Podria començar aquest article amb multitud de frases fetes: «les empreses han de canviar per a adaptar-se a l'entorn actual», «l'única constant és el canvi», «la gestió del canvi és molt important», etc. Però encara que tot això és cert, la realitat pràctica de les empreses és que només el 30% de les iniciatives de canvi es converteixen en realitat. És a dir, que després de moltes bones idees, reflexions, plans, estratègies, etc. que aprenem en conferències, llibres, consultors, etc. només el 1/3 de totes aquestes idees es converteixen en realitat. Esperem que aquest article t'ajudi a conèixer com detectar un canvi.
Si és tan important canviar, per què hi ha tants problemes per a aconseguir-ho?
Per això, la primera qüestió lògica és: «si és tan important canviar, per què hi ha tants problemes per a aconseguir-ho?». La resposta és que les dificultats es deuen a quatre grans qüestions: la falta de mètode per a la gestió del canvi, manca de temps i recursos, plans/idees impossibles de dur a terme i la resistència al canvi per naturalesa de les persones.
Per això, l'objectiu real d'aquest article és desenvolupar un mètode i idees pràctiques sobre com fer correctament la gestió del canvi i que així les idees es converteixin en realitat.
Quan és el moment per a canviar?
Posteriorment aprofundiré en com fer la gestió del canvi però prèviament hi ha una pregunta habitual en aquestes situacions: Quan és el moment per a canviar? Assenyalaria quatre tipus de crisis que ens poden convidar a identificar la necessitat de canvis importants en la nostra empresa: estratègiques, operatives, de resultats i de caixa. Estan ordenades temporalment, és a dir, que les alertes estratègiques i operatives habitualment acaben desembocant en alertes resultats i finalment de liquiditat.
Crisi estratègica:
Quan identifiquem moviments estratègics que poden posar en perill la nostra posició competitiva. Seria el que per exemple podrien haver identificat molts fabricants espanyols de baix valor afegit quan van començar les importacions massives des d'Àsia.
Crisi operativa:
Quan identifiquem ineficiències operatives i de productivitat que poden posar en perill la nostra competitivitat i resultats. Per exemple quan determinats processos clau de l'empresa (comercials, operacions, financers, etc.) tenen problemes importants de productivitat i eficàcia.
Crisi de resultats:
Quan identifiquem resultats distints als desitjats/pressupostats en algun dels nostres indicadors clau tant a nivell financer, de mercat, etc.
Crisi de liquiditat:
Quan identifiquem problemes en la tresoreria de l'empresa. Aquesta és una alerta tardana ja que si s'identifiquen els problemes en aquesta fase, segurament estem davant una situació problemàtica.
3 problemes habituals en la gestió de canvi
Després d'haver identificat la necessitat del canvi, tornem als 3 problemes habituals que es troben en la gestió del canvi.
Organitza el teu temps
És habitual que les organitzacions li dediquin moltíssim temps (entorn del 80% o 90%) a les anàlisis, casos de negoci, desenvolupament de les línies d'acció, estratègies i es dediqui molt poc temps a com aconseguir que les persones de l'organització s'impliquin en aquestes idees. De fet, el que he après gestionant el canvi amb centenars d'empreses, és que cal dedicar-li un terç del temps a identificar els plans de millora tant estratègics com operatius i dos terços del temps a gestionar el canvi en l'organització perquè aquestes idees i plans es converteixin en realitat.
Resistència al canvi
A més, les persones solen ser resistents al canvi a causa de les pors a tots els nivells de l'organització (direcció, comandaments intermedis…). Aquestes pors són degudes a la incertesa i pèrdua de control de la nova situació, falta de confiança, ruptura de la rutina, pèrdua de drets adquirits… en general, por al desconegut. No obstant això, per a aconseguir l'èxit, tot procés de canvi ha de ser entès com a positiu i mostrar a tots els integrants de l'organització les oportunitats que apareixen amb el canvi. Per a aconseguir-ho hi ha una senzilla recepta: comunicar, empatitzar i treballar en equip.
Comunicació interna
És molt important treballar bé la comunicació interna perquè és la gran oblidada en els processos de canvi. Sempre es pensa que tota l'organització coneix el que està succeint i per això no li dediquem temps. De fet, tots hem viscut en algun moment els problemes que té la manca d'informació i identifiquem clarament la seva importància quan ho vivim en persona. M'agrada l'exemple dels avions. Si alguna vegada hem viscut una situació en la qual ha succeït una cosa estranya en un avió (un soroll, una turbulència o qualsevol altre fenomen inesperat per a nosaltres), això ens ha provocat por i incertesa i hem estat una estona pensant que l'avió queia. Simplement que el capità hagués dit «estiguin tranquils, això és normal. És degut a…», hauria simplificat molt el problema, hauria reduït el nostre nivell d'estrès i ens hauria permès continuar tranquils.
Fenòmens similars els podem haver viscut en un hospital, en un judici o qualsevol entorn amb el qual no ens sentim còmodes. Aquest mateix efecte el viuen les persones de qualsevol organització en un procés de gestió del canvi. La manca de comunicació té un cost molt alt: els equips estan inquiets, això genera ansietat i baixa productivitat el que redunda finalment en els resultats.
Per a consolidar tot aquest mètode i per a aconseguir sistemàticament que les idees es converteixin en realitat, es pot emprar una metodologia com la següent encara que no pugui desenvolupar-la en profunditat:
- Creació de l'equip de treball.
- Anàlisi, plans i objectius
- Comença el canvi: comunicació i clima.
- Execució del pla
- Seguiment del pla
La importància dels Quick Wins
Encara que només sigui un comentari, vull transmetre la importància de els «quick wins» o «victòries ràpides», és a dir, assoliments importants i visibles, que reforcin el missatge de canvi. Aquestes victòries unides a la comunicació interna, ens permetran anar vencent les muralles de resistència en l'empresa amb exemples clars i concrets de les millores obtingudes.
I després d'haver recorregut tot el camí que haurà estat intens, podria pensar-se que ja està tot acabat… no és veritat, hem de continuar millorant alhora que consolidem l'aconseguit! Hem d'evitar el típic efecte pendular pel qual, després de tota la pressió de mesos de treball intens amb grans decisions, psicològicament l'equip necessita un descans i baixa la guàrdia. Això provoca que s'entri en una fase de relaxació excessiva que pot portar a perdre en només uns pocs mesos, tot el treball que s'ha fet. No hem de caure mai en aquest error. Cal seguir amb la mateixa tensió!
Encara que en aquest article només he pogut compartir algunes idees amb tu, aquest és un tema apassionant. Per a finalitzar, només m'agradaria recalcar que la gestió del canvi és un dels grans oblidats en el dia a dia de les nostres empreses, i mai hem d'oblidar que els plans perfectes en PowerPoint no serveixen per a res si no aconseguim que s'implantin i que funcionin en el dia a dia.
