Els nostres clients esperen cada dia més de nosaltres, canvis més ràpids, dissenys més innovadors, preus més baixos, comandes més flexibles, i servei i qualitat perfecta tot el temps.

El Llegeixin Office: Un factor clau de productivitat

Llegeixin Office és una filosofia de treball en la qual el valor generat per al client dirigeix les operacions i ha facilitat una solució per a moltes organitzacions eliminant activitats de no valor ajudant a reduir temps, a incrementar la productivitat i a millorar la qualitat i la lliuraments.

Cada vegada més, les companyies estan usant llegeixin office com un factor clau de productivitat per a racionalitzar i eliminar el balafiament de les oficines i de processos administratius i aconseguir estalvis de base, tenint en compte que el 60 per cent de tots els costos relacionats amb conèixer la demanda dels clients no directament relacionats amb activitats productives.

Quines són les diferències entre Lean manufacturing i Lean office?

Una oficina llegeixin pot ser descrita com un lloc on el desaprofitament és eliminat per a oferir als clients interns i externs un millor servei.

 La reducció del volum de treball en curs, flux continu, o estandardització són alguns exemples que habitualment incorporem en els projectes de millora en entorns administratius.

A pesar que hi ha moltes semblances amb entorns industrials, hi ha algunes diferències que haig de ressaltar perquè es realitzi una adequada transformació de la seva oficina cap a una oficina llegeixin. 

En el context de fabricació els balafiaments són visibles i poden ser quantificats més fàcilment. Per exemple és molt fàcil identificar la quantitat de Work In Progress (WIP) disponible en la planta de fabricació.

Quan entrem en l'oficina, és difícil identificar la quantitat del treball pendent que cada lloc de treball té, i a més el treball de l'oficina involucra i relaciona alhora a moltes persones en activitats comunes.

Aquesta és la principal diferència que fa difícil avaluar el problema i per tant proposar la solució.

Cultura en l'oficina vs cultura de fabricació

La cultura en l'oficina sol ser diferent de la cultura de fabricació. És més informal per naturalesa. Això fa que definir els rols en el treball i assignar les responsabilitats en la millora sigui més difícil.

Però d'altra banda el context per a dur a terme els canvis en una oficina és més fàcil comparat amb un ambient de fabricació. Els canvis físics a desenvolupar són menors tant per a l'equip de l'oficina com per als processos.

La transformació es pot desenvolupar per passos, i la formació és més senzilla. Això fa més fàcil dirigir els canvis i monitorar els resultats fàcilment.

Si vols saber més sobre les últimes tendències de la cadena de subministrament, pots veure-les en aquesta jornada en la qual parlem sobre la circularitat de la cadena de subministrament.

Beneficis de Lean Office

Quan s'aplica Llegeixin en els processos administratius de les Organitzacions pot afectar a tots els nivells d'aquesta. La filosofia de funcionament d'una organització Llegeixin és fer que el personal s'involucri en els processos, amb la finalitat de reduir els desaprofitaments i detectar més fàcilment oportunitats de millora, per a proporcionar major valor afegit als nostres clients i major retorn a l'empresa.

Nivell de l'empresa

Racionalitza i accelera aquests processos que es relacionen amb clients externs i proveïdors com el seient de comandes, el servei al client, el processament de factures pendents, el procés comercial i de vendes, la recerca i desenvolupament, el desenvolupament de producte i la distribució.

Nivell organitzatiu 

Racionalitza processos clau de suport (per exemple. Tecnologia de la informació, recursos humans, enginyeria, compres), identifica els requisits del client interns i de valor, millora la comunicació i la cooperació interfuncional.

Nivell departamental

Enfocats sobre els objectius, redueix les activitats que requereixen el temps però afegeixen poc valor, mesura la cadència de l'operació (Takt Time), crea un flux per a reduir els errors, implanta Pull i els sistemes de Kanban i usa Gestió visual per a identificar el flux de les activitats.

Nivell individual

Redueix la paperassa, les activitats manuals i els errors usant procediments de treball estàndard, millora l'organització interna, i aclareix els rols individuals, les responsabilitats i els objectius.

Per a assegurar la implantació d'un sistema en organitzacions de serveis cal evitar causes conegudes.

Causes comunes solen ser:

• Falta de claredat en els fluxos dels “productes”.
• Limitació en les dades existents.
• Falta de coneixement del «Desaprofitament» i de les activitats de no valor afegit en ambients de l'oficina

Com implementar el Lean Office

Realment, aplicar llegeixin és un desafiament en un ambient d'oficina on hi ha molts i petits fluxos de valor que es connecten i creuen entre si, no sent habitual un únic i clar “flux de producte”.

Els fluxos de valor habitualment no són visibles (per exemple es desenvolupen electrònicament), o la freqüència de repetició de l'activitat és molt limitada; quan es dona aquesta circumstància l'aplicació es dificulta.

Per a obtenir una fotografia exacta del procés, per tant caldrà identificar i ordenar els múltiples canals de la demanda del client, les necessitats al llarg de cada lloc de treball i els moviments en les transaccions dels sistemes d'informació.

Llegeixin office posa l'un alt èmfasi sobre les dades per a prendre decisions basades en els fets i en l'observació directa i això contrasta amb la realitat de la majoria de les organitzacions, ja que recullen dades limitades sobre processos administratius.

Per a suport i operacions administratives, determinar quines dades incloure depèn de quines preguntes està tractant de respondre a través del flux de valor i de com es defineix el «producte» produït per aquestes operacions administratives.

Per a la majoria de les activitats de suport i activitats administratives, no sempre és fàcil determinar si una acció és de valor afegit i a vegades, tot sembla no valor afegit. Per tant, el desafiament es posa a l'hora de determinar la diferència entre les activitats de no valor afegit però necessàries i les que realment són desaprofitament

Conclusió: Com aplicar el Lean Office

LLEGEIXIN aplica a cada sistema, a cada procés, i cada empleat dins de la companyia i ha d'estendre's per a poder incloure de manera completa a la cadena de subministrament.

Finalment obtindrem un procés estable, òptim i eficient en el qual no hi haurà ineficiències i que prendrem com a estàndard podent procedimentar-ho i que alhora serà revisat permanentment, mitjançant uns indicadors, assegurant-nos que continua sent vàlid.

Únicament quan s'ha integrat l'activitat administrativa en el conjunt d'activitats de millora de l'organització podrem dir que es comença a ser una empresa Llegeixin.