Sabies que cada decisió en la teva empresa, ja sigui gran o petita, pot definir el seu rumb i el seu èxit? T'has preguntat alguna vegada com certs errors en el procés de presa de decisions han limitat el vostre creixement? La capacitat per a prendre decisions efectives és una habilitat que tota organització ha de conrear, especialment en entorns canviants i competitius. Una altra cosa és que es faci. I per a evitar errors comuns i millorar en cada pas, és primordial comptar amb mètodes clars i estratègies que garanteixin decisions informades i alineades amb els objectius de l'empresa.
La importància de la presa de decisions d'una empresa
En paraules de l'economista George Shackle, una decisió representa “un tall entre el passat i el futur”, una manera de traçar un rumb cap endavant. Què implica això? Que el procés de decidir no es limita a resoldre problemes immediats, sinó a orientar l'organització cap als seus objectius a llarg termini. O dit d'una altra manera, la presa de decisions d'una empresa és fonamental per a:
- Establir un enfocament clar.
- Seleccionar estratègies adequades.
- Assignar eficientment els recursos disponibles.
En un mercat la tendència del qual ens porta a una major digitalització i globalització, comptar amb serveis de transformació digital serà el que faci que les empreses millorin la qualitat i velocitat de les seves decisions. Decisions informades i precises poden fer la diferència entre un creixement sostingut i un estancament, perquè permeten a les organitzacions adaptar-se amb agilitat i aprofitar oportunitats en el moment adequat.
Errors comuns en la presa de decisions d'una empresa i com evitar-los
Malgrat la importància del procés de presa de decisions, és habitual que es cometin errors que limiten el potencial d'una organització. Tranquil, no seràs ni el primer ni l'últim a cometre'ls, no obstant això, mai està de més conèixer els més habituals per a poder intentar evitar-los:
1. Falta d'informació
Una de les principals barreres. Quan es prenen decisions amb informació incompleta, la probabilitat d'errors augmenta. És un fet, igual que si plou, et mulles. Per a evitar això, és fonamental crear sistemes de recopilació de dades efectives, que permetin als líders empresarials disposar d'informació completa i actualitzada sobre les seves operacions, el mercat i la competència.
- No identificar les fonts d'informació clau, la qual cosa porta a llacunes informatives. Solució? Definir les fonts i els tipus de dades necessàries des de l'inici del procés.
- Subestimar l'impacte de les dades externes.
- Dades obsoletes.
- La falta d'eines tecnològiques adequades limita l'accés a dades precises. Invertir en tecnologies de Big data o Business Intelligence és un magnífic mètode per a recopilar, analitzar i actualitzar dades de manera constant.
2. Excés de confiança
Amb freqüència, els líders empresarials subestimen els riscos en prendre decisions, especialment en entorns complexos. Com podem prevenir-ho? Com podem millorar les nostres operacions empresarials? Recomanem una cultura d'avaluació objectiva i basada en dades, combinant el coneixement intuïtiu amb evidència que recolzi les decisions.
- Confiar massa en una única perspectiva pot portar a decisions esbiaixades. Escoltar i fomentar opinions alternatives promou una anàlisi més completa.
- No considerar tots els riscos. Realitzar anàlisi i tenir plans de contingència ajuda a contrarestar aquesta tendència.
- Pensar que una decisió que va funcionar abans tindrà el mateix resultat en un altre context pot ser un error. Cada situació és única i, per tant, ha de ser avaluada amb un enfocament individual.
- Prescindir de revisions i validacions.
3. No considerar opinions
Ho comentem en el punt anterior, prendre decisions sense escoltar a totes les parts involucrades pot portar a un enfocament incomplet. Al no considerar diverses perspectives, es corre el risc de prendre decisions que no siguin pràctiques o sostenibles a llarg termini. Per a contrarestar-ho, és vital fomentar la participació activa de l'equip i la col·laboració entre departaments, ja que cada àrea pot aportar informació valuosa.
- Desestimar el coneixement del personal de primera línia, quan són aquests empleats els que estan en contacte directe amb els processos i en general, solen tenir informació valuosa.
- No realitzar enquestes o consultes internes.
- Falta de comunicació clara.
- Centralització excessiva de decisions, ja que quan només els alts directius prenen decisions, es limita la diversitat d'opinions i es perden idees innovadores.
4. Paràlisi per anàlisi
La sobrecàrrega d'informació o la indecisió davant múltiples opcions pot portar a la paràlisi per anàlisi, on l'empresa s'estanca sense arribar a cap decisió efectiva. Per a evitar-ho, és essencial establir criteris clars i prioritzar les opcions que millor s'alineïn amb els objectius estratègics de l'empresa.
