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Claves para la gestión del dato día a día de mi empresa – Parte 1

1-julio, 22
gestion del dato
Noema Cambronero

Noema Cambronero

Consultor Senior

Desde hace tiempo escuchamos en prácticamente todas partes aquello de “fomentar la cultura del dato”, sin embargo, diversos estudios ponen de manifiesto que aún hoy pocas empresas utilizan los datos para su toma de decisiones y guiar sus estrategias. Si queremos saber cómo de avanzados estamos en este proceso de gestión del dato debemos responder las siguientes preguntas: 

  • ¿Tenemos una estrategia de datos como organización definida? 
  • ¿Existen problemas actuales en los que los datos podrían ayudar? 
  • ¿Se comprende qué datos existen? ¿la gente confía en ellos?
  • ¿Qué capacidades de datos tienen los empleados? ¿Detectamos deficiencias en dichas habilidades? 
  • ¿Seguimos buenas prácticas de análisis? 

Las respuestas nos darán pistas de cómo de avanzado tenemos el camino y qué cosas nos quedan todavía por implantar para asegurar ser una empresa Data Driven, que, además de ser un término muy utilizado últimamente, es un objetivo que debemos marcarnos en el corto plazo. 

Qué es la cultura del dato 

Se tiende a pensar que el análisis de datos es una función únicamente de los mandos directivos o mandos intermedios, pero eso es erróneo, todos los empleados en una empresa data driven, o que aspira a serlo, tienen que tomar decisiones constantemente y en muchos casos con implicaciones a nivel global. Por eso es importante que esas decisiones estén basadas en datos y no en intuición o tendencias. Si bien es cierto que gestionar los datos del día a día en la organización es complicado (a diario es manejan una gran cantidad de datos procedentes de fuentes muy diversas y su volumen va creciendo de forma exponencial), ser capaces de analizar estos datos y transformarlos en conocimiento útil tiene un impacto directo en la rentabilidad del negocio. 

Ni qué decir tiene que muchas veces olvidamos que los datos no tienen dueño en la organización, son comunes y deben ser compartidos, el dato es la nueva herramienta, y, bien utilizada, permite a todos tomar mejores decisiones en nuestro día a día. Esto es lo que se conoce como “cultura del dato”.  

Precisamente una de las principales claves de establecer una cultura de análisis de datos a nivel empresarial es cohesionar y tener integrada toda la información de las diferentes áreas. Esto ayuda a unificar todas las visiones y así tomar decisiones que beneficien al conjunto y respondan a los objetivos comunes. 

Implantación de la cultura del dato 

Implantar la cultura del dato en la empresa, supone involucrar a toda la organización y, para ello, se necesita algo más que tecnología: se requiere un cambio de mentalidad, actitudes y hábitos.

En los últimos años se han invertido millones de euros en implantar grandes sistemas de captación, almacenamiento o visualización de datos, sin tener en mente su explotación. Además, este proceso no es exclusivo de un determinado departamento (casi siempre relacionado con sistemas o IT), sino que son los distintos departamentos quienes deben trabajar de forma conjunta para definir cómo estructurar, almacenar y captar los datos.  

Algo que venimos encontrando en nuestro paso por múltiples clientes, de diversos sectores y tamaños, es un GAP importante entre el discurso relacionado con la cultura del dato y la realidad que vive la organización que, aunque es cierto que la situación de pandemia ha ayudado a acelerar este cambio, todavía seguimos encontrando problemas en la implantación de este tipo de culturas.  

Cultura del dato significa tomar decisiones 

Tener una cultura del dato va más allá de mostrar indicadores en los comités de dirección, o consejos de administración. La cultura del dato significa tomar decisiones basadas en el análisis e interpretación de estos en vistas de mejorar, y es aquí donde encontramos las dificultades. El dato por sí sólo no tiene valor, es el análisis e interpretación del mismo lo que de verdad aporta. De nada sirve plasmar el dato sino fijamos metas y generamos planes de acción para las desviaciones.  

