Departamento de compras: cómo pasar de la incertidumbre al control de la cadena de suministro. Plan de Contingencia

Carla Bassó
Carla Bassó
Manager de Operaciones y Estrategia
Taula de continguts

La pandemia del COVID-19 (y todo lo que ha traído consigo después), ha demostrado que la incertidumbre en la puede tener consecuencias devastadoras para las empresas. 

Los bloqueos de la cadena de suministro internacional, las huelgas de transporte por los precios de los carburantes, la escasez de materias primas a todos los niveles, la interrupción de los procesos de producción…Son numerosas las situaciones que pueden provocar pérdidas económicas importantes. Por ello, es crucial que las empresas estén preparadas para afrontar la nueva realidad de la cadena de suministro.

En todo el mundo e independientemente del sector, las cadenas de suministro están condicionadas y por los cambios normativos, las tensiones geopolíticas, las condiciones meteorológicas y sus efectos, falta de fiabilidad de las infraestructuras (transporte multimodal); con todos los riesgos que ello conlleva y que pueden tensarlas, retrasarlas, interrumpirlas e incluso paralizarlas.

Y es que la incertidumbre es una constante en la toma de decisiones empresariales. Si bien, la MONITORIZACIÓN DE RIESGOS siempre de estar presente y por supuesto cuantificarlos y preparar planes de contingencia es un must hoy en día, también hay otras variables que deben tenerse en cuenta si se desea ofrecer a los clientes respuestas rápidas y que cubran sus expectativas.

En este sentido, una palanca importante para estar preparados ante posibles contratiempos es en focalizarse en “las debilidades”, conocer los concentradores de tensión de nuestras compañías y nuestros sistemas de trabajo y centrar esfuerzos en lo que SÍ “depende de nosotros”: EL MÉTODO. Mejorar eficiencia de los procesos diseñándolos menos complejos y estandarizándolos, incrementando así la capacidad de respuesta, reducir la vulnerabilidad analizando escenarios y preparando planes de acción y dotar al sistema interno de mecanismos para adaptarse a las situaciones adversas con resultados positivos. Al considerar, analizar y trabajar el método, es posible enfrentar y/o mitigar los riesgos y garantizar una mejor respuesta para los clientes.

Por otro lado, LA VELOCIDAD es otro factor fundamental en la toma de decisiones empresariales. De hecho, ante un riesgo, tener método y ser ágiles puede suponer la diferencia entre ganar o perder, sobrevivir o no hacerlo. 

¿Qué puede hacer el Departamento de Compras?

El departamento de compras se convierte en el gran protagonista, jugando un papel estratégico en la gestión de la actual cadena de suministro. 

Su principal misión había sido hasta ahora la de garantizar que la empresa contara con el sistema de abastecimiento de recursos para prestar, servir o producir sus productos o servicios, en tiempo, calidad y coste necesarios. Sin embargo, en tiempos como los actuales, el departamento de compras debe asumir un papel más estratégico y con mayor liderazgo. El contexto es completamente diferente, más complejo, con menos márgenes, mayor volatilidad, menos fiable, y por tanto,  el nivel de reconversión y adaptación que implica es profundo. 

En este post vamos a centrarnos en la necesidad de poner foco en minimizar riesgos y reducir los efectos negativos de los imprevistos.

Pero ¿cómo lograrlo? 

Es fundamental que el departamento de compras vaya por delante, entendiendo la cadena de valor en su totalidad y adquiriendo un conocimiento profundo del mercado en el compite y en el que compra. 

Para ello, es muy recomendable establecer el nivel de relación que se quiere y requiere con cada proveedor (según la categoría de compra) a través de metodología SRM. Una vez definido y clasificados los proveedores, para aquellos donde proceda, se debería fijar un sistema de comunicación estructurado y fluido. Esto, no solo permite tener mayor pulso directo de lo que ocurre en el mercado, de primera mano, sino tambien controlar mucho más de cerca la situación de los proveedores y así poder anticiparse a posibles problemas y buscar alternativas de suministro en caso de necesidad. 

Con una buena comunicación, se consigue también establecer relaciones de confianza con los proveedores, lo que es crucial, y más aún en momentos de crisis o falta de aprovisionamiento.

Además, el departamento de compras debe realizar una evaluación exhaustiva y permanente de los riesgos en la cadena de suministro. Es importante identificar los puntos críticos de la cadena y evaluar la probabilidad de que se produzcan imprevistos en cada uno de ellos. Esta evaluación permitirá al departamento de compras concentrar sus esfuerzos en aquellos aspectos que presenten mayor riesgo y dedicar los recursos necesarios para minimizar los efectos negativos de los imprevistos.

Asimismo, el departamento de compras debe contar con un plan de contingencia bien definido y actualizado regularmente. 