- Excessiva cerca de dades “perfectes”. És important reconèixer que a vegades és millor una decisió oportuna amb dades suficients que una tardana amb dades perfectes.
- Procrastinació en la presa de decisions crítiques.
- Confondre quantitat amb qualitat d'informació.
Com la tecnologia pot optimitzar la presa de decisions d'una empresa
Com a consultoria de processos, podem confirmar que, les plataformes d'anàlisis de dades, intel·ligència artificial i sistemes de planificació són les solucions a seguir. Permeten a les empreses tant entendre millor les seves operacions empresarials, com també anticipar-se als canvis del mercat. A més, aquestes solucions tecnològiques proporcionen informació precisa i en temps real, permetent als líders empresarials prendre decisions ràpides i efectives.
La implementació de serveis de transformació digital en l'àmbit empresarial no sols ens vagi a ajudar a optimitzar els processos, sinó que també permetrà a les organitzacions accedir a un flux constant (i necessari) de dades.
Sobra dir que aquest avantatge competitiu ajuda al fet que les decisions estratègiques estiguin basades en fets i anàlisis en lloc de suposicions.
Com millorar en la presa de decisions d'una empresa
Per a millorar en la presa de decisions, és necessari adoptar mètodes que simplifiquin i facin més efectiu aquest procés. No hi ha més. Això sí, com gestionar una empresa seguint aquest patró?
A continuació, us facilitem algunes estratègies pràctiques:
1. Recopilació i anàlisi de dades
Tots tenim clar que la base d'una decisió efectiva és comptar amb informació rellevant, cert? Per tant, recopilar i analitzar dades permet que les decisions siguin objectives i fonamentades, incrementant les possibilitats d'èxit.
- Per a un anàlisi completa, és important combinar informació de dins i fora de l'empresa, per a així tenir una visió àmplia del context i les tendències del mercat.
- Automatitzar l'obtenció de dades, redueix errors i agilitza el procés.
- Formar als empleats en eines i tècniques d'anàlisis de dades els ajudarà a comprendre millor les dades i aportar insigths rellevants a les decisions.
- Eines com dashboards interactius ajuden a visualitzar dades complexes de manera senzilla, facilitant la identificació de patrons i l'anàlisi.
2. Definició d'objectius
Tenirobjetius clars ajuda a reduir l'ambigüitat. És per això que la definició de metes específiques i mesurables permet establir un camí clar i prendre decisions alineades amb els propòsits de l'empresa.
- Objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, en Tiempo). Usar este enfoque os permitirá disponer de unos objetivos claros y realizables, eliminando confusiones en el proceso de decisión.
- Revisió periòdica d'objectius per a ajustar l'estratègia i assegurar-se que segueixen alineats amb les circumstàncies actuals de l'empresa.
- Involucrar als equips en la definició d'objectius.
- Establiment de prioritats.
3. Avaluar riscos i beneficis
Cada decisió comporta riscos i beneficis. Abans d'optar per una alternativa, és recomanable analitzar les seves possibles conseqüències. Aquesta pràctica ens ajudarà a minimitzar les probabilitats d'errors i garanteix que les decisions aportin valor a l'organització.
- Creació d'escenaris hipotètics per a anticipar les possibles conseqüències i preparar a l'empresa per a respondre adequadament.
- Balanç de riscos i beneficis en percentatges.
- Avaluar l'impacte de cada decisió en els recursos de l'empresa permet prendre decisions que maximitzin beneficis i optimitzin l'ús dels recursos.
- Definir una matriu de riscos per a facilitar la presa de decisions informades en considerar factors de risc alts o baixos.
4. Prendre decisions basades en dades predictives
Gràcies a l'anàlisi predictiva, és possible anticipar tendències i resultats futurs. Per què no aprofitar-nos d'ell? Ens oferirà a les empreses un avantatge competitiu, perquè ens permet preparar-nos i adaptar-nos a possibles escenaris.
- Implementació de models de Machine Learning per a ajudar a predir tendències i basar decisions en patrons de comportament.
- Utilitzar anàlisi de sèries temporals. Ens referim a observar patrons estacionals i realitzar prediccions més ajustades a esdeveniments repetitius i cíclics del mercat.
- Comparació amb benchmarks de la indústria. És a dir, avaluar les dades predictives en relació amb estàndards del sector, per a ajudar-nos a validar decisions i a mesurar l'efectivitat de les prediccions.
