En Improven creiem que l' èxit d'una empresa està estretament relacionat amb la cultura, l'ambient laboral i la motivació del seu personal. Per això volem preguntar-te: com és la teva comunicació interna?
En aquest sentit, la inversió i planificació estratègica de la comunicació interna són fonamentals per a l'adequat funcionament i la productivitat de les organitzacions.
¿Què opines del sistema de comunicació interna en la teua empresa?
Hem d'entendre abans de res que la comunicació és una peça clau tant en l'àmbit laboral com en el personal, sent essencial per a l'èxit de les relacions.
Quan els empleats compten amb informació valuosa sobre l'empresa en la qual treballen, les seves tasques i els equips amb els quals col·laboren, es facilita el compliment conjunt d'objectius en un ambient fluid.
En aquest article, us indicarem els passos a seguir per a avaluar la comunicació interna en les empreses, i de regal, us oferirem uns consells pràctics i efectius per a millorar-la de manera ràpida i eficaç.
¿Què es la comunicació interna?
La comunicació interna, tal com el seu nom suggereix, comprèn el conjunt d'expressions i transmissió de coneixement i informació que ocorre dins d'una empresa, abastant a la seva plantilla, departaments i càrrecs directius.
Parlem d'aquesta comunicació que abasta tant la divulgació del pla empresarial, els objectius a aconseguir i els resultats obtinguts, com els valors, ideals i la cultura corporativa de l'empresa.
És de summa importància que en una empresa tots els membres rebin aquest tipus de comunicació interna, ja que enforteix els llaços entre individus, equips i la visió compartida per a aconseguir els mateixos propòsits.
Mantenir a tots els departaments informats sobre les noves accions a implementar, l'evolució de les vendes o simplement els canvis en el personal, els farà sentir-se part d'una entitat. D'un tot.
I això farà que el rendiment i el treball es potenciïn significativament.
Per què hem d'implementar la comunicació interna en la nostra empresa?
La importància d'establir una sòlida estratègia de comunicació interna radica en el correcte funcionament i rendiment òptim d'una empresa.
Quan la comunicació:
- Flueix de manera contínua i clara.
- Arriba a tots els membres.
- Els ofereix informació sobre els objectius, l'organització de les tasques i les responsabilitats de cada company en el seu lloc.
Dir que aquesta dinàmica contribueix a millorar els beneficis i resultats de l'empresa a llarg termini, és quedar-se curt.
Així mateix, una comunicació interna accessible enforteix les relacions interpersonals i entre departaments, fomentant la motivació i enriquint la cultura corporativa.
Tot això repercuteix en una major qualitat en l'execució del treball, incrementant la motivació del personal i elevant la productivitat mitjançant una millor organització general dels processos.
El fet que cada individu conegui clarament el propòsit de la seva labor i com dur-la a terme és fonamental per a això.
A més, la comunicació dins de l'empresa consolida el compromís dels empleats cap a l'organització, reduint la rotació del personal i facilitant l'adaptació de nous treballadors a un ritme laboral fonamentat en una comunicació efectiva i transparent.
Tipus de comunicació interna
La comunicació interna dins d'una empresa exerceix un paper crucial en el funcionament i l'èxit de l'organització.
Si bé és important considerar com transmetre la informació als equips, també és fonamental comprendre quin tipus de comunicació interna és més adequada en cada situació específica.
En aquest sentit, resulta beneficiós classificar la comunicació interna en diversos tipus segons el destinatari final, la qual cosa ens permet adaptar-la de manera més efectiva a les necessitats i particularitats de cada àrea i nivell jeràrquic.
1. Comunicació Vertical
Aquest tipus de comunicació interna és el més conegut, ja que es desplaça des dels càrrecs directius fins a tots els membres de l'empresa i viceversa.
Aquí s'inclouen:
- Les circulars o newsletters mensuals sobre els assoliments d'objectius i resultats.
- Articles amb informació rellevant sobre el sector de l'empresa.
- Informes que detallen la cultura i visió corporativa.
- Tota informació que alineï a l'empresa en una mateixa direcció.
Quan s'inverteix el corrent i la comunicació prové dels departaments cap a l'equip directiu, aquest ha de veure'l com:
- Una comunicació basada en les idees sorgides en les reunions periòdiques.
- Suggeriments per a millorar la organització i productivitat.
- Anàlisi d'acompliment.
- Retroalimentació des del punt de vista dels motors de l'empresa, els seus empleats.
2. Comunicació Horitzontal
Ocorre entre departaments i persones amb rols similars dins de l'empresa. Si la comunicació vertical inclou a tots, aquesta és una mica més selectiva i es manté dins dels cercles on la informació és realment rellevant.
Aquí s'inclouen entre altres:
- Els punts i idees més destacades de les reunions departamentals.
- L'organització dels equips de treball per a projectes específics.
- Comunicacions amb els clients.
3. Comunicació Segmentada
La comunicació interna dins de la empresa no sempre necessita dirigir-se a totes les persones que treballen en ella.
