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Gestión de proyectos ¿por qué y cómo?

16-mayo, 22
Nuria Domínguez

Nuria Domínguez

MANAGER

Hoy en día escuchamos mucho hablar acerca de la gestión de proyectos. Pero, ¿se trata de una moda pasajera?

No, no lo es. La gestión de proyectos siempre ha estado y estará, a la vanguardia de las organizaciones sirviendo como palanca de la gestión del cambio y la innovación.

Si tu empresa está enfocada a proyectos, gestionarlos a través de una metodología es fundamental. El cómo gestiones las acciones dentro de la vida del proyecto, marcarán tanto el servicio al cliente (en tiempos y calidades) tanto como la rentabilidad de estos.

Habiendo introducido el concepto de Gestión de proyectos, no podemos olvidar la importancia de la metodología AGILE y como encajarla aquí.

La Gestión de Proyectos dispone de 3 elementos clave: el alcance, el plazo y el presupuesto, donde el que queda fijado de inicio es el alcance, llevando siempre las desviaciones al plazo y el presupuesto. Esto es justamente lo que cambia en agilidad: fijamos plazo y presupuesto, y dejamos abierto el alcance.

Este tipo de gestión de proyectos ágiles es mucho más efectivo en entornos complejos, donde hay mucha variabilidad e incertidumbre, cuando tenemos que hacer algo que no hemos hecho nunca. Agilidad es mucho más que una metodología, es un marco de trabajo que requiere un cambio cultural.

¿Por qué necesitamos Gestionar los Proyectos?

 El dirigir un proyecto de una manera incorrecta, o carecer de una dirección del mismo, puede llevar a la compañía a incumplir plazos, incurrir en sobrecostes, obtener un resultado de baja calidad, clientes insatisfechos…y todo ello a través de miembros del equipo desmotivados.

Los proyectos son la clave para una compañía de innovar, de generar valor y beneficios. Dentro del entorno de cambio actual, los proyectos cada vez han de gestionarse de una manera más eficiente, con plazos muy cortos y con costes muy limitados. La única manera de que las compañías puedan llevar a cabo proyectos que generen valor, es con una gestión de proyectos detrás.  Además de rentabilidad y calidad, son otros muchos los beneficios de la gestión de proyectos:

  • Mejora de la comunicación mediante el establecimiento de reuniones que faciliten la comunicación dentro del proyecto
  • Motivar a las personas al comprobar que gran parte del éxito de los proyectos está en sus manos
  • Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y predecible
  • Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del proyecto, simplificando los procesos de gestión y reduciendo la burocracia
  • Aportar herramientas y datos que faciliten la toma de decisiones
  • Fomenta el intercambio de mejores prácticas

¿Por qué necesitamos un método de gestión adaptado al tipo de proyecto?

No es lo mismo gestionar las acciones cotidianas del día a día, que gestionar un proyecto.

Un proyecto es único, con fechas determinadas de inicio y fin.

Las herramientas empleadas en las gestiones rutinarias del día a día no pueden ser las mismas que las que emplear en la gestión de proyectos.

Las herramientas empleadas para gestionar el día a día (la mejora continua, lean Manufacturing…) han evolucionado de una manera exponencial durante los últimos años, pero no lo han hecho en la misma medida las herramientas de la gestión de proyectos.

La gestión de proyectos se enfrenta a una serie de retos que implican que sus herramientas de gestión sean distintas:

¿A qué retos se enfrenta una gestión de proyectos?

 Una gestión de proyectos implica tener dentro de los equipos de trabajo a perfiles distintos, con formaciones diferentes. Saber gestionar al equipo y crear cohesión será el primer reto al que la gestión de proyectos se enfrente.

Este equipo a su vez va a tratar con el resto de la organización para coordinar el proyecto. Surgirán críticas, se cruzarán fronteras departamentales… Es ahí donde surge otro reto, saber gestionar personas y transmitir la importancia con humildad del papel que juega la gestión de proyectos.

Entre otros retos también están el cumplir con los plazos y los costes. Surgirán durante toda la evolución del proyecto distinta situaciones que pueden desalinearse de los objetivos marcados, por lo que es muy importante adelantarse a estos hitos y aplicar medidas correctoras.

¿En qué consiste la Gestión por proyectos?

 La gestión por proyectos consiste en tener medidas todas las fases por las que el proyecto va pasando durante su ciclo de vida:

  • Fase de Definición: en ella analizamos la viabilidad técnica y de recursos del proyecto, anticipándonos ya a cualquier riesgo que puede aparecer durante la vida del mismo
  • Fase de Planificación: en esta fase definiremos las actividades que han de realizarse para la consecución del proyecto con sus correspondientes responsables, estableciendo fechas de inicio y fin, y dimensionando los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades en tiempo y forma.
  • Fase de Diseño
  • Fase de ejecución (control y seguimiento del Proyecto): en esta fase se realiza un seguimiento de cómo va evolucionando el proyecto. En el caso de observar que las actividades no se van a cumplir en fecha y forma, se han de establecer las medidas correctoras necesarias para garantizar la correcta evolución del proyecto. En esta fase no solo se controlan si las actividades están cumpliendo los plazos previstos. Existirán una serie de indicadores (principalmente presupuesto y costes incurridos) que han de ser contrastados en todo momento. Es importante registrar todos los errores que se cometan durante la evolución de la vida del proyecto para aprender y no volver a cometerlos en la siguiente gestión de proyecto.
  • Fase de Cierre: una vez el proyecto ha llegado a su fin es necesario echar una vista atrás: ¿qué errores hemos cometido? ¿qué podríamos haber hecho mejor?

La metodología siempre debe sostenerse sobre tres pilares fundamentales:

 

pilares fundamentales metodologiaEs aquí donde aparece la figura del gestor de proyectos, quien debe garantizar que estos tres pilares funciones de manera coordinada, garantizando el cumplimiento de lo planificado y adelantándose a cualquier tipo de improviso que se pueda sufrir.

¿Trabaja tu empresa por proyectos? ¿Tiene una cultura y metodología para gestionarlos implantada?

Las empresas viven en un constante cambio, por lo que los nuevos proyectos han de formar parte del día a día de la compañía. De ahí la importancia de garantizar el correcto camino de esos proyectos, de manera que pase a formar parte de la cultura de la empresa.

¡Te ayudamos!

 

 

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