En les organitzacions tradicionals es produeix una lògica separació de responsabilitats. La necessitat d'especialistes ens obliga a repartir funcions i tasques en els diferents departaments (financer, operacions, comercial…). Creus que tens sitges de gestió en la teva empresa?
Però moltes vegades observem que es tendeix a separar les diferents funcions de l'empresa (gestionar persones, vendre, produir/comprar, finançar i controlar…) de manera excessiva, convertint les diferents àrees en departaments estancs, poc col·laboratius i poc comunicatius, és a dir, sitges d'informació i el que és pitjor, sitges de gestió .
En Improven hem observat que les organitzacions que millor s'estan adaptant a l'escenari post-crisi han estat les més planes, flexibles, col·laboratives i millor intercomunicades, amb orientació a l'acció i altament transversals.
A continuació et deixem un altre article sobre com acabar amb les sitges de comunicació en les empreses.
Què defineixen a aquesta mena d'organitzacions?
Responsabilitats compartides (corresponsabilitat):
El departament d'operacions és corresponsable de la venda i el departament comercial és corresponsable de la gestió de la cadena de subministrament.
La importància de la venda es comparteix per tota l'empresa. Tota la cadena de valor des de l'entrada de la matèria primera fins al lliurament al client final i el cobrament estan enfocada en la satisfacció del client. El bon funcionament de la cadena de subministrament és responsabilitat de tota l'empresa (comandes comercials, planificació, qualitat, logística…), així com la defensa de la marca, la proposta de valor, l'estratègia i la seva execució.
Enfocament a les vendes
Les empreses més reeixides són les que tota la seva organització està enfocada al client: la seva segmentació, la seva evolució, els seus canvis, la seva satisfacció… Són organitzacions enfocades al servei.
Comunicació
Disposar de les mateixes dades i comptar amb els mateixos criteris d'interpretació és fonamental per a la bona coordinació entre departaments:
• Els directius tenen un coneixement transversal de l'empresa.
• Augmenta la sensibilitat cap als problemes dels altres departaments. No hi ha departaments estancs.
• Es defineixen els problemes i s'implanten les solucions valorant com impacta en tota la cadena de valor.
• Nivell de comunicació intradepartamental molt alt (no sols a nivell directiu).
• Molt important la utilització de noves tecnologies: Business Intelligence, Skype, CRM, ERPs…
Objectius comuns
Pensar en els objectius comuns abans que en els de l'àrea. Indicadors comuns: els KPI d'operacions són del dpto. comercial, els KPI de finances són d'operacions. Implantar indicadors que relacionin diversos departaments: El Marge Brut és responsabilitat d'Operacions, però també de Comercial.
Orientació a l'acció
S'ha de practicar una cultura d'acció i a enfocament a resultats, enfocant el treball diari a l'obtenció de resultats clars tant a curt termini com a mitjà i llarg.
Les reunions de direcció han de ser productives, enfocades més a la creació que a la simple comunicació (triem un altre canal per a això), exigint la intervenció constructiva de tots els directius.
Orgull de Pertinença
Els treballadors coneixen l'estat i el rumb de l'empresa i saben que el seu esforç (en la seva àrea d'actuació però també en altres) és necessari per al bon acompliment de tota l'organització. Són adequadament retribuïts econòmica i emocionalment.
Intraemprendedurisme, Creativitat i Esperit innovador
Actitud i ganes de generar noves idees e liderar iniciatives (projectes, productes, millora contínua, esperit de superació, i (per descomptat) tolerància a l'error (assumir-lo, compartir-lo i corregir-lo), capacitat d'aprenentatge, són imprescindibles per a aconseguir organitzacions dinàmiques, transversals i col·laboratives.
Millores implantades
Després d'haver treballat amb els equips i haver obert els departaments per a «trencar» el seu aïllament, potenciant sinergies, implantem les següents millores:
• Visites comercials per part del personal de l'àrea financera, operacions, màrqueting…
• Formació de grups de millora interdisciplinàries (de diferents àrees) per a tractar temes concrets (fins i tot temes específics de cada àrea).
• Gestió per Projectes: Convertir iniciatives i idees en projectes: Definir responsables, terminis i recursos per a assegurar el compliment en termini i forma.
• Comitès d'àrees: reunions setmanals per a posar en comú els problemes de l'empresa que afectin més d'un departament, fixant responsables i terminis de compliment.
• Delegació: estimular la tolerància a l'error i encoratjar la creativitat i la proactivitat dels comandaments intermedis. Millora la seva motivació, les seves habilitats i allibera els directius per a labors més estratègiques.
En Improven quan desenvolupem els nostres projectes, ho fem de manera transversal. Això és, millorant la comunicació i donant visibilitat de totes les àrees, tenint en compte l'impacte de les millores en tots els departaments, fent partícips a tots els directius i resta de treballadors de les millores i de l'impacte positiu en els resultats.