És necessari segmentar a quins departaments i persones implica la informació, i és essencial per al desenvolupament del seu treball.
4. Comunicació General
A diferència de la comunicació segmentada, en aquesta mena de comunicació interna és important involucrar a tots els empleats perquè l'empresa treballi i es mogui amb els mateixos objectius.
Una manera d'aconseguir això és:
- Mitjançant l'enviament de newsletters informatives a l'equip.
- Reunions generals.
- Ús de programes de missatgeria interna i programari de recursos humans.
Com millorar la comunicació de la meva empresa?
Tal com hem esmentat, l'art de la comunicació és una habilitat essencial en l'àmbit empresarial, però sovint pot representar un desafiament per a moltes organitzacions.
No obstant això, amb una adequada planificació estratègica, la implementació d'eines pràctiques, i un desenvolupament d'aquestes habilitats en els rols comunicadors, és possible superar aquesta barrera i convertir-la en un pilar d'èxit en l'àmbit intern.
I per fi arribem al moment que tots estàvem esperant. Aquí et deixem alguns consells amb el propòsit de millorar la comunicació en la teva empresa:
Com elaborar una estratègia de comunicació?
Abans d'embarcar-nos en qualsevol projecte, és fonamental definir clarament els objectius a aconseguir. El nostre full de ruta.
Cap a on anem?
Perquè el mateix ocorre amb la comunicació interna de l'empresa.
Dissenyar una estratègia acurada i precisa sobre quin tipus de comunicació establir, com dur-la a terme i quan compartir-la amb tot el personal resulta essencial per al seu èxit.
En aquest sentit, la creació d'un pla d'acció específic per a implementar-la és altament recomanable.
Disseny del pla
En dissenyar aquest pla, és important tenir en compte els següents aspectes clau:
- Elecció del llenguatge i to de la comunicació: Aquest punt ha d'ajustar-se a la cultura corporativa de l'empresa. Determinar si s'emprarà un to més formal o informal en dirigir-se als empleats, de manera que la comunicació sigui coherent amb els valors i la identitat de l'organització.
- Definició de la informació a compartir: Cada comunicació interna ha d'estar enfocada a transmetre punts i idees específiques i rellevants. Evitar la sobrecàrrega d'informació és essencial per a assegurar que els missatges siguin clars i es comprenguin plenament.
- Establiment de la periodicitat de la comunicació: És important determinar amb quina freqüència es compartiran les comunicacions. Es pot optar per un enfocament mensual, trimestral o anual, depenent de la naturalesa de la informació i la dinàmica de l'empresa. Això assegura que la quantitat d'informació compartida sigui apropiada i es mantingui una comunicació constant i efectiva.
- Selecció dels canals de comunicació: La forma en què es transmetrà la informació és crucial per a arribar al públic objectiu. Es pot optar per utilitzar newsletter, correus electrònics corporatius, reunions presencials o videoconferències, entre altres. L'elecció dels canals ha d'estar alineada amb les preferències i necessitats dels empleats, garantint així una comunicació òptima.
- Desenvolupament d'Habilitats de Comunicació en els anivellis/rols de l'empresa que tindran la responsabilitat de comunicar. Moltes vegades la comunicació no assorteix l'efecte desitjat, o no arriba a tots els nivells de la mateixa forma, no tant pel contingut del missatge (el que) sinó pel COM és transmesa. Aquí ens referim a aquesta habilitat en la interlocució sigui aquesta verbal o escrita, a l'habilitat de ser assertius i a procurar un estil que es compassi amb la cultura de l'empresa i la seva visió estratègica.
Comunicació àgil i efectiva: Eines agile
En un món cada vegada més interconnectat i globalitzat, la implementació d'eines agile no sols potencia la productivitat, sinó que també facilita enormement la comunicació interna dins de la empresa.
L'ús d'aquestes eines modernes i dinàmiques permet als equips la possibilitat de conèixer amb precisió quins projectes es troben en desenvolupament, quines són les tasques assignades per a cadascun, la documentació associada, els departaments involucrats i quin és l'objectiu global que persegueixen.
Al principi, reconeixem que pot costar adaptar-se. No obstant això, una vegada superats els primers dies, fins a l'empleat més reticent a aquest tipus de tecnologia, acaba reconeixent la seva utilitat.
A més, el gran avantatge radica en el fet que la gran majoria d'aquestes eines estan dissenyades per a ser fàcilment descarregades en diversos dispositius, la qual cosa permet mantenir els projectes actualitzats en temps real i mantenir informat a cada membre de l'equip en el moment precís.
Aquestes eines agile solen incloure característiques com:
- Taulers visuals.
- Actualització en temps real.
- Notificacions automàtiques.
- Possibilitat d'assignar tasques específiques a cada membre de l'equip.
A més, en tenir accés a la mateixa plataforma i compartir informació de manera centralitzada, s'eviten malentesos i s'optimitzen els fluxos de treball.
