qual són capaces d'adaptar-se a la contínua incertesa del mercat. Això suposa poder prendre decisions ràpidament, però, a més, basades en uns fonaments sòlids, i no únicament en l'experiència,ja que això ens ajudarà a entendre el passat, però els paradigmes futurs estan en constant canvi.
