Tens la necessitat que els teus processos interns de nòmines i facturació siguin més eficients? Vegem com fer una implantació de millora de processos!
Per quins departaments/persones passa? El flux és lògic i eficient? Quina part dels processos són manuals (incloem Excel aquí) i quins no? Per què? Podrien incloure's en el sistema (ERP)?
Les persones coneixen la importància del procés? Assumeixen el procés com a propi del seu lloc de treball? Compleixen els processos les polítiques internes de Compliance? Quines són les mètriques de mesurament dels processos?
En Improven realitzem un diagnòstic de processos per a donar resposta a preguntes com les anteriors i plantejar accions per a implantar les millores identificades.
Amb l'objectiu d'incrementar l'eficiència de les activitats i eliminar reprocessos, et comptem aquest cas d'èxit el projecte del qual se centra en tres components clau: processos, persones i eines. Aquests elements han d'estar perfectament integrats per a aconseguir l'eficiència desitjada.
1. Processos: eliminar ineficiències
Per a realitzar una implantació de metodologia i procediment als processos de nòmines i facturació i, sobre la base de les anàlisis realitzades durant la fase de diagnòstic, eliminem i corregim les principals fonts d'ineficiència detectades a partir de metodologia i procedimentació, deixant estandarditzats els processos.
Quines són les fases que realitzem en aquest cas?
- Implantació de plantilles en coordinadors
- Objetiu: Recopilar informació de manera uniforme i oportuna.
- Acció: Desenvolupar plantilles estàndard per a coordinadors que facilitin la recopilació i gestió de dades.
- Revisió de nòmines
- Objetiu: Eliminar el procés de revisió manual.
- Acció: Implementar un sistema amb l'eina digital que més s'adapti a les teves necessitats amb la finalitat de reduir tant errors com la necessitat de punteos manuals.
- Obertura d'incidències de forma estandard
- Objetiu: Estandarditzar la gestió d'incidències.
- Acció: Crear un procés uniforme per a l'obertura i seguiment d'incidències, millorant l'eficiència del CSC.
- Eliminar tasques de no valor
- Objetiu: Eliminar activitats que no aporten valor.
- Acció: Avaluar i eliminar processos innecessaris, com a validacions teòriques que no contribueixen al valor del procés.
2. Persones: capacitació i alineació
El segon component, l'humà, és crucial per a l'èxit de qualsevol projecte.
En aquest cas ens assegurem que tots els empleats comprenguessin i assumissin les seves responsabilitats. Un pas molt inicial i essencial que pot semblar obvi, però no és sempre així.
A més, és primordial dotar de metodologia, estandardització i formació al personal implicat en l'execució de les tasques definides.
Una vegada estan els processos definits, les eines per a dotar de formació ja s'han proporcionat, i les responsabilitats i metodologies al personal implicat estan assignades, l'equip comença a funcionar millor.
Quins punts van ser claus durant el projecte?
- Implantació de DPT’s per Lloc
- Objetiu: Aclarir rols i responsabilitats.
- Acció: Definir detalladament les funcions de cada lloc, assegurant una comprensió clara i una correcta implementació de WorkTime.
- Formació en Conceptes de Facturació
- Objetiu: Millorar el coneixement i habilitats del personal.
- Acció: Implementar un pla de formació continu per a responsables de gestió, cobrint conceptes clau de nòmines i facturació.
- Incrementar la Polivalència dels Equips
- Objetiu: Optimitzar l'ús de recursos humans.
- Acció: Fomentar la polivalència dels equips per a una major flexibilitat i eficiència operativa.
3. Eines: integració i optimització
El tercer i últim component clau per a eliminar els reprocessos: les ferramentes tecnològiques. Aquestes són fonamentals per a recolzar els processos i les persones.
Alinear eines actuals (WorkTime) i identificar quines són les més adequades per als processos de nòmines i facturació, així com garantir l'adequat engranatge entre processos i persones, va permetre a l'empresa tenir visibilitat de la realitat de l'operativa.
A continuació, et nomenem els cinc àmbits que Improven va treballar amb l'empresa:
- Enteniment worktime i Alineament amb la resta de plataformes
- Objetiu: Garantir la coherència i fiabilitat de les dades.
- Acció: Analitzar i adaptar WorkTime perquè s'integri perfectament amb altres sistemes i reflecteixi les necessitats diàries dels serveis.
- Passos per a una alineació correcta
- Avaluar qui ha de fer quines coses i deixar-ho definit.
- Entendre el procés que s'ha de seguir i analitzar quins factors són clau perquè la informació sigui la millor.