Evidentemente, la visualización y acceso a los datos es una parte muy importante, pero hablando de cultura, cómo involucramos a las personas y cómo estas entienden la importancia de los datos es clave para el objetivo. 

Empresa Data Driven 

Ser empresa Data Driven requiere fiabilidad de datos, pero también entender qué queremos medir y visualizar con ellos y, además, conocer nuestros procesos e involucrar a las personas que la componen pues en todo proyecto de transformación, hay que educar, formar y capacitar. 

Podemos distinguir varios hitos para asegurar que esta cultura se implanta con éxito: 

  1. Identificar qué queremos medir. Se trata de identificar los puntos críticos de nuestra operativa e indicadores clave que nos sirvan de alarma para tomar decisiones, así como identificar qué objetivos queremos marcar.
  2. Entender en detalle los procesos en los que se soportan los datos. Debemos identificar si en el desarrollo normal de mis procesos, la captación de datos es suficientemente representativa ya que la forma en la que captamos los datos puede llevarnos a lecturas distintas del mismo dato, por eso es importante este punto, para que a la hora de analizarlo sepamos identificar posibles focos de desviaciones.
  3. Identificar responsabilidades. Debemos definir quién debe decidir sobre las variaciones que se visualizan, quién tiene poder de actuación en cada punto del proceso y de qué manera puede influir. Además, se debe generar un ecosistema que fomente la curiosidad y el pensamiento crítico en general y el relacionado con los datos en particular. 
  4. Asegurar la calidad del dato. Es necesario que el dato que se observa refleje la realidad, no contenga errores o anomalías, sea entendible y entendido por todos y fiable, sólo así podremos tomar decisiones basadas en él, porque si dejamos de creer en los datos, el ciclo vuelve a empezar. En este punto entra en juego algo de lo que hablaremos más adelante y que consiste en establecer una gobernanza del dato. 
  5. Facilitar el acceso a los datos y asegurar que los sistemas responden a las necesidades. La tecnología aquí es sólo la herramienta para conseguir el propósito, que ayuda y facilita que las personas se involucren y se hagan responsables de los resultados, así como de perseguir los datos correctos.  

 ¿Qué queremos medir?

Es importante diseñar qué vamos a querer obtener como producto final, es decir, qué indicadores clave para la toma de decisiones vamos a necesitar y, para eso, primero debemos hacernos las preguntas adecuadas y que los distintos departamentos trabajen conjuntamente en definir la estrategia de datos. 

En este punto, proponemos tres fases para diseñas los indicadores que formarán parte del cuadro de mando final: 

 

En este punto es interesante hacer hincapié en que los sistemas no van primero, de ser así, corremos el riesgo de no adecuarnos a las necesidades de lo que buscamos, y acabar por dejar de utilizar los datos, volviendo al punto inicial. Debemos entender que lo primero es dibujar el objetivo, respondiendo a la pregunta ¿para qué queremos medir esto o lo otro?, después ya veremos a través de qué herramienta conseguimos nuestro objetivo.  

La importancia de seleccionar los KPIs 

Esto nos genera un inventario de indicadores necesarios con un objetivo y descripción de lo que se quiere conseguir a partir del cual diseñar nuestro sistema de indicadores, la estructura con la que cada departamento va a gestionarse y cómo se relacionan entre ellos (cuáles son compartidos, qué niveles de agregación o detalle se necesita en función del interlocutor y el foro en el que se van a utilizar…). 

Cabe destacar que diseñar un buen sistema de indicadores es un paso importantísimo en este proceso, debe ser lo suficientemente detallado pero sencillo como para que realmente facilite la toma de decisiones, todos lo comprendan y puedan identificar los impactos de sus acciones. En este diseño debemos tener en cuenta que los distintos indicadores de las capas inferiores y superiores deben estar relacionados.  