- Incloure l'anàlisi predictiva en totes les àrees perquè totes les decisions estiguin alineades amb les projeccions futures.
5. Aprendre del passat
Com bé va dir Confucio “Estudiar el passat pot definir el futur”. Per això, és una bona pràctica revisar decisions anteriors, avaluar els seus resultats i aprendre dels errors. Fer això permetrà a les empreses millorar contínuament el seu procés de presa de decisions i evitar caure en errors recurrents.
- Realitzar informes de post-implementació.
- Establir sessions de lliçons apreses (reflexionar sobre els resultats ajuda a identificar els encerts i errors de les decisions prèvies).
- Documentar les decisions estratègiques i els seus efectes.
- Involucrar a l'equip en el procés de revisió i no sols en operativa.
6. Secundar-se en les noves tecnologies
La tecnologia moderna, des de programari de gestió fins a intel·ligència artificial, ens ha portat eines estupendes per a prendre decisions més informades. Les plataformes de Business Intelligence (BI) i ERP (Enterprise Resource Planning) són exemples de sistemes que integren dades operatives i estratègiques, facilitant decisions basades en informació consolidada.
- Incorporació d'intel·ligència artificial (IA) per a processar grans volums de dades i oferir recomanacions.
- Automatització d'informes i dashboards.
- Implementació de sistemes ERP i BI avançats. Per a què? Aquests sistemes unifiquen informació de diferents àrees, proporcionant una visió integral.
- Facilitar el treball en equip mitjançant plataformes com Slack o Teams millora la comunicació i agilitza les decisions entre equips.
Estratègies més efectives per a agilitzar la presa de decisions d'una empresa
Perquè les decisions siguin eficaces, no sols és necessari comptar amb informació i claredat d'objectius; també és important agilitzar el procés.
Com podeu aconseguir-ho? A continuació us deixem algunes estratègies que poden ajudar:
1. Fomentar la delegació
Delegar la presa de decisions en els nivells adequats ajuda a accelerar el procés. Fa que cada equip decideixi en funció de les seves responsabilitats i coneixement.
- Crear nivells d'autonomia segons el tipus de decisió, agilitza el procés i evita retards.
- Fomentar l'autoconfiança en els equips, els ajuda a actuar amb major rapidesa i seguretat.
- Proveir guies i manuals de presa de decisions, perquè els equips sàpiguen com procedir i prendre decisions alineades amb els valors de l'empresa.
- Establir mètriques d'èxit per a decisions delegades.
2. Implementar reunions de presa de decisions
Organitzar reunions enfocades en la presa de decisions permet discutir les opcions i arribar a conclusions de manera més ràpida i efectiva.
- Establir els temes prioritaris abans de la reunió permet aprofitar millor el temps i centrar-se en els punts clau per a la presa de decisions.
- Limitar el temps de discussió per a cada tema ajuda al fet que les reunions siguin dinàmiques i no es prolonguin innecessàriament.
- L'ús de gràfics, presentacions i dades visuals facilita la comprensió dels temes discutits, accelerant la presa de decisions.
- Tenir una persona encarregada (pot anar canviant per a donar-li l'oportunitat a tot l'equip) de guiar la reunió, assegura que tots participin, es respectin els temps i s'aconsegueixin els objectius proposats.
3. Crear un sistema d'alertes i prioritats
En implementar aquest tipus de sistema, com a empresa podreu classificar i gestionar de forma més àgil les decisions, assegurant que s'atenguin d'acord amb el seu nivell d'urgència i impacte.
- Establir nivells de prioritat. És a dir, quines decisions requereixen una atenció urgent i quins poden esperar.
- Utilitzar programari de gestió, com Trello, ClickUp, etc. que enviïn alertes sobre decisions pendents o terminis importants, sempre ajudarà a mantenir l'enfocament en les decisions crítiques.
- Classificar les decisions segons el seu potencial impacte.
- Evitar decisions reactives en temes no urgents.
4. Simplificar i optimitzar els canals de comunicació interna
La comunicació interna juga un paper clau en la rapidesa i qualitat de les decisions. Simplificar i optimitzar els canals de comunicació és el que evitarà els malentesos, la coordinació serà més fàcil i la informació serà més accessible.
- Centralitzar la informació en una plataforma compartida perquè tots accedeixin a la informació actualitzada.
- Definir responsables clars en cada àrea.
- Fomentar un sistema de feedback ràpid i directe, sense necessitat de reunions addicionals.
- Simplificar les trobades entre àrees només per a temes necessaris i establir temps màxims de revisió de decisions.