- Identificar possibles dificultats que puguin aparèixer durant el procés d'implantació i facin canviar algun detall del procés
- Adaptar l'eina al dia a dia dels serveis, coordinadors i RG’s, així com, de manera intrínseca al CSC.
- Creació de Quadres de Comandament per àrea
- Objetiu: Facilitar la presa de decisions basada en dades.
- Acció: Desenvolupar quadres de comandament per àrea que proporcionin visibilitat i control sobre els processos de nòmines i facturació.
- Pots veure els quadres de comandament comercial i financer que podem ajudar-te a realitzar.
- Alineament PeopleSoft amb processos nòmina – facturació
- Objetiu: Millorar l'eficiència i precisió de les dades.
- Acció: Ajustar PeopleSoft per a eliminar treballs manuals i millorar la integració de dades contractuals i de nòmines.
- Creació i implantació de quadres de nòmines
- Objectiu: Ajuda a la reducció dels temps de recopilació d'informació, revisió de nòmines i, sobretot, resolució de reclamacions…
- Acción: desde la delegación se enviaría una información mucho más trabajada y supervisada.
Però… Per on començo?
Millorar l'eficiència dels processos interns en les empreses és fonamental per a incrementar la productivitat i reduir els reprocessos. A través de la implementació de plantilles estandarditzades, formació del personal i la integració d'eines tecnològiques, les companyies poden optimitzar les seves operacions i assegurar un creixement sostenible a llarg termini.
En Improven t'acompanyem. Vols conèixer els nostres casos d'èxit? Comencem!
Fases per a saber com millorar els processos interns de les companyies
En el competitivo mundo empresarial actual, mejorar y saber cómo llevar a cabo una implantación de mejora de procesos internos es esencial para asegurar la eficiencia, reducir costes y mantener una ventaja competitiva. Las empresas deben ser ágiles y capaces de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, lo que requiere una revisión continua y optimización de sus operaciones.
En aquest article, t'explicarem les diferents fases fonamentals que hauria de portar una empresa amb la finalitat de millorar els processos interns de la companyia, des de la identificació d'ineficiències fins a la implementació de solucions tecnològiques i estratègiques.
Aprendràs com aquestes millores no sols poden arribar a augmentar la productivitat, sinó que també enforteixen la capacitat de la teva empresa per a innovar i créixer en un entorn dinàmic, a més de saber com implementar millores estratègiques i tecnològiques per a aconseguir l'èxit empresarial. Comencem!
Fase 1: Disseny. Valoració o Pla
Quins són els objectius inicials?
- Visió independent.
- Identificar oportunitats.
- Determinar accions realistes.
- Quantificar l'impacte.
- Definir Pla & Mapa de riscos.
Què aportem des de Improven?
- Una profunda anàlisi del negoci.
- Enfocaments consensuats basats a maximitzar la creativitat col·lectiva.
- Solucionar temes que estan “sobre la taula”.
- Pla d'acció accionable.
Aquesta primera fase del projecte finalitza amb la presentació de les conclusions dels processos, accions de millora i pla d'acció. Es realitzen sessions d'ideació efectives, observació i inspiració, fent ús de diferents tècniques de creativitat, amb la finalitat de poder obtenir resultats més pròxims a les necessitats dels clients.
Fase 2: Execució
Quins són els objectius de l'empresa?
- Implantar els processos interns amb l'equip.
- Activar noves pràctiques.
- Secundar o prendre decisions.
- Aconseguir els resultats.
- Capacitar a l'equip.
Com ho fem i què et podem aportar des de Improven?
- Velocitat en la implantació.
- Saber fer els canvis.
- Involucrar l'equip.
- Integrar-nos en el dia a dia.
Fase 3: Actualització
La tercera i última fase és crucial per a aconseguir realment el que volem. Canvis en els resultats.
Quins són els objectius?
- Mantenir els canvis.
- Supervisar els indicadors.
- Participació en Consells.
- Presupostos anuals.
- Inteligència de Negoci.
Què et podem aportar des de Improven?
- Aconseguir que els resultats perdurin més enllà de la nostra col·laboració.
- Ajudar a estar al dia de les millors pràctiques de gestió.
A canviar processos!
Millorar els processos interns és un esforç continu que requereix planificació estratègica, execució eficient i actualització constant. A través de les fases descrites, les empreses poden transformar les seves operacions, aconseguint una major eficiència i un avantatge competitiu sostenible.
Si vols conèixer els nostres casos d'èxit per a veure com duem a terme una implantació de millora de processos, no dubtis a consultar-nos. T'acompanyem?