ENTENDER LOS PROCESOS 

Para que este sistema ideal tenga sentido, debemos cruzarlo con la realidad de los procesos, entendiendo cómo se llevan a cabo y por quién, cuáles son los inicios, finales o hitos clave de cada uno. Resumiendo, debemos poder contestar las siguientes cuestiones: ¿Son nuestros procesos suficientemente capaces?, ¿los datos que se obtienen de ellos reflejan la realidad?, ¿qué decalajes o correcciones de esa realidad están recogiendo nuestros datos?, ¿son estos datos suficientes para poder calcular los indicadores planteados e identificar las desviaciones? 

En caso de que alguna de las preguntas anteriores no la respondamos con un rotundo SI, o que nuestros procesos cambien, habría que revisar los procesos y modificar aquellos puntos de conflicto. 

Este es un punto crítico para poder asegurar la fiabilidad del dato, si los datos que captamos de nuestros procesos no reflejan la realidad o tenemos demasiadas “correcciones” planteadas, la conexión entre los indicadores y el funcionamiento normal de la organización se perderá. 

 IDENTIFICAR RESPONSABILIDADES 

Es el momento de identificar quién tiene poder de actuación sobre cada dato, quién puede modificarlo o identificar anomalías. 

Recordemos que el principal objetivo es usar los datos para tomar decisiones, de ahí la importancia de reflejar la realidad y de que cada persona se haga responsable de los resultados que se muestran. 

Esta identificación permite además ayudar a fomentar el uso de los datos, incorporando a las rutinas de las personas implicadas la revisión, actualización o generación de planes de acción. 

ASEGURAR LA CALIDAD DEL DATO 

De este punto merece la pena hablar largo y tendido, como comentábamos una y otra vez, si esto no puede asegurarse, cualquier intento por generar una cultura de toma de decisiones en base a datos fracasará, tomar decisiones en base a datos poco fiables puede ser igual o más peligroso que hacerlo sin datos. 

Los procesos definidos y la tecnología utilizada deben facilitar que los datos que extraigamos estén organizados y en su debido formato, sean precisos y estén suficientemente documentados para no contener errores, no ser redundantes ni contener duplicidades. 

 FACILITAR EL ACCESO A LOS DATOS

El último paso para asegurar que podemos gestionamos correctamente los datos y que éstos nos son útiles es dar acceso a todos los implicados.

Más arriba hablábamos de definir responsabilidades, pues bien, todas aquellas personas identificadas necesitan poder acceder de forma sencilla y ágil a los datos. Si para poder tomar decisiones debemos pasar largas horas preparando los datos y generando análisis, las decisiones que tomemos después pueden estar desfasadas y corremos el riesgo de no ser capaces de responder con agilidad, por ello hay que crear un sistema de reporting accesible con herramientas que nos proporcionen un acceso a los datos ágil, y que nos capacite en el análisis e interpretación de los mismos.

Para esto es para lo que se utilizan las herramientas de visualización de datos:nos ayudan a que la información sea presentada de forma adecuada y sintetizada, ya que sólo una visualización de este tipo resulta eficaz porque reduce la confusión por acumulación de gran cantidad de datos y separa y resalta la información realmente útil.

Y ahora que tenemos claro qué es esto del Data Driven y qué hitos debemos conseguir, debemos recordar que todo esto debe estar soportado por una cultura colaborativa y orientada a tener datos suficientes y fiables para generar información valiosa para la toma de decisiones. En una organización con cultura del dato implantada, los miembros hacen preguntas complejas, cuestionan las ideas y trabajan en equipo para mejorar la organización basando sus decisiones en los datos.

Establecer esta cultura del dato en la organización, es cada vez más vital

El escenario actual es complejo y la competitividad de las empresas va a depender cada vez más de la agilidad con la que son capaces de adaptarse a la continua incertidumbre del mercado. Esto supone poder tomar decisiones rápidamente, pero, además, basadas en unos cimientos sólidos, y no únicamente en la experiencia, ya que esto nos ayudará a entender el pasado, pero los paradigmas futuros están en constante cambio.

Si quieres implantar la cultura del dato en tu empresa, en Improven te podemos ayudar.
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