Este plan debe incluir medidas específicas para hacer frente a situaciones que afecten a la seguridad de la cadena de suministro, como la búsqueda de proveedores alternativos, la negociación de contratos más flexibles y la adaptación de los procesos productivos para minimizar los riesgos, por tanto, se debe implicar a todos los departamentos implicados en las posibles medidas. Por tanto, comunicación, alinear de necesidades y objetivos y hacer partícipes al resto de implicados para asegurar el engranaje.

El plan de contingencia debe ser un documento vivo, ágil, que se actualice regularmente para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial y a las nuevas amenazas que puedan surgir. Asumámoslo, solo así las empresas podrán afrontar la incertidumbre de manera efectiva y asegurar su éxito en el largo plazo.

Recomendaciones para elaborar un plan de contingencia

Cuando hablamos de contingencia nos referimos a cualquier evento que altera el flujo normal de la cadena o cadenas de abastecimiento y/o suministro. Y hablamos de “evento” porque este, puede significar un corte repentino del abastecimiento, del proceso de producción interno o bien un incremento o reducción desmedido de la demanda. 

Por ejemplo, el tener un incremento en la demanda, es decir un pedido grande, puede interpretarse como un problema que, si bien a muchos les gustaría tener, debe considerar que se trata de una contingencia.

Es importante resaltar que, si hay riesgos que se pueden evitar y otros que no, lo que sí es posible hacer es que el tiempo que le tome a una empresa recuperarse de la contingencia sea el menor posible. A esta capacidad de recuperación se le puede denominar resiliencia. Así, es posible decir que una empresa con mayor resiliencia es aquella que en un acontecimiento no planificado puede regresar a su estado original en el menor tiempo posible.

Desde Improven te dejamos algunas recomendaciones a tomar en cuenta a la hora de elaborar un plan de contingencia para la cadena de suministro de una empresa:

  1. Identifica los proveedores clave de tu cadena de suministro y realiza un análisis de riesgos para evaluar los posibles imprevistos que podrían afectar su capacidad de suministro. A ser posible, implementa un sistema de seguimiento y monitoreo.
  2. Establece un sistema de seguimiento de noticias y eventos a nivel global, y designa a un equipo o persona encargada de mantenerse informada. ¿La razón? Analizar y evaluar los riesgos potenciales que puedan afectar a tu negocio a nivel geopolítico, climático o social y así poder tomar medidas preventivas o desarrollar planes de contingencia con los que minimizar el impacto de cualquier evento potencial.
  3. Analiza el flujo de tu cadena de suministro y determina cuáles son los puntos críticos donde podría presentarse una interrupción en el suministro. Marca un stock de seguridad “extra” para los productos que podrían verse afectados por estas interrupciones y monitorea regularmente tu inventario para poder reabastecer el stock de seguridad de manera oportuna.
  4. Realiza un análisis exhaustivo de los posibles riesgos relacionados con el abastecimiento interno, operación y demanda de tu empresa, clasificándolos por nivel de gravedad y probabilidad de ocurrencia. Prever las opciones disponibles para mitigar o prevenir cada riesgo, considerando su impacto en tu negocio y los recursos necesarios para implementarlas hará que tu empresa esté preparada para enfrentarse a cualquier situación imprevista.
  5. Instaura una comunicación efectiva con tus proveedores y hazle saber la importancia de trabajar codo con codo durante una emergencia. Os recomendamos crear un plan conjunto de acciones a seguir ante dicha emergencia, siendo de vital importancia que todos los proveedores estén al tanto de las decisiones a tomar, roles y responsabilidades y necesidades mínimas a cubrir.
  6. Valora los riesgos de depender de un solo proveedor y determina si es necesario contar con alternativas de abastecimiento para cada uno de tus productos. ¿Te lo vas a jugar todo a una sola carta? Quizás forme parte de la estrategia de concentración, pero dados los últimos acontecimientos globales, ¿sigues pensando que es lo más adecuado? Tener identificados y homologados proveedores alternativos potenciales y conocer su capacidad para cumplir con sus necesidades de abastecimiento puede ser vital en caso de contingencias. Recuerda, mejor prevenir que curar.
  7. ¿Esto lo tenemos todavía aquí? Dicho de otro modo, control de la calidad y antigüedad del inventario. Plantea acciones coordinadas para revisar y retirar productos almacenados con movimiento lento o sin él, y evitan acumular mayor stock del necesario, ayudando también a la mejor gestión del circulante, del espacio disponible y también a la reducción de pérdidas por posibles obsolescencias. Te recomendamos plantear internamente una metodología Sales ang Operation Planning (S&OP) para alinear la visión de la oferta, demanda y necesidades internas, 

Si necesitas ayuda con tu plan de contención, en Improven . 

Y si no pudiste asistir en su momento al webinar de “Cómo afrontar la incertidumbre en la academia de suministro desde el departamento de compras”, accede directamente a él a través de este link

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