És important destacar que la implementació d'aquestes eines agile no sols impacta positivament en la comunicació interna, sinó que també contribueix a una cultura de treball més eficient i col·laborativa a tota l'empresa.
Trenca qualsevol barrera comunicativa
A vegades, la comunicació interna pot quedar-se estancada i no aconseguir arribar a totes les persones involucrades, la qual cosa dona lloc a la falta d'informació o fins i tot a la desinformació en assumptes rellevants per a l'empresa.
Per a abordar aquest desafiament, és fonamental obrir diversos canals de comunicació interna que estiguin disponibles per a tots els membres de l'equip.
Aquesta pràctica garanteix que la informació estigui a l'abast de tots, la qual cosa fomenta un sentit de pertinença i rellevància en cada individu.
En aquest sentit, és imprescindible proporcionar als treballadors un sistema de comunicació interna que faciliti l'intercanvi de necessitats, estats de treball i idees per al desenvolupament conjunt.
En fer-ho, s'aconsegueix que lacomunicació sigui transparent i accessible per a tots els col·laboradors.
Quan la informació flueix sense obstacles, s'enforteix la col·laboració entre els equips i es facilita l'intercanvi d'idees i coneixements, la qual cosa finalment es tradueix en un augment de la productivitat.
La creació d'un ambient propici per a compartir informació i opinions contribueix a enfortir el sentit de comunitat i compromís amb els objectius comuns de l'empresa.
Per a aconseguir l'èxit en aquesta àrea, és fonamental adoptar tecnologies i eines adequades que facilitin la comunicació interna.
Des de plataformes de missatgeria instantània i xarxes socials corporatives, fins a Intranets i newsletters informatives, com es pot veure, les opcions són variades i poden adaptar-se a les necessitats específiques de cada organització.
Empodera als teus empleats
En un apartat anterior, hem examinat els distints tipus de comunicació presents en l'empresa. La diversificació i obertura de totes aquestes possibilitats enriqueixen el coneixement que cada individu posseeix sobre diferents aspectes organitzacionals.
En aquest context, la comunicació no ha de limitar-se únicament a una direcció, sinó que ha de ser bidireccional i involucrar activament als empleats. Tant informar les persones com conèixer les seves inquietuds i problemes resulta d'igual importància.
No obstant això, aquest enfocament no sempre és senzill, ja que algunes persones poden mostrar reticència a expressar i compartir les seves idees.
Per tant, es torna fonamental crear una cultura empresarial que fomenti una comunicació sòlida i efectiva en tota l'organització i establir les millors vies per a la seva transmissió.
Per a aconseguir la participació activa dels empleats en la comunicació interna, és recomanable implementar pràctiques com:
Enquestes i bústies de suggeriments
Establir mecanismes que facilitin l'expressió d'opinions i propostes per part dels empleats, fins i tot de manera anònima si així ho desitgen, perquè se sentin més còmodes en compartir les seves idees.
Reunions de retroalimentació (Feedback)
Fomentar espais periòdics en els quals els empleats puguin expressar les seves inquietuds i plantejar preguntes o suggeriments directament als líders i responsables de l'empresa.
Programes de mentoria i coaching
Estimular el desenvolupament personal i professional dels empleats a través de programes que fomentin la comunicació i l'aprenentatge mutu.
Cultura de portes obertes
Fomentar una cultura organitzacional en la qual els líders i directius estiguin accessibles i disposats a escoltar i dialogar amb els empleats en qualsevol moment.
Unifica la veu de la teva empresa.
Sovint, la responsabilitat de la comunicació interna en una empresa no recau únicament en l'alta direcció.
En algunes situacions, és essencial aprendre a delegar, buscar assessorament i permetre que altres persones s'encarreguin dels projectes per a aconseguir els objectius desitjats de manera més efectiva.
Una alternativa valuosa és crear un departament dedicat específicament a la comunicació o seleccionar individus capacitats per a recopilar la informació necessària per a les comunicacions internes.
Aquests professionals de la comunicació poden prestar assessorament per a establir una estratègia comunicativa més efectiva, implementar mètodes nous i millorar els processos existents.
En el nostre article, hem subratllat la importància i els beneficis de comptar amb un sistema sòlid de comunicació interna en les empreses.
No obstant això, en moltes ocasions, aquest aspecte no rep l'atenció que mereix, potser a causa de la falta de coneixement sobre com abordar-ho, la qual cosa porta a postergar la seva resolució.
No obstant això, mitjançant aquestes cinc estratègies per a millorar la comunicació en la teva empresa, busquem oferir-te l'assistència necessària per a enfortir la comunicació interna i avaluar quina d'aquestes opcions s'adapta millor al model de la teva organització.
L'èxit d'una empresa està estretament vinculat amb la seva cultura, l'ambient laboral i la motivació del seu equip humà.
Per tant, invertir i planificar estratègicament la comunicació interna resulta essencial per a garantir l'adequat funcionament i la productivitat de l'organització